Лекции по "Архивоведение"

3. Именной  – систематизируется по алфавиту  фамилией, лиц упомянутых в документах  или являются их со авторами.

4. Географический – по алфавиту географических названий.

5. По  истории убеждений.

6. По  личному составу. 

60. Типы  и виды архивных справочников – путеводители.

Путеводителей – архивные справочники создаются  краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются порекомендованности описи назначения руководителей.

Ознакомление  потребителей в краткой информации в составе и создании фонда  архива.

Виды:

- путеводитель  по фондам архива;

- краткий  справочник по фондам архива

-тематических  путеводителей 

61. Типы  и виды архивных справочников – указатели и  обзоры.

Обзоры  – архивный справочник включает систематизированные  сведения о составе и содержания отдельных комплектов документов.

Назначение  – информирование в заинтересованных организаций о документах архива.

Виды:

- обзор  фонда и тематический обзор. 

62. Описи дел – базовый  архивный справочник

Опись дел – базовый архивный справочник.

Архивный  справочник представляющий собой систематизирований перечень заголовка дел и предназначенный  для раскрытия состава содержания дел закрепление их систематизации внутри фонда и учета дел.

Функции описей дел:

1. Закрепление  систематизации дел путем присвоения  каждому делу индивидуального  номера по описи.

2. Учет  и обеспечение сохранности документов  проводится проверка наличия и составления дел на основание описи ( поиск дела в хранилище, подкладка на место произв. по цифрам присвоенному делу согласно описи)

Раскрытия состава и содержания конкретного  комплекса документов и заголовка  дел.

В начале каждого года работники службы ДОУ обязаны привести в порядок дела законченные  делопроизводством в прошлом году и подготовить их к дальнейшему хранению; затем определить какие описи нужно составлять; после этого проводится ЭЦД оформления и составление описи. 

63. Годовой раздел описи дел.

Годовой раздел описи.

В бесструктурных учреждениях, организациях, предприятиях, на делах постоянного хранения сост. опись за несколько лет с валовой  нумерацией дел. Опись продолжается в течении периода пока число  дел заполненных в нее достигнет 4-х значной цифры. В маленькой организации где в течении года формируются 20-50 дел постоянного хранения четырех значная цифра будет достигнута через много лет, а описи надо утверждать регулярно. Таким образом возникает годовой …. описи. 

64. Цели (направления) использования документов АФ РФ.

1) политические  – использование документов в  интересах проведения миролюбивой  внешней политики, укрепление авторитета  государства в международных  организациях в борьбе за мир.

2) Организационно  – управленческие изучение документов  отражающих опыт работы в различных сферах управленческой деятельности для принятия обоснованных решений по организации работы реорганизации управленческого аппарата.

3) Научные  – привлечение документной информации  в качестве исходных материалов  для научных исследований.

4) Экономические  использование архивов содержащих  разнообразные сведения нужных  народных хозяйств. 

65. Формы использования архивных документов в госархивах.

1 Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов

2 Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, хрестоматиях.

3 Подготовка выставок документов, подготовка теле-радио передач

4 Выдача дел для изучения в читальный зал

5 Выдача дел во временное пользование, вне помещения архива

6 Проведение экскурсий по архиву

7 Проведение встреч с общественностью, где архивисты с лекциями и докладами вступают по определенной теме

8 Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов

9 Наведение биографических справок социально правового характера

10 Подготовка научных статей на основе архивных документов 

66. Информационный  документ архива.

Информационный  документ архива- документ, создаваемый для быстрого и целенаправленного информирования заинтересованных организаций о наличии и или содержания документов архива

 Основные  виды информационных документов:

1. Информационное письмо – письмо, направленное в конкретное учреждение, сообщением в общей форме о наличии документов по определенной теме
2. Тематический перечень – перечень конкретных документов по определенной теме
3. Справка – ориентировка – более подробное перечисление документов по определенной теме, но без точных ссылок на конкретные дела

 

67. Формы использования документов в вед. архивах.

