Лекции по "Архивоведение"

2) Проводиться  на стадии подготовки дел для  передачи в ведомственный архив  после заверения их делопроизводством  (осуществляется делопроизводственным  персоналом в структурных подразделениях  и контролируется в экспортных комиссии учреждения).

3) На  стадии подготовки дел для  передачи на гос хранение (проводиться  рабочими ведомственным архивам,  членами ЭК учреждения и работниками  гос. архива)

Принципы  отбора документов:

1) Историзма  (рассматривают документы с точки зрения истории)

2)Всесторонности  и комплексности, т.е. оценка  документов и комплексность. 
 

40. Критерии  ценности документов и их оценки.

Критерии  ценностей документов:

1) значимость  учреждения или лица, которые  создали документы.

2) значимость  содержания документов.

3) Время  и место образования документов.

4) Подлинность  и капильность документов

5) Юридическая  сила документов.

6) Дублетность  документов.

7) Поглощенность  содержания.

8) Физическое  состояние документов.

Система экспортных органов.

Экспортная  служба представляет собой систему экспортных комиссий.

Система ЭК – во всех учреждениях организациях, предприятиях.

ЦЭК –  центральная экспортная комиссия в  центре учреждениях и министерствах.

ЭПК –  экспортно-проверочная комиссия.

ЭМК –  экспортно-методическая комиссия.

      ˆ

в архивных учреждениях. 

41. Функции ЦЭК и ЭК.

ЦЭПК  – центральная экспортно-проверочная комиссия в архивах.

1) Рассматривают  и одобряют проекты номенклатур  дел в структурных подразделений  и сводной по учреждению.

2) Рассматривают  график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждение и график передачи в гос. архив.

3) ЭК проводит отбор документов постоянного и длительного срока хранения для передачи в архив учреждения.

4) Рассматривает  описи.

5)Акты  о выделении к уничтожению.

6) Акты о неисправимо-поврежденных делах, об утере дел.

7) Прием  документов на ведомственного  хранения документов личного  происхождения.

8) Рассматривают  изменения сроков хранения, отдельных  категорий документов не предусмотренных  действующими перечнями.

9) Рассматривают перечни и описи особо ценных дел.

10) Рассматривают  предложения о замене подлинников  отдельных категорий документов  микрофильмами.

11) Осуществляется  методическое руководство.

12) оказывают  практическую помощь. 

42. Функции ЭМК и ЭПК,

функции ЭМК (экспортно-методической комиссии):

1) Экспертиза  ценности документа внутри архива.

2) Рассматривают  разработанные в архиве методического  пособия, перечни.

3) Проводят  работу по комплектованию архива.

Функции ЭПК(экспортно-проверочной)

1) Рассматривает  списки учреждений, организаций  которые подлежат или не подлежат  на гос. хранение.

2)Перечни  документов подлежащих приему  на гос. хранение.

3) Проекты  типов и примерных номенклатур  дел.

4)описи  дел для постоянного хранения  и по личному составу.

5) Вопросы  о комплектовании.

6)Методические  пособия по вопросам экспертизы  ценности документа.

7) Согласует  акты: - о выделении к уничтожению  дел;

                                - об утере дел;

                                - о неисправимых повреждениях дел. 

43. Функции ЦЭПК.

Функции ЦЭПК (центр. экспортно-проверочная комиссия):

1) Разрабатывает  принципы комплектования АФРФ.

2) Типовые  перечни документов по срокам  хранения.

3) определяет  состав документов подлежащих  хранению в гос. и ведомственных  архивах.

4) Рассматривает  изменение срока хранения дел.

5) Разрешает  отдельным министерствам и ведомствам  самостоятельно решать вопрос  об уничтожение дел. 

44. Типовые перечни документов.

Главное назначение перечней состоит в обеспечении  сохранности ценных документов, образующих в деятельности учреждений, организаций, предприятий и их поступления на гос. хранения. Существует 2 вида перечней:

1. С указанием  сроков хранения

I гр. – перечни типовых документов

II гр. – ведомственные перечни

2. Подлежащих  передачи на гос. хранение – являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения

Перечни документов состоят из:

а) самого перечня (статей)

б) вспомогательного справочного аппарата:

• из указаний по применению перечня
• указателя видов документов
• оглавления

Статья  перечня – называют совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов обозначенных одним порядковым номеров.

В перечне типовых  документов 1141 статья

Сведения о  каждой статье обозначаются по графам всего их 5.

 
 

45. Перечень  документов, подлежащих приему в гос. архивы.

Схема классификации перечня

Производственно-отраслевой – т.е. в его основу положены направления деятельности характерные для большинства учреждений

Ведомственные перечни – разрабатываются специалистами  отрасли рассматриваются  ЦЭК. Потом  проект рассылается в учреждение и дорабатывается, и снова обсуждается на ЦЭК. После одобрения ЦЭК подписывается руководителем ведомства и проект направляется в ЦЭПК, после одобрения ЦЭПК, перечень утверждается руководителем двух ведомств составлявших проект.

Перечень документов подлежащих приему в Гос. архивы состоит:

1. Указание по применению перечня
2. Самого перечня (1379 ст.)
3. Указателя видов документов
4. Оглавление отражающее схему построения перечня

Статья перечня  состоит из 3 граф

 

46. Методика отбора документов на гос. хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях.

Начинать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения:

1. Постоянного
2. Долговременного
3. Временного

Разделив дела на группы, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение. т.е. полностью просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. При проведении экспертизы в первую очередь ОРД (организ. распределительные документы), а также плановые и отчетные. Результаты экспертизы оформляются:

1. Годовым разделом сводной описи дел
2. Описью особо ценных дел
3. Годовыми разделами сводной описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)
4. По личному составу
5. актом к уничтожении дел неподлежащих хранению

 

47. Организация работы по экспертизе ценности документов в гос. архивах.

Цель проведения экспертизы освободить архивные фонды  от малоценных документов содержащих повторяющуюся информацию. Осуществление  комплексной экспертизы в гос. архиве начинаются с определением фондов по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с  указанием тех номеров, наименованием, хронологических границ документов, объема дел, а также очередности проведения работы с фондами 

48. комплектование  архивов.

Комплектование  архивов – систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю.

Комплектование  гос. архивов проводится под руководством и контролем рос. архива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций, предприятий, сдающих документы в гос архивы; Категорий документов, пополняющих состав АФРФ; порядка отбора документов на гос. хранение.

Методические  и практические вопросы связанные  с определением списков источников комплектования, экспертизы и отбором документов.

Документы, подлежащие передаче из учреждений в  гос. архивы до истечения ведомственного срока хранения находятся в ведомственных архивах, куда поступают из структурного подразделения и подведомственных организаций.

Комплектование  гос. и ведомственных архивов сходно, оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих гос. хранению, приема документов в архив.

Источники комплектования архивов – организация  или лицо, передающее документы в  гос. или ведомственные архивы.

Глав архивом были разработаны и разосланы республиканским и областным архивным учреждениям приемные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат не подлежат приему в гос архивы(4 списка).

49. Категория комплектования.

Списками  предусматривалось деление всех учреждений, организаций, предприятий  на 3 категории:

1.Учреждения, в деятельности которых создаются  документы, представляющие политическую, научную или иную гос. ценность и поэтому подлежащая приему на гос. хранения(списки 1,2)

2.Учреждения, в деятельности которых может  создаваться документация, представляющая  определенную научную или культурную  ценность, поэтому вопрос о приеме  одних документов должен рассматриваться  индивидуально(список 3)

3.Учреждения, документы которых имеют только оперативное и справочное значение и поэтому на гос. хранение  не принимаются(список 4) 

50. Списки 1 и 2.

Список 1