Назначение информационно-поисковой системы. Требования к ИПС. Виды ИПС

- Технологические функции  информационных систем заключаются  в автоматизации всего технологического  цикла или отдельных его компонентов,  производственной или организационной  структуры. 

Информационные системы  представляют собой соответствующие информационные сети, начинающиеся с дневных требований заказчиков, распространяющиеся через распределение и производство до поставщиков. Эти системы обычно разделяются на три группы.

1. Информационные системы  для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях (так называемые плановые системы). Они служат главным образом для создания и оптимизации звеньев логистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач.

2. Информационные системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу (так называемые диспозитивные или диспетчерские системы). Они направлены на обеспечение отлаженной работы логистических систем. Речь идет, например, о распоряжении (диспозиции) внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечении материалами и подрядными поставками, запуске заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (on-line) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Диспозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных.

3. Информационные системы  для исполнения повседневных  дел (так называемые исполнительные системы). Они используются главным образом на административном и оперативном уровнях управления, но иногда содержат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т.е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подготовке отправки, оперативном управлении производством, управлении автоматизированным оборудованием. Управление процессами и оборудованием требует интеграции информационных систем коммерческого характера и систем управления автоматикой.

Чтобы информационные системы  могли обеспечить требуемую эффективность процессов, их надо интегрировать.

Реквизиты документов: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), дата документа, текст документа (вводная и основная часть), оттиск печати, идентификатор  электронной копии документа.

 

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – Эмблема и товарный знак – символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Под товарным знаком понимается некоторое обозначение, отличающее определенные товары или услуги, производимые или предоставляемые конкретным лицом или предприятием. Они ведут происхождение от системы личных клейм ("знамен"), которыми помечали свою продукцию средневековые мастера. Дело было не только в неграмотности "потребителей", но и в том, что запоминающийся образ позволял быстро различать продукцию, не вчитываясь в надписи. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.  Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".  Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.  В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.  Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

дата документа это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ, или службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) при регистрации  документа, или непосредственно  составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). ³

Если авторами документа  выступают несколько организаций (две или более), то датой документа  считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. ⁴

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.⁵

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять  дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.⁷

текст документа (вводная и основная часть) - Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух

частей:

1. вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
2. основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся  порядок составления документа.

Тем не менее, психологи  считают, что лучше всего усваивается  начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

“В  соответствии с Распоряжением правительства  Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении  арендной платы…”

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении  документа. Поэтому необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.

Текст документа может  быть оформлен в виде:

1. анкеты (см. рис.2);
2. таблицы (например: номенклатура дел);
3. связного текста;
4. путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в  плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может  быть составлен произвольно или  на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок  и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные  тексты (например: Форма контракта  купли-продажи).

Применение бланков  с трафаретными текстами позволяет  повысить оперативность составления  документов в несколько раз. При  этом исключается стадия редактирования текста, ликвидируется перепечатка. Процесс составления документа  сводится фактически к заполнению бланка заранее составленного документа. Процесс документирования значительно упрощается.

Особенно эффективно использование трафаретов (”заготовок”) при составлении документов с  помощью ПЭВМ.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от  первого лица единственного числа:

приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от  третьего лица единственного числа:

решил(о) (в решениях);

от  первого лица множественного числа:

решили, предлагаем (в  совместном решении). 

Часто используются безличные  и определенно-личные (отсутствует  подлежащее) предложения, например:

“контроль за исполнением возложить на …  “,

“утвердить  предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

“после  установления”,

“согласно договоренности”,

“по окончании работ”,

“в  связи с расширением” и т. п.

оттиск печати - Оттиск – это отпечаток, который ставится на бумагу или на другой материал. Его получают с печатной формы, предварительно покрытой краской. Печати по оттиску – это печати, при сканировании и наложении которых на исходный оригинал расхождение составляет не более 3 % изображения. Такая точность обусловлена тем, что все банковские учреждение выдвигают строгие требования к печатям своих клиентов, чтобы не допустить каких-либо мошеннических действий с их стороны. К тому же, у большинства финансовых учреждений уже имеются специальные программы, которые сопоставляют не только подписи, но и печати компаний с банковской карточкой. И если оттиск печати, проставленный в платежном документе организации, будет отличаться от оригинала больше чем на 3 %, тогда Ваш счет в банке может быть заблокирован до момента выяснения обстоятельств. Если же Вы заказываете изготовление похожей печати, тогда расхождение может составлять до 20 %.

идентификатор электронной копии документа - Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации. Таким образом, ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает общие требования к оформлению каждого реквизита. Принципиальное значение имеют требования к бланкам документов, к реквизитам, оформляющим юридическую силу документа. Делопроизводственные отметки на документах также должны оформляться в соответствии с требованиями стандарта и действующей в организации инструкцией по делопроизводству.

 

 

 

 

 

                                                                             

№10 от 10 декабря 2012года                                     Начальнику отдела

                                                                               тылового обеспечения         

                                                                               Кингисепской таможни

                                                                               И.П. Иванову

                                                                               От начальника отдела    

                                                                                     таможенного оформления

                                                                               Р.Д. Петрова

 

 

 

                                  СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

 

            Прошу Вас  выделить для отдела таможенного оформления, следующие канцелярские товары на 1 квартал 2013 года в связи с большим объемом работ отдела:

 

 

№ п/п	Наименование  товара	Технические характеристики	Ед. изм.	Количество
1	Блокнот на пружине 60 л  А4	Обложка: однотонный высококачественный слабофактурный картон; Блок: белый  офсет не менее 70 г/кв.м (клетка); Крепление - металлический гребень	шт.	25
2	Блокнот на пружине 40 л  А5	Блок: белый офсет не менее 70 г/кв.м (клетка); Крепление - металлический  гребень	шт.	10
3	Блок-кубик (запасной) 9х9х9 см	Высококачественный офсет  не менее 80 г/кв.м; белизна не менее 98%. Упакован в термоусадочную плёнку	шт.	15
4	Блок-кубик на склейке 9х9х9 см	Высококачественный офсет  не менее 70 г/кв.м; Упакован в термоусадочную плёнку	шт.	15
5	Бумага для заметок  с липким слоем 76х76 мм жёлтый	Приклеивается на любую  гладкую поверхность; В блоке 100 листов	шт.	15

 

 

 

Начальник отдела таможенного  оформления                Р.Д. Петров