Лекции по "Архивоведение"

Все учреждения этого списка разделены на 3 группы:

1.Органы  гос. власти и гос. управление всех уровней, органы муниципального управления, избирательные комиссии, органы суда и прокуратуры, органы, руководствующиеся отраслями экономики, научно-исследовательские и проектно-конструкторские организации, профсоюзы, промышленные и с/х  органы предприятий, художественные артели, учреждения и организации искусства и культуры, лечебные учреждения, ведущие исследовательскую работу.

2.Массовые  учреждения, в деятельности которых  создаются документы, имеющие  научную, народнохозяйственную ценность. Основной метод отбора документов в этой группе – выборочные, прием отдельных учреждений.

3. Массовые  учреждения, от которых государство  принимаются на гос.хранение только  отдельные виды документов, включая  учреждения, в деятельности которых  не создаются документы имеющие  научную, народнохозяйственную и культурную ценность, поэтому они не являются источниками пополнения АФРФ. 

51. Источники комплектования ведомственных  архивов.

Источниками комплектования ведомственного архива являются:

1.Структурное  подразделение учреждения, а также  подведомственная организация.

2.Фонды  ликвидированных организаций отрасли.

3.Фонды  учреждений – предшественников.

4.Профсоюзные  и др. общественные организации.

5.Документы  личного происхождения(имеющие политическое, народнохозяйственное, государственное  значение) 

52. Порядок приема документов в ведомственный архив и передача дел на гос. хранение.

Порядок приема и передачи на гос.хранение. 

Документы передаются в вед.архив в соответствии с графиком, составленным завархивом, одобренным ЭК и утвержденный руководителем  учреждение. Из канцелярии и др. с/п дела передаются через 1 год после окончания их делопроизводства, но дела постоянного хранения ГАС рекомендует передавать сразу после окончания года. Положение от АФРФ установило предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах.

15 лет.

д/документов ЦОФИВ министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, гос.учреждения, организации  федерального и республиканского подчинения.

10 лет.

д/документов органов гос.власти и управления краев, областей, национальных образований, автономных областей и округов, городов Москвы и С-Петербурга, районных и городских советов народных депутатов, а также краевого, областного, окружного подчинения.

5 лет.

д/ документов учреждений, организаций районного  и городского подчинения

75 лет.

д/записей  актов гражданского составления, записей  нотариальных действий и судебных дел.

25 лет.

д/ научно-технической  документации до утраты практической значимости. 

53. Принципы  гос. учета.

Принципы  государственного учета:

1) Централизация  – централизованный гос. учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственный и ведомственный архивы заполняют карточки фондов, и каждый архивный фонд отсылает их соответствующим архивным управлением из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов в местных органах создаются фондовые каталоги в Российском архиве действует ЦФК – Центральный фондовый каталог, который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФРФ.

2) Преемственность  достигается  путем внедрения  системы учетных документов делопроизводства  в ведомственных и государственных  архивах (опись дел)

3) Динамичность  достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическом представлением сведений об изменении и составе и объеме фондов ЦФК и архивные каталоги в других архивных учреждениях.  

54. Основные  учетные документы  гос. архивов.

Основные  учетные документы государственного архива.

Основными документами  являются: 
1. Кинга учета поступлений (для учета каждого поступления для учета архивов)

2. Книга учета  поступления страхового фонда  и фондопользование (для учета  каждого поступления этих фондов).

№ п/п – дата поступления – в убытия – название, номер документа по которым поступили или выбыли документы – дата формирования – номер фонда – номер описей –количество для включенных в единицу страхового фонда – сведения о страховом фонде:

а) Поступившее  – сведения о фонде;

б) выбывшие пользования – примечание.

3. Список фондов (для учета каждого фонда или  коллекции или объединенного  фонда, а также  количествам  учетного фонда в архиве и  присвоении им дел по мере  поступления)

4. Список фондов  содержащие любые ценные дела (для учетов фондов  имеющих в своем составе такие дела).

5. Лист фонда  (для фиксации  названий фонда,  учета, состава и объема фонда  в целом и по каждой описи,  учета и нумерации описи данного  фонда, учета документов отражающих  в составе и объеме фонда)

6. Архивная опись (для по единичного и суммарного учета дел)

7. Опись особо  ценных бумаг (для по единичного  и суммарного учета особо ценных  дел и для создания особо  ценные документы)

8. Опись страхового  фонда (для по единичного и  суммарного учета таких дел)

9. Регистр описи особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел)

10. Инвентарная  книга учета дел, имеющая во  внешнем оформлении и приложении  к ним материальной ценности.

11. Паспорт архива  – для отражения состояния  архива но 1-ое января.

12. Паспорт хранилище произвольной форме для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояние в данном хранилище на 1 января каждого года.

13. Сведения об  изменениях об их составе и  объеме фондов на 1 января каждого  года. Представлять в соответствии  организации управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующие отсылки в центральные фондовые каталоги ЦФК. 

55. Основные  учетные документы  ведомственных архивов.

Основные  учетные документы ведомственного архива. 

1. В  книгу учета поступлений и убытия документов.

2. Список  фондов (для суммарного и индивидуального  учета фондов и коллекций и  присвоение или номеров)

3. Лист  фонда

4. Описи  дел

5. Форма  и отчеты о составе и объеме  фондов, хранящихся в архиве. 

4.2. Особо ценные  документы  АФРФ. 

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся личностях, действий культуры и т.д. является этапами развития отрасли. Если дело содержит ОЦД оно включает описи страхового фонда, совокупность страховых копий, составляющий страховой фонд. Он создается для сохранения ценной, секретной информации на случай утраты или повреждения оригинала документа. По решению со страховым фондом создается фонд пользования задача которой состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов. 

56. Порядок приема и передачи дел на гос. хранение.

Документы общего и обособленного хранения, документы на бумажной основе, документы  не пленке. Порядок размещения документов в архиве зависит от характера хранилища, состава хранения документов. (документы 1 отрасли, 1 профиля), хронологических рамок документов. Для лучшей организации хранения материалов формируются все стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях, корпусах, каждому из них присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна, по каждому зданию и этапу. Комнаты нумеруются от входа слева на право. Если комната переходит одна в другую то нумерация ведется последовательно от 1-ой комнаты. Для нумерации комнат можно применять буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева на право от входа. Стеллажи бывают двух сторонние и  односторонние, нумеруются сверху вниз т.к. установка на укладке дел  на стеллажах начинается с временных полок.

Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими  цифрами, краткой, выделяющийся на фоне окраски стиложей. 

57. порядок приема и обеспечение  сохранности документов в архивах..

Документы постоянного хранения должны храниться  в картонных коробках, папках или др. контейнерах из безвредных для документов материалов; для временного хранения в связках. К связкам привязываются ярлыки, на коробки наклеиваются ; со сведением, названием фонда из структурного подразделения, номер фонда, номер описи, год, номер 1-ого и последнего дела, номер связки или коробки. Существует 2 способа укладки документов на стиложах: горизонтальный и вертикальный, справочники, отражающие размещение документов в архивах хранилища создаются типографические указатели.

Виды:

1. Пост планный (основа места хранения);

2. По фондовый (дает информацию о том, где  хранятся документы особого

Порядок выдачи дел из хранилища; документы, хранящиеся в архиве могут выдаваться:

1. Для  использования работниками структурных  подразделений;

2. Исследователи;

3. Во  временное пользование организации;

4. Для  проведения архивных работ с  документами;

5. Для  проведения по улучшению сохранности  документов.

В зависимости  от цели работы выдаются: читательный  зал во временное пользование  в организацию следственно-судебным органам, что отмечается в книге выдачи дел во временное пользование. 

58. Проверка  наличия и составления  документов в архивах  АФ РФ

Проверка  наличия состояния документов в  архивах АФРФ.

Проводится работниками  архива или назначается руководителем учреждения. Итог проверки оформляется акт.

В ходе проверки устанавливают:

1. Количество  дел числящихся по описям и  оказавшихся в наличии в том  числе не описанных дел.

2. Качество  итоговых записей.

3. Наличие  дел относящихся к другим фондам.

4. Количество дел требующих дезинфекцию, реставрацию, 

59. Типы  и виды архивных справочников -  каталоги.

Типы  и виды архивных справочников, их целевое  назначение.

Каталоги  – мини фондовые архивные справочники  в которых информация о содержании документов архива записана на карточке установленной правилами фонда. Название каталогов – оперативный поиск углубленной информации содержаться в документах архива по определенным темам, событиям, явлениями, лицам.

Каталоги  бывают 6 видов:

1. Систематический  – где информация документов классифицирована по отражениям записей.

2. Предметы- где карточки документной информации  классифицируются по алфавиту  и предметным понятиям.