Информационно-справочные документы

     Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.

     Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.

     В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному  заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

     Объем сведений, содержащихся в справке  с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

     ТК  РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.

     Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.

     Как правило, справка с места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном  бланке для справок) и они могут  составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

     На  практике для указания адресата в  справке используются два подхода:

     • адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;

     • адресат выносится в правый верхний угол бланка.

     Учет  выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер  записи в журнале (книге)), краткое  содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

     Образец справки с места  работы.

     ООО «Виктория»                                                                                  Адресат

     СПРАВКА

     10.11.2006 г.   №45

     г. Москва

     Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.

     Директор____________ /__________________/

     Подпись (расшифровка подписи)

     Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события

     По  содержанию различают следующие виды актов:

     • приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

     • обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

     • испытаний (образцов, систем, технологий);

     • выделения к уничтожению документов;

     • о списании материальных ценностей;

     • о нарушении установленных правил;

     • ревизии, инвентаризации;

     • расследования аварий, несчастных случаев;

     • о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

     • об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

     • об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

     Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и  вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

     Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

     Объясняется это констатирующей природой этого  документа и доказательственным назначением. Например, на основании  актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным. 
 

2. Номенклатура дел,  ее составление  и оформление.

     Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

     Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  дел является документом многоцелевого  назначения:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

   Номенклатура  дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

   Говоря  о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур  дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

   Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

   Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

   Обычно  типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

   Номенклатура  дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании  номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

   Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации.

   Номенклатура  дел организации визируется руководителем  архива организации или лицом, ответственным  за архив организации, подписывается  руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

   Номенклатура  дел организации на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

   Номенклатура  дел должна согласовываться с  архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

   Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел  следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

   Основные  требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

• номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
• формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");
• дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

   Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме: