Автоматизация делопроизводства

Все последующие изменения в  анкетно-биографических и учетных  данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Личное дело (досье) — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех      работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф. Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников².

В его состав обычно включается:

• внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении  в должности (для руководителя фирмы);

• характеристика или рекомендательное письмо;

• трудовой контракт (договор);

• копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;

• справки и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

Составление личных документов. Личный документ — это персональное письменное обращение сотрудников к руководству предприятия, организации (жалобы, ходатайства, просьбы).

Виды личных документов:

• заявление;

• резюме;

• автобиография;

• расписка;

• доверенность (личная) и т.д.³

Заявление – документ, отражающий просьбу  или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию.

Резюме  – документ, содержащий краткие сведения автобиографического характера лица, заполняемый при трудоустройстве. Резюме содержит краткие автобиографические сведения, дату, должность, почтовый адрес, телефон, подпись. Если есть рекомендательные письма, то они прикладываются к резюме с фамилиями и телефонами рекомендующих.

Расписка  – документ, подтверждающий получение  каких-либо материальных ценностей. Необходимые  реквизиты: название, дата, текст с  указанием должности, фамилии, имени, отчества лиц, выдавших или получивших что-либо, перечень полученного количества и стоимость цифрами и прописью, подпись давшего расписку⁴.

Личная  доверенность – документ, дающий право  доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или материальных ценностей вместо доверителя.

Личная доверенность содержит следующие  реквизиты: название документа, дату написания, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, текст доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.

Автобиография — документ, в котором  работник собственноручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты: название вида документа, текст (сведения о себе), подпись, дата.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора издается приказ о приеме сотрудника.

Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Он заключается в письменном виде и содержит следующие основные положения:

• место работы;

• конкретный вид деятельности (должность);

• дату начала работы;

• условия оплаты труда;

• режим работы.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2, заводится личное дело и делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают  в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается  табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится по следующей схеме.

Заявление об увольнении работник пишет  за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия  порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании  которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовые договоры (контракты).

Трудовой договор согласно Трудовому  кодексу РФ представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по конкретной трудовой функции, обеспечить обусловленные нормативными правовыми актами и соглашениями условия труда, своевременно и полностью выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Под трудовой функцией здесь понимается выполнение работы по определенной специальности, квалификации или должности.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (или Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших договор;
• существенные условия договора, а именно:
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных' условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Кроме того, в трудовом договоре могут  предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (в том числе коммерческой) и др.

В случае заключения срочного трудового  договора в нем указывается срок его действия⁵.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается  впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета —  для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики  работы может возникнуть необходимость предъявления дополнительных документов.

Трудовой  договор содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (дополнительный отпуск, повышение квалификации и др.).

Трудовой  договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.

Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника.

При фактическом допущении работника  к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее  трех дней со дня фактического допущения  к работе.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу оформляются  и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются на одинаковых бланках, если имеют текстовую содержательную часть.

Приказ о приеме на работу формы  № Т-1 формализован и рассчитан  для использования, прежде всего, на предприятиях, заводах для приема рабочих и служащих. В приказе, на обороте листа, могут быть отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму.

Бланк данного приказа разработан для оформления приема только одного работника.

Приказ о приеме на работу доводится  до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

Приказ о приеме на работу может  начинаться с распорядительного  действия: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ".

Приказы о приеме могут быть составлены на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. В приказе указываются его дата и номер с индексом "л/с" (по личному составу) или "к" (кадры).

Проект приказа визируется руководителем  кадровой службы или работником, ответственным за работу с персоналом. Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника.

Подобные приказы доводятся  до сведения назначенного работника  под расписку, а копия приказа  вывешивается на доске объявлений для  ознакомления всех сотрудников предприятия. Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Приказ начинается словом "УВОЛИТЬ" с указанием фамилии, имени и отчества (полностью) увольняемого работника. При увольнении обязательно указывается причина увольнения и соответствующая статья КЗоТ РФ.

Приказ об увольнении может быть составлен сразу на нескольких сотрудников. Визируются подобные приказы руководителем  кадровой службы и юрисконсультом предприятия, подписываются руководителем и доводятся до сведения работника. При ознакомлении с приказом увольняемого им проставляются подпись и дата.

Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от общих приказов по основной деятельности). Для этого используется книга (журнал) регистрации, в которой указываются дата и номер приказа, его содержание, кем подписан приказ и другие сведения по усмотрению организации.

С учетом различий в сроках хранения нумерация приказов по личному составу предусматривает помимо номера буквенное обозначение, что отличает их от приказов по основной деятельности (к примеру, приказ № 30-К (кадры) или № 30 по л/с (по личному составу)). Информация по личному составу фиксируется в трудовых книжках (сведения о работе и поощрениях).

Выводы по главе 1

 

В службе по управлению персоналом предприятий основное структурное подразделение – отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, их перемещению, обучению, повышению квалификации и переподготовке.

С введением в Российской Федерации  с 2001 г. унифицированных форм документов упростился и процесс кадрового делопроизводства, что позволило начать систематизацию ведения и учета документации по личному составу.

Виды личных документов:

• заявление;
• резюме;
• автобиография;
• расписка;
• доверенность (личная) и т.д.

Приказы по личному составу оформляются  и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются  на одинаковых бланках, если имеют текстовую содержательную часть.

 

ГЛАВА 2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ  ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ЗАО «МЦТЭ»

2.1 Организация ведения личных дел ЗАО «МЦТЭ»

 

В настоящее время в ЗАО «МЦТЭ» ведение личных дел осуществляется с помощью традиционного организации делопроизводства, на бумажных носителях. Требования ГОСТа к ведению личных дел и кадровых документов в целом не применяется. Рассмотрим традиционную организацию делопроизводства (рис.1), которая применяется в ЗАО «МЦТЭ». Поступивший из вне документ («входящий») сначала должен быть зарегистрирован (I). Ему присваивается уникальный регистрационный номер который заносится в журнал и картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает перемещаться внутри организации.

 

Рис. 1. Традиционная организация делопроизводства

 

Секретарь передает документ руководителю, который дает распоряжение (накладывает резолюцию — II), определяющее, что именно (перечень работ), кто именно (ответственный исполнитель) и в какие сроки должен выполнить. Далее документ направляется ответственному исполнителю (чаще всего руководителю подразделения), который, в свою очередь, распределяет работу над документом между исполнителями и устанавливает сроки ее завершения (III).

Резолюции накапливаются и детализируются руководителями различных уровней, пока документ не окажется у непосредственных исполнителей. Исполнители по мере выполнения резолюций по документу возвращают его вместе с отчетом (IV) руководителям-авторам резолюций, которые оценивают результат выполнения (V, VI) и принимают решение о дальнейшей траектории документа. После завершения работы над документом он списывается в дело и поступает в архив в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. Формирование дел осуществляется в соответствии с составленной номенклатурой дел предприятия.