Лекции по "Архивоведение"

- публикация  документа;

-организация  выставок;

-выполнение  запросов. 
 
 

31. Разновидности ведомственных  архивов

Разновидности ведомственных архивов:

1. Гос. Фонд (к ним относятся музеи, библиотеки, министерства культуры, академий наук РФ, рукописные отделы-хранилища осуществляющие постоянное хранение документов АФРФ отложившийся в деятельности собранные по определенному признаку).
2. Центральный отраслевой архив министерства, ведомства – хранит документы центрального аппарата министерства и функции непосредственного подчинения.
3. Центральный – отраслевой архив министерства, ведомства – он хранит документы организации отраслей всех уровней подчиненности независимо от территориального местонахождения.
4. Объединенный ведомственный архив хранит документы организации нескольких отраслей, систем.

 

32. Состав документов ведомственных архивов

Состав  документов неведомственных архивов:

А) заключенное  делопроизводством документы образованные в результате деятельности структурных подразделений общественных организаций, учреждений, а так же подчиненных ему учреждений и предприятий или создание архивов в них практически не целесообразно.

Б) фонды  ликвидированных организаций и предприятий входивших в систему учреждения, а так же их предшественников.

В) Личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства, наиболее выдающихся наваратов  производства работавших в данном учреждении или в подчиненных ему учреждениях.

Г) Создан страховой фонд особого ценных документов в виде микрофильмов или других копий. 

33. Функции ведомственных  архивов.

Функции и задачи ведомственных архивов:

1. Комплектование архивов:

А) прием  документов из структурных подразделений  и фондов личного….

Б) ежегодное проведение экспертизы ценностей документов хранящихся в архивах.

В) отбор  и оформление дел подлежащих дальнейшему  хранению и уничтожению.

2) обеспечение  сохранности документов:

А) создание оптимальных условный хранения (оборудование температурно-влажный режим, санитарно-гигиеническая обработка)

Б) учет, проверка, наличие и состояние;

В) создание стартового фонда;

Г) дезинфекция, дезинсекция, реставрация;

Д) топографирование документов.

3) Функция  подготовки документов к передаче  на гос хранение:

А) подготовка оформления;

Б) передача на гос. Хранение

В) составление  научно-справочного аппарата;

Г) фондирование документов.

4) задачи  функции ведомственных архивов:

А) информирование руководителей и работников организации  в составе и содержании документов;

Б) исполнение запросов учреждений, заявлений граждан, выдачу копий документов, архивных справок, выдача на время пользования и  в читальные залы.

В) учет использования  документов.

5) контроль и  оказание помощи делопроизводственным  службам организации документов в делопроизводстве.

А) ведомственный  архив- основной источник комплектования гос. Архива.

Б) заведующий архивом  проверяет качество экспертизы сущностей  документов и ее оформление.

В) заведующий архивом  участвует в разработке номенклатуры дел для учреждений.

Г) повышение  квалификации работников делопроизводственной службы.

Д) архив систематически проверяет формирование в соответствии с номенклатурой дел.

6) контроль и  методическая помощь архивом  подведомственных организаций.

А) проверка пригодностей помещения для хранения документов и их физического состояния, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет, наличие и качество описи дел, порядок их хранения.

Б) правильность составления номенклатуры дел.

В) организация  экспертизы ценности документов.

Г) работники  архива участвуют в разработке методических пособий.

Д) архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов  подведомственных функций. 

34. Общие черты и  различия между  гос. и ведомственными  архивами.

1. Их целевое  назначение (хранение документов для нужд общества)

2. Единство методики  архивной работы (все виды научно-технической  обработки документов) описание  дел, порядок нумерации листов  и составление заверительных  надписей, оформление обложек и  описательной статьи одинаковы)

3) осуществление  контроля за формированием дел  в делопроизводстве и экспертизы  ценностей документов.

4) преемственность  в работе архивов заключается   в том, что гос. Архивы получают  дела обработанные под контролем  ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представит гос. Архиву паспорт со свидетелями о составе и объеме фондов на основании которой определены перспективы своего пополнения по количеству и качеству документов за счет учреждений - источников комплектования.

Различия:

1) различный  правовой Статус.

2) гос. Архивы  относятся к категории НИИ,  а ведомственным архивом эта  черта не присуща.

3) профиль большинства  гос. Архивов территориальной,  профиль большинства ведомственных  архивов документы 1-ого учреждения  или фонды учреждений одной системы.