1. Информирование руководства с с/п организаций,  а также других организаций и исполнение их запросов

2. Культурно – просветительная и агитационно – пропагандийская работа архива
3. Исполнение запросов социально – правового характера
4. Предоставление документов для изучения в читальные залы архива
5. Выдача дел во временное пользование в другие учреждения

 

68. Методика  наведения архивных справок (3 вида)

В понятия наведения  архивных справок входит комплекс работ  архива по изготовлению 3- х видов  справочных документов

1. Архивная справка – официальный документ архива, содержащий сведения их архивных документов, относящихся к предмету запроса с указанием адресов документов
2. Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа, либо изображения архивного графического документа с указанием их адресов
3. Архивняа выписка – архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого – либо учреждения, организации, предприятия, лица.

Архивная справка  бывает 2-х видов:

1. Тематическая ( изготовлена по запросу на определенную тему)
2. Биографическая (архивная справка, содержащая биографические сведения социально – правового характера)

 

69. Составление тематической справки.

Работа по наведению справок начинается с просмотра НСА (научно – справочный аппарат)

1. Как правило с предметно – тематического и систематического каталога
2. Если каталогов нет, то просматриваем описи и ищем документы по теме
3. Далее внимательно изучаем, делаем выписки с ссылками на листы

При составлении справки

1. Текст должен быть сжатым, четким
2. Достаточно ясно освещать вопрос (не может быть двоякого толкования)
3. При необходимости приводим цитаты
4. Составляется строго в хронологическом порядке
5. В конце справа указываем поисковые данные (шифр и номер листов)
6. Затем законченная справка перепечатывается но бланки учреждения подписывает руководитель учреждения и отсылается по запросу

 

70. Состояние биографической справки.

Составляется  по запросу учреждения и по заявке граждан 

Трудности при наведении биографических справок

1. Предприятия реорганизовывались, менялись названия, со подчиненность => чтобы найти эти документы надо иметь списки существующих и ликвидированных учреждений с указанием со подчиненности (может быть сохранились ведомость, журналы)
2. Иногда в ФИО не совпадает какая – либо буква. В этом случае просматриваем несколько документов и делаем пометку, что за какой-то период ФИО указалось нет так.
3. Если на документе что – то не так написано не исправлять.

Учет выдачи архивных справок, выписанных из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, выписок из документа

Информационные  документы, подготовленные работниками  архива, а также культурно –  просветительные и агитационно  – пропагандийские мероприятия  записываются в специальном журнале с указанием тематики и даты проведения  мероприятия количество исследователей, занимающихся в читальном зале архиве, учитывается в журнале регистрации посещений исследователями читальных залов.  

№71. Устройство, оборудование, и эксплуатация помещений архива

Для государственных  архивов и некоторых ведомственных  архивов строят специальные здания. Основные площади отводятся под  хранилища. Они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательные:

1. Комната для приема и разбора вновь поступающих дел
2. Комната для документов, поврежденных вредителями (изоляторы), рабочие комнаты для сотрудников. Читальный зал с отведенной комнатой для временного хранения документов.
3. Помещения для обезвреживания  документов, комната для реставрации и переплета документов (из них 1 маленькая - для варки клея), комната для приема пищи

Вновь строящиеся здания оборудуются кондиционированием, системой противополевых и противогазовых фильтров,  калориферным отоплением, совмещенность с вентиляцией и увлажнением воздуха. Стены хранилища должны быть ровными,  отштукатурены. Полы застелены линолеумом, покрашены масляной краской. Здания должны располагаться вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также  большим водоемом. Хранилища должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских, бытовых помещений, связанных с хранением и применением химикатов и пищевых продуктов во избежание проникновения в хранилища вредных веществ, грызунов, насекомых. Если архив имеет на хранение особо ценные документы, то для них только с сопровождения архивист. 

№72 Факторы разрушения документов.

Факторы, оказывающие  неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов:

1. Резкие перепады температуры
2. Излишняя сухость воздуха, влажность
3. Прямые солнечные лучи
4. Наличие в воздухе вредных примесей
5. Сырость

 
 

№73 Меры, препятствующие разрушению документов.

1.

1. Вставка светорассекающих стекол
2. Окраска их белинами
3. Применение штор из плотной темной ткани
4. Раздвижные ставни

2.    Картонирование –  хранение документов в коробках, папках, изготовленных с учетом размера документов