Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

   Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом:

• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

   По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

   Следует иметь в виду, что после утверждения  номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным  документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

   При составлении  номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Акт № ___                      от «____» _________________ 200 __ г.

о приемке выполненных  работ

(оказанных  услуг) 

Исполнитель ______________________________________________________________________

Заказчик  _____________________________________________________________________

Всего оказано услуг на сумму: ________________________________________________________ рублей ___ коп.,

  в т.ч. НДС –  ____________________________________________рублей___ коп.

Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены  полностью и в  срок. Заказчик претензий  по объему, качеству и срокам оказания услуг претензий не имеет. 

Исполнитель ______________________________                                             Заказчик ______________________________

  М.П                                                                                                 М.П                                                                                                                                                       

. 

Список  используемой литературы 
 

1.Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

 
2.  Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.  

3. www. termika.ru 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Московский  Институт Открытого  Образования

Факультет подготовки педагогических кадров

Кафедра профессионального  обучения 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По  предмету: «Документоведение  и делопроизводство» 

Задание № 9 
 
 
 
 

Выполнила: Гальямова М.А.

Группы №7

По специальности: 030500.18

«Профессиональное обучение

(Экономика и  управление)»

Проверила: преподаватель Карамышева А.Ф. 
 
 
 

МОСКВА

2010 уч.г.

Содержание 
 

1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила  составления и оформление информационно-справочных документов.
2. Номенклатура дел, ее составление и оформление.
3. Изобразить графически унифицированную форму бланка акта, докладной записки.
4. Список используемой литературы.