Автоматизация делопроизводства

 

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

 

2.3 Решение проблемы организации ведения личных дел в ЗАО «МЦТЭ»

 

Для организации автоматизации  ведения личных дел в ЗАО «МЦТЭ» и документов кадровой службы в целом, нами предложено использование автоматизированной программы «Кадры SB v 4.10.хх».

Даная программа доступна как для больших, так и для маленьких предприятий, не требует сложной компьютерной техники. Устанавливается на одном компьютере, но может работать и в локальной сети, а также с Интернетом, что очень удобно для предприятия ЗАО «МЦТЭ», т.к. ее сотрудники работают не только в Магнитогорске, но и за пределами города, в т.ч. и в странах ближнего зарубежья. Часть сотрудников, которые привлекаются к работе по срочному договору также являются иногородними, поэтому возможность пересылки по электронной почте документов по ведению личных дел. Помимо этого единообразие, полное соответствие требования ГОСТа, позволит не только правильно вести личные дела сотрудников, но и предупредит нежелательные последствия от нарушения правил ведения личных дел сотрудников. Автоматизация работы с документами по личному составу значительно сократит время работы с ними, что также очень важно для небольшого предприятия.

Внедрение программы позволяет накапливать массивы информации в виде баз данных и документов в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву (кандидатам), быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу. Использование программы «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» позволяет существенно упростить работу с документами и повысить эффективность работы кадровой службы.

Система предоставляет работникам предприятия следующие возможности:

– ведение личной карточки работника, включающей служебные, персональные данные и практически любые дополнительные сведения о сотруднике;

– оперативный доступ к информации о кадровом составе предприятия;

– получение сведений о назначениях  работника в пределах предприятия, а также о приказах, касающихся этого человека;

– подготовку и издание всех видов  приказов, связанных с движением кадров;

– изменение штатного расписания предприятия, получение информации о тарифных ставках, окладах, свободных вакансиях и занятых должностях;

– быстрое получение и выдачу справок - «объективок» на работников;

– подготовку аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов, наиболее часто используемых в работе как по установленной (типовой) форме, так и в запросном режиме в форме, произвольно составленной работником отдела с возможностью ее сохранения для повторного использования.

К дополнительным возможностям автоматизированной системы относятся:

– возможность введения пользователем  любых, характеризующих работника дополнительных сведений (владение иностранными языками, повышение квалификации, научные публикации пр.);

– получение фиксированных документов, а также составление произвольных форм в виде запросов.

Преимущество эксплуатации единой корпоративной автоматизированной системы учета трудовых ресурсов заключается в:

– поддержке строгой технологии при работе с кадрами и отслеживании соответствия информации о работнике штатному расписанию;

– проведении быстрых перерасчетов при изменении тарифных ставок или индексации окладов, что существенно снижает затраты времени на внесение необходимых изменений;

– оперативном доступ к единой информационной базе с нескольких рабочих мест и параллельной работе в системе нескольких человек в независимости от структурного подразделения;

– совместной работе с программой Единая корпоративная автоматизированная система учета финансовых ресурсов «Зарплата».

Основная часть справочников в  системе «Кадры SB v 4.10.хх» поставляется уже заполненными, поэтому сотруднику, ведущему делопроизводство по отделу кадров, необходимо только проверить наличие тех данных, которыми руководствуется предприятие.

Незаполненными являются справочники  с адресными данными, шаблоны  приказов по кадрам, справочник ЕТС  и справочник должностей. Предприятие самостоятельно может ввести новые должности либо выбрать должность из «Единого классификатора должностей РФ» (ЕКД).

В программе имеется трехуровневая система интеграции структуры предприятия:

1. Корневое (головное) предприятие  – первый (высший) уровень интеграции.

2. Подразделение – второй уровень  интеграции.

3. Отдел – нижний уровень  интеграции.

Представим общий вид работы автоматизированной программы «Кадры SB v 4.10.хх».

Работа с программой начинается с регистрации пользователя в системе «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ», т.е. введения пароля, который является индивидуальным для каждого сотрудника, имеющего доступ к системе.

Виды работ с документами  в автоматизированной системе «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» представлены на рис. 2.

 

Рис. 2. Общий вид работы автоматизированной программы «Кадры SB v 4.10.хх»

Рабочее окно пользователя в системе  «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» представлено на рис. 3.

Рис. 3. Окно пользователя в системе  «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» 
Рассмотрим подробнее конкретные виды работ, осуществляемые программой «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ».

Прием сотрудника на работу. Прием  сотрудника на свободную вакансию начинается с направления его на медицинское освидетельствование на основании личного заявления работника с резолюцией руководителя.

Рис. 4. Оформление приема на работу

 

После прохождения работником медицинской комиссии сотрудник отдела кадров вводит личные данные лица, принимаемого на работу, в систему, на основании представленных им документов. Перечень документов, представляемых кандидатом на вакантную должность, при приеме на работу: паспорт, документ об образовании, трудовая книжка, идентификационный номер налогоплательщика, страховое пенсионное свидетельство государственного образца, медицинская карта.

На основании введенных данных программа формирует электронную карточку сотрудника, после чего создается трудовой договор, куда автоматически вносятся все необходимые сведения. После создания его электронной версии договор распечатывается в двух экземплярах, один из которых хранится в организации в деле сотрудника, а другой выдается на руки лицу, принимаемому на работу. На основании трудового договора создается Приказ о приеме на работу (форма № Т-1). Учитывая то, что программа в дальнейшем самостоятельно формирует электронное дело сотрудника, в ее работе не предусмотрено создание сводных форм приказов. После создания электронной формы Приказа распечатывается его бумажный вариант в двух экземплярах, один отправляется в дело, а второй в структурное подразделение, куда принимается работник. В Приказе программой проставляется тарифная ставка и дата начала работы. На основании Приказа делается запись в трудовую книжку, а в системе создается ее электронный вариант, который используется впоследствии для расчета стажа работника. Процедура всех видов работ сотрудников кадровой службы производится согласно инструкции.

Программой «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» предусматривается  документирование отпусков.

Рис. 5. Оформление приказа о предоставлении отпуска

Системой «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» предусматривается  три вида отпусков сотрудников.

Самый простой способ создания Приказа  об отпуске – график отпусков. Программа разрабатывает график отпусков, что облегчает работу кадровику, так как позволяет не затрачивать время на создание Приказа. Если необходимо создать Приказ на основании заявления работника, то в меню пользователя открывается пункт меню «Ведение отпусков», и открывается окно программы для создания Приказа об отпуске. Для создания приказов других видов отпусков выполняются те же самые операции. При создании Приказа важно учитывать разделение отпусков на оплачиваемый и неоплачиваемый. Приказ распечатывается в двух экземплярах: один отправляется в структурное подразделение, где работает сотрудник; другой остается в отделе кадров. На основании Приказа об отпуске сотрудник отдела кадров делает запись в личную карточку работника, где проставляется причина и период отпуска.

Программа предусматривает оформление приказов о направлении в командировку.

Рис. 6. Оформление приказа о направлении сотрудника в командировку

Увольнение работника также отражается в цепочке документов системы и начинается с открытия инфотипа мероприятия по персоналу. Чтобы программа определила, куда отправлять данные о сотруднике, необходимо ввести причину увольнения. Если работник оформляется на пенсию, то программа автоматически отправляет его данные в раздел учета пенсионеров, а при других видах увольнения данные удаляются из программы.

 

  Рис. 7. Оформление приказа о прекращении трудового договора

 

Завершающим этапом работы с документами  в отделе кадров является отправка исполненного документа в дело. При организации работы с документами в отделе кадров, особого внимания требует ведение и оформление личных дел. Все документы, созданные в системе «КАДРЫ SB V 4.10.ХХ» по личному составу, отправляются в электронное дело сотрудника. Дело считается заведенным в системе и вне программы, с момента включения в нее первого исполненного документа.

В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие  в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетных биографических данных, свидетельствующие об изменении его образования, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии Приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

 

Вывод по главе 2

 

В настоящее время в ЗАО «МЦТЭ» ведение личных дел осуществляется с помощью традиционного организации делопроизводства, на бумажных носителях. Требования ГОСТа к ведению личных дел и кадровых документов в целом не применяется.

Проблемой организации кадрового  делопроизводства ЗАО «МЦТЭ» является проблема традиционного ведения личных дел. Организация работы с документами кадровой службы, а также ведением личных дел нуждается в автоматизации.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, Workflow).

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

Для организации автоматизации  ведения личных дел в ЗАО «МЦТЭ» и документов кадровой службы в целом, нами предложено использование автоматизированной программы «Кадры SB v 4.10.хх».

Даная программа доступна как для  больших, так и для маленьких  предприятий, не требует сложной  компьютерной техники. Устанавливается на одном компьютере, но может работать и в локальной сети, а также с Интернетом, что очень удобно для предприятия ЗАО «МЦТЭ».

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Основные задачи делопроизводства: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих  документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства".

В настоящее время в связи  с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование  документов;

2) составление документов на  основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК);

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения  документов;

5) систематизация документов, формирование  дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством  и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Важнейшим фактором быстрого достижения оперативности и эффективности  работы персонала является его обучение практическим навыкам составления и оформления организационно-распорядительной документации.

Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработкой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.