Автоматизация делопроизводства

Как правило, работа над документом завершается  формированием ответа автору документа. Ответ (документ, созданный на предприятии) также регистрируется в канцелярии как «исходящий» документ (VI).

Любой созданный на предприятии документ для придания ему официального статуса проходит регистрацию. Документы, предназначенные для отправки внешним партнерам, регистрируются как «исходящие», а предназначенные для внутренней работы – как «внутренние».

Контроль  исполнения. Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения должна быть заложена в системе делопроизводства. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть связаны и осуществляться с помощью одних и тех же журналов (регистров). После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт делает отметку об этом в соответствующем журнале или контрольно-ревизионной карточке. Из таких карточек формируется картотека контрольных документов. В журнале или контрольно-ревизионной карточке отмечаются срок исполнения и ответственный исполнитель. Секретарь-референт намечает для себя промежуточные сроки, проводит в эти сроки предварительные проверки и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверок проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания делается доклад руководителю предприятия для принятия мер (или для продления сроков исполнения). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются в журнал или контрольно-ревизионную карточку («отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде организаций со вмещены.

Все приказы руководства регистрируются, на их есть «реквизит» «Ознакомление» с отметками с ознакомлением  сотрудников с приказами руководства. Приказы хранятся в отдельной  папке.

В личном деле сотрудников обязательно  хранятся заявления о приеме на работу со всеми отметками руководителей, автобиография, резюме (у тех, кто его подавал), трудовой договор, должностная инструкция, приказы о переводе на другую должность или другое структурное подразделение. В каждом личном деле должны обязательно храниться все заявления о предоставлении ежегодного оплаченного отпуска, а также заявления о предоставлении неоплаченного отпуска, даже если это только один день. Но такие заявление хранятся далеко не в полном объеме и не во всех личных делах. Во многом это связано с тем, что многие сотрудники вынуждены использовать отпуск частями, некоторых отзывают из отпуска по производственной необходимости. Каждое заявление о предоставлении отпуска обязательно визируется руководителем, затем передается секретарю. На основании заявления издается приказ. Секретарь передает приказ бухгалтеру для начисления денег. Для правильной организации должно быть напечатано 3 копии, 1 копия должна оставаться в бухгалтерии, 2 копия подшивается в личное дело, 3 копия подшивается в папку «Приказы по личному составу». Но учитывая, что сотрудников в ЗАО «МЦТЭ» очень мало, то все приказы на отпуск собираются за целый месяц и печатаются в одном общем приказе, поэтому часто не делается выписка из общего приказа для хранения в личном деле. Учитывая, что приказы на отпуска суммируются, то и начисления часто производятся то в виде авансовых платежей, то с нарушением сроков. Приказы о вызове из отпуска часто не издаются, и работник затем берет отгулы по устной договоренности с руководством. Учитывая, что все делопроизводство по отделу кадров ведется на бумажных носителях один сотрудником, у которого очень большая нагрузка, то ее часто подменяют другие сотрудники. Все это приводит к еще большим нарушениям ведения личных дел.

Помимо ведения личных дел  постоянных сотрудников, ежегодно ЗАО «МЦТЭ» привлекает на временной основе несколько десятков человек, на которые также должны формироваться личные дела и вестись архивы документов. Но личные дела а временных сотрудников ведутся крайне небрежно. Например, по бухгалтерии проводится оплата 3 человек, а по приказам о приеме по срочному договору – 4 человека.

Таким образом, проблемой организации  кадрового делопроизводства ЗАО  «МЦТЭ» является проблема традиционного  ведения личных дел.

Проблемы традиционной технологии ведения личных дел. Традиционная технология делопроизводства предполагает наличие регистрационных журналов и большого количества папок, доступ к которым имеют только сотрудники, занимающиеся делопроизводством по личному составу. Такая технология имеет принципиальные ограничения:

• информация о документах и приказах «рассеяна» по системе картотек предприятия  и его структурных подразделений. Получение информации о сотруднике требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных источников;

• картотеки и папки документов, как правило, отделены от исполнителей. Часто папки содержат неполную и устаревшую информацию о состоянии документов;

• кроме тиражирования и пересылок  больших количеств бумажных документов, ведутся многочисленные вспомогательные журналы и картотеки, в значительной степени дублирующие друг друга.

Таким образом, организация работы с документами кадровой службы, а  также ведением личных дел нуждается  в автоматизации.

 

2.2 Автоматизированные системы ведения личных дел

 

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства документ распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа и с которой собственно идет вся работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Концепция автоматизации  документооборота. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, Workflow). В ходе их выполнения создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса Workflow делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне⁶.

Таким образом, техника создания документов должна обладать следующими характеристиками:

• наличием программной платформы, обеспечивающей хранение и поиск  документов, а также систему обмена сообщениями;

• поддержкой распределенной обработки  информации;

• возможностями масштабности (набор поддерживаемых платформ, максимальное число пользователей, число уровней вложенности структур);

• открытостью архитектуры и  возможность интеграции с друга-ми приложениями;

• возможностью работы с различными типами документов, с которыми работает система (форматы документов, поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа, связи документов (один-документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа), совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

• возможностью коллективной работы группы исполнителей над одним (или  несколькими) документом;

• возможностью работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

• наличием средств для определения  маршрутных схем прохождения документов;

• возможностями контроля над прохождением документов;

• стандартизацией настроек программного продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые  реквизиты), наличием локализованного интерфейса;

• наличием средств регламентации  доступа и криптозащиты;

• наличием средств оповещения о  нарушениях в регламенте прохождения  документов;

• ориентацией на традиционную российскую концепцию документооборота⁷.

Основные этапы жизненного цикла документа. Можно, выделить следующие этапы жизненного цикла документа:

• стадия разработки документа –  документ проходит этап разработки, далее бформление, после чего утверждается;

• стадия опубликованного документа  – документ находится в активном доступе, по мере утраты актуальности переходит в архивирование, далее, после определенного времени хранения, определяемого ценностью и видом документа, переходит на этап уничтожения; программный продукт должен поддерживать технику создания документа⁸, элементы которой рассмотрены в приведенной ниже табл.1.

Необходимо отметить, что данная таблица содержит основные требования к технике создания электронного документа. Кроме того, особого рассмотрения заслуживает стадия архивирования, поскольку на данном этапе документ проводит более 60% времени своего существования.

В связи с этим в настоящее  время широко распространены системы управления электронными архивами, которые обеспечивают высокую эффективность работы с архивными документами. При этом структура электронного документа должна отвечать требованиям архивирования с целью обеспечения его основной функции — быстроты поиска.

Таблица 1.

Зависимость элементов техники  создания документа от стадии жизненного цикла документа

Стадия жизненного цикла документа	Элементы техники создания автоматизированной системы документооборота
Стадия разработки документа:
Разработка содержания документа	Наличие необходимого количества шаблонов (унифицированных форм), отвечающих государственным стандартам Обеспечение прав доступа широкому кругу исполнителей Возможность редактирования, просмотра, поддержка коллективного доступа к документу; параллельная маршрутизация
Оформление документа	Ограничение прав доступа  Поддержка аннотирования документа  Поддержка составных документов
Утверждение документа	Право редактирования без  уничтожения предыдущей версии. Поддержка просмотра без загрузки приложений Последовательная маршрутизация
Стадия опубликованного  документа:
Активный доступ	Права доступа — только чтение Определение степени закрытости и ценности .документа Свободная маршрутизация (с контролем) или рассылка Организация поиска документа
Архивирование	Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы Поддержка «библиотечных» функций для соблюдения целостности архива (выписка, возврат, время пользования и др.) Жесткая маршрутизация
Уничтожение	Перевод документа из архивного хранения на уничтожение  согласно государственным стандартам хранения Ограниченное право  доступа к уничтожению документов Поддержка «библиотечных» функций (создание акта и др.)

 

Особенности техники создания электронного архива характеризуются следующими функциями:

– ввод исходной информации (документов, подготовленных для сдачи в архив) – система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров;

– хранение – создается централизованное хранилище данных, позволяющее решить целый ряд проблем, например, таких, как: возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации; организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации; высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный, доступ пользователей к информации; экономия средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте; возможность централизованного развития вычислительных средств;

– обеспечение поиска информации – все документы, поступающие на хранение, должны обладать единообразием реквизитных данных⁹.

Существует два подхода к  поиску документов – атрибутивный и контекстный. Первый подход состоит  в том, что в процессе поиска находится документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применяется в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что процесс поиска затрагивает все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота (соответствие найденных документов по данному запросу установленному списку документов) и шум (список документов, найденных по запросу, но не отвечающих требованиям поиска).

Архивирование занимает одно из основных мест в процессе работы с документами. Тщательное соблюдение требований к технике создания архивных документов обеспечивает эффективный документооборот в целом. Это особенно важно при работе с кадровой документацией, поскольку срок хранения личной документации сотрудников достаточно большой. В таких условиях правильно организованный архив обеспечивает высокую скорость поиска нужной информации, а также снижение трудозатрат на работу с документами в несколько раз¹⁰.

Большинство действующих автоматизированных систем управления документацией аналогичны по предлагаемым функциям и различаются главным образом программными средствами, технологическими решениями конкретных задач по подготовке и обработке организационно-распорядительных и договорных документов и дополнