Автоматизация делопроизводства

Содержание

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Важнейшей функцией кадровой службы организации (или сотрудника, ответственного за кадры) является ведение кадровой документации, основной частью которой составляют личных дел сотрудников.

Документация по личным делам отражает вопросы движения работников в организации, а именно прием, перевод, увольнение и т. д.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения  работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Оформление документации по личным делам любой организации, в том числе коммерческой, осуществляется в соответствии с:

• Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000 г., который был введен в действие с 1 февраля 2002 г. (далее — ТК РФ);

• Унифицированными формами первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее — Унифицированные формы);

• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения ими  работодателей, утв. Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225;

• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69);

• другими нормативными документами.

Документы, связанные с трудовой деятельностью – трудовая книжка, приказы о зачислении в штат, переводу на другую работу или в местность, увольнение и т.д. играют очень важную роль в жизни человека. Именно на основании документов о трудовой деятельности человек оформляет пенсию, и ее размер во многом зависит от документов, подтверждающих стаж работы и размер заработной платы, поэтому утрата таких важных документов, ставит человека в сложное положение, и ему приходится доказывать, подтверждать стаж работы, место работы и т.д. Очень часто небрежное ведение личных дел оказывает самое негативное влияние на судьбу человека – уже в пожилом возрасте он сталкивается с тем, что неправильно сделанная запись, т.е. неверно оформленный документ – не позволяет оформить льготную пенсию, и не всегда возможно восстановить записи, доказать даже в суде свою правоту.

Вместе с тем реалией современной экономики стало большое количество малых субъектов предпринимательства, при котором предприятие возглавляет человек, не имеющих необходимых навыков для организации кадровой службы и правильного ведения личных дел. В этих организациях, как правило, небольшое количество сотрудников, поэтому обязанность ведения личных дел возлагается на секретаря или бухгалтера. И очень часто личные дела ведутся небрежно либо не ведутся совсем.  Все это приводит к различным нарушениям. Именно для того, чтобы вся кадровая документация велась в соответствии с требованиями ГОСТа на всех предприятиях, были разработаны различные автоматизированные системы, внедрение которых способствует облегчению труда сотрудников кадровой службы и внедрению требований ГОСТа по ведению личных дел.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в настоящее время автоматизированный метод создания документов приобретает все большее значение. При этом его разновидности пользуются спросом в зависимости от целей, которые ставит перед собой предприятие при введении автоматизации в процесс кадрового делопроизводства.

С другой стороны, рынок программ для  автоматизации кадрового учета только начинает развиваться. Разработчики чувствуют сильный интерес со стороны предприятий самого разного масштаба и видов деятельности. Это стимулирует дополнительные вложения в разработку и продвижение новых программных продуктов. Автоматизация кадрового учета становится насущной необходимостью, т.к. позволяет решать проблемы делопроизводства кадровых служб.

Цель исследования:  на основании анализа проблем по ведению личных дел на предприятии ЗАО «МЦТЭ» выбрать и предложить автоматизированную систему по ведению личных дел сотрудников.

Задачи исследования:

- рассмотреть роль кадровых документов в управлении персоналом;

- выявить особенности личных  дел сотрудников;

- проанализировать организацию  ведения личных дел ЗАО «МЦТЭ»;

- охарактеризовать автоматизированные  системы ведения личных дел;

- разработать решение проблемы организации ведения личных дел в ЗАО «МЦТЭ».

 

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРИ  ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ  ПРЕДПРИЯТИЙ

1.1 Роль кадровых документов в управлении персоналом

 

В службе по управлению персоналом предприятий основное структурное подразделение – отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, их перемещению, обучению, повышению квалификации и переподготовке.

При этом следует учитывать, что  на небольших предприятиях функции отдела кадров могут выполняться отдельным должностным лицом или совмещаться с другими должностными обязанностями одного или нескольких сотрудников предприятия. Это, конечно, осложняет работу с кадровыми документами, особенно в негосударственной сфере.

К тому же в настоящее время пока нет федерального нормативного документа, который определял бы единый подход к составу и правилам ведения и оформления кадровой документации. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий еще сохраняются многолетние традиции строгого и четкого ведения документации по личному составу, то в негосударственных организациях зачастую роль кадровой документации недооценивается. Этим объясняется отставание постановки кадрового делопроизводства в них, игнорирование создания отдельных видов документов, несоблюдение требований архивных органов и т.п.

Тем не менее, с введением в Российской Федерации с 2001 г. унифицированных форм документов упростился и процесс кадрового делопроизводства, что позволило начать систематизацию ведения и учета документации по личному составу. В современных условиях она дает возможность обеспечивать решение задач, которое необходимо при любых формах обладания собственностью и управления персоналом. Прежде всего, это касается трудовой деятельности работников, подтверждая их стаж и заработки, составляющие основу для назначения пенсий, формирующих будущее благосостояние человека.

При этом реализуются гарантии, предоставляемые  работникам Конституцией и Трудовым кодексом РФ и выраженные в заключении трудовых и коллективных договоров, издании приказов по личному составу и других сопутствующих документов, ведении трудовых книжек и др. Достигается соответствие издаваемой документации требованиям законодательства об информации, ее защите и информатизации.

Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих документационных фондах органам государственного архива и обеспечивать их надлежащее хранение.

Руководители организаций и  предприятий несут ответственность  за состояние и сохранность документационного  фонда, находящегося в их ведении¹.

Документы по личному составу контролируются и анализируются Федеральной  инспекцией труда (Рострудинспекцией), охраняющей права и условия труда  наемных работников.

Основной процесс документационного  обеспечения кадрами условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами.

Документирование управления кадрами  представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач.

Примерный перечень наиболее важных задач может быть представлен в следующем виде:

• оформление организации труда  работников;

• заключение трудового договора и оформление Приема на работу;

• оформление перевода на другую работу;

• оформление предоставления отпусков работникам;

• оформление поощрения работников;

• оформление дисциплинарных взысканий  работников;

• оформление учета использования  рабочего времени;

• оформление привлечения к работе в выходные и праздничные дни;

• оформление служебных командировок;

• прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы.

Организация работы с кадровой документацией  представляет собой процесс обработки кадровых документов, также обеспечивающих решение кадровых задач.

Примерный перечень наиболее важных задач, решаемых в течение этого процесса, состоит из таких операций:

• ведение трудовых книжек;

• учет кадров, создание и ведение  справочного аппарата;

• формирование и ведение личных дел;

• составление номенклатуры дел  службы кадров;

• подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации;

• хранение дел службы кадров в  архиве организации;

• порядок передачи дел службы кадров.

Существенным недостатком современной  системы документирования кадровой службы является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики и пр. Ведомства эмпирически занимаются как созданием нормативно-методической базы, так и построением на ее основе форм документов исходя из своих ведомственных функций и задач. Отсюда и возникают принципиальные отличия в формах документов по кадрам. Одна из главных причин такого положения — отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно-методической базы документирования.

Конечно, жестко задокументировать  любую управленческую кадровую ситуацию практически невозможно. Но разработать  оптимальную унифицированную систему взаимосвязанных правовых форм кадровых документов, необходимых и достаточных для решения кадровых задач, вполне целесообразно и реально. В этом плане основная группа кадровых документов, включенных в систему, должна быть утверждена на федеральном уровне и иметь межведомственный статус. Ряд форм кадровых документов можно утверждать на уровне федеральных ведомств или органов субъектов Российской Федерации, а некоторые формы кадровых документов допустимо утверждать на уровне отдельных организаций.

Такая система кадровых документов получит полную правовую поддержку, и будет возведен определенный барьер на пути произвольного, субъективного ведения форм документов по кадрам.

Для того, чтобы рассмотреть организацию  ведения личных дел и выявить  имеющиеся проблемы, рассмотрим общую  характеристику предприятия. Закрытое акционерное общество «Магнитогорский центр технической экспертизы» (ЗАО «МЦТЭ») было создано в 1997 году, сразу после того, как Государственной думой был принят закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов». Этот закон предусматривает приведение технического состояния опасных промышленных объектов в соответствие нормам промышленной безопасности. ЗАО «Магнитогорский центр технической экспертизы» стал независимой экспертной организацией, работающей во исполнение закона.

Более чем за десять лет работы «Магнитогорский центр технической  экспертизы» накопил богатый  практический опыт проведения экспертиз  промышленной безопасности промышленных объектов и технического состояния  строительных конструкций. Профессионализм и высокая деловая репутация центра подтверждены сотнями заключений ЭПБ по зданиям, сооружениям (более 300 дымовых труб) и техническим устройствам (печи и агрегаты металлургического комплекса) на территории УрФО. Компания лицензирована на право работы в металлургической и коксохимической промышленности, на горно-металлургическом производстве, на объектах жилого и сельскохозяйственного назначения. Магнитогорский центр технической экспертизы входит в «Ассоциацию металлургических экспертных центров» и в «Ассоциацию независимых экспертных центров Южного Урала».

Деятельность центра не ограничивается исключительно проведением экспертиз. Вместе со своими заказчиками компания стремится не только выявить проблему, но и качественно её решить: разрабатывает  технические рекомендации по устранению повреждений объектов и по грамотному применению современных ремонтных материалов и технологий. Каждое заключение экспертизы промышленной безопасности, выполненное сотрудниками ЗАО «Магнитогорский центр технической экспертизы», является научно-техническим исследованием, в котором проводится комплексный анализ состояния объекта с начала строительства и до момента проведения экспертизы, а также делается прогноз на период дальнейшей его эксплуатации.

Основными заказчиками Магнитогорского центра технической экспертизы являются ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», ОАО «Нижнетагильский металлургический комбинат», а также ряд других предприятий региона. Потенциальным заказчикам предприятие предлагает широкий спектр услуг в области ЭПБ и решение специализированных задач по оценке состояния объектов при помощи комплекса современных технологий. В настоящее время центр располагает квалифицированным персоналом, прошедшим подготовку и аттестацию в качестве экспертов.

ЗАО «МЦТЭ» небольшое по численности предприятие, в нем на постоянной основе работает 15 человек специалистов. При необходимости предприятие заключает срочные договоры со сторонними специалистами.

1.2 Особенности личных дел сотрудников

 

Трудовая книжка всегда являлась одним из основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 39 КЗоТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Практика показывает, что трудовая книжка - не самый надежный документ для подтверждения трудового стажа и назначения пенсии.

С 1 января 1997 года согласно Федеральному закону "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" вводятся свидетельства нового образца в виде личных (персональных) пластиковых карточек, предназначенных для накопления сведений о взносах пенсионного страхования. Основой для начисления пенсии станет страховой стаж, который исчисляется с момента поступления первого страхового взноса.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется работником кадровой службы или сотрудником, исполняющим его обязанности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников предприятия при поступлении их на работу, а также вновь заведенные трудовые книжки на работников, которые до поступления не работали. При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник расписывается в книге учета. Листы книги учета движения трудовых книжек должны быть прошиты и пронумерованы.

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в специальный акт. В акте указываются цифрами и прописью количество испорченных бланков за определенный период времени.

Акт подписывается комиссией, в  которую входят представители кадровой службы и руководства предприятия.

Личная карточка.

Личная карточка имеет типовую утвержденную форму № Т-2. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, аккуратно и разборчиво, от руки или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.)