4) гос. Архивы  хранят документы постоянно, ведомственные  архивы - временно.

5) различие порядок  комплектования (ведомственный архив  принимает документы от структурных  подразделений и подведомственных  учреждений,гос. Архивы - из ведомственного архива отбирают документы на постоянное хранение)

6) различна работа  по проведению экспертизы ценностей  документов (ведомственный архив  участвует от составления номенклатуры  дел, до выделения на постоянное  хранение, гос. Архив тоже самое+утверждение экспортной проверочной комиссии) 

35. Фондирование документов, признаки фондообразователя.

Фондирование  документов – это классификацирование  документов по архивным фондам. Весь комплекс документов образуется в деятельность учреждения, организации или семьи, рода, составляет документальный фонд, а организация или лицо его создавшие называется фондообразовательным. 

Основные  признаки фондообразования. 

1) Наличие правого  акта о его образовании.

2) Наличие расчетного  счета в банке.

3) Наличие штатного  расписания.

4) Наличие гербовой  печати. 

36. Приказ фондовой  принадлежности.

Признаки  фондовой принадлежности:

 
1) Для входящих документов- адресат  (название фондообразования), оттиск  регистрационного штампа (с наименованием  фондообразования), с содержанием документа, отражает и функции фондообразования, резолюция и пометы (в которой указано структурное подразделение, Ф.И.О. и подписи должностных лиц; включаются в комплекс той организации которой они получены)

2) Для  копий документов – авторства,  с содержанием документов, деловые пометы, а так же виды. Исходящие документы (копии) включаются в комплекс той организации, которая является их автором.

3) Для  документов внутреннего обращения  – авторства, подпись. Внутренние  документы (справки, приказы и  др.) относятся к той организации, которая их составила.

Систематизация  дел в пределах фонда состоит  из 2-х этапов:

1) разработка  схемы систематизации для фонда.

2) распределение  дел в соответствии с принятой  системы квалификации. 
 

37. Классификационные  признаки группировки дел.

Классификационные признаки группировки дел: 

1) структурный  (по существованием и существующими  структурным подразделениям).

2) Хронологический,  по периодам и датам, к которым  относятся документы.

3) Функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций фондообразования, тем и вопросах содержащихся в документах)

4) Номинальный, (по видам и разновидностям  дел и документах)

5) Корреспондентский  (по уч-им и лицам состоит  в переписке фондообразования)

6) Географический (по географическим понятиям с которой связаны содержание, авторы или корреспонденты документов.

          7) Авторский (по названию уч-ии, фамилий лиц, авторов документов) 

Однако  группировку дел по первому признаку как правило не подводят, при систематизации дел первого фонда применяет одновременно ряд признаков.

Осуществляя систематизацию дел необходимо учитывать:

А) Дело относятся к тому году в котором  они начаты делопроизводством или  в которое поступили в данную организацию.

б) планы, отчеты, системы относят к тому году в котором они составлены не зависимо от времени их составления перспективные планы относят к начальному году их действия, а отчеты за эти годы к последующему году отчетного периода.

в) дела начатые делопроизводством в  одном структурном подразделении и перешедшие в другое подразделение для продолжения относится к тому структурному подразделению которое его закончило 

38. Задачи ЭЦД.

ЭЦД –  экспертиза ценностей документов называется изучение документов на основе принципов  и критерий их ценности в целях определения сроков хранения документов и отборы для государственного хранения. 

ЗАДАЧИ  ЭЦД.

1) Из  бескрайнего моря ежегодно создаваемые  документации отбираются для  вечного хранения ценные документы,  а так же документы длительных  сроков хранения с выше 10 лет, имеющие долговременное практическое значение.

2) Выделяются  к уничтожению документы с  истекшими сроками хранения, а  так же черновики, дубликаты,  т.е. малоценные материалы утратившие  практическое и справочное значение. 

39. Этапы ЭЦД,

Этапы ЭЦД:

1) осуществляется на стадии делопроизводства:

А) при  разработке номенклатуры дел, когда  определяется ценность будущего дела на основании перечня документов и опыта работы.

б) при  регистрации поступающих в учреждения документов (при проставлении индекса  на документе определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенными на обложке сроком хранения.

в) при  направлении документов в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый  в документе более квалифицированно может судить о принадлежности документа чем регистрирование и секретарь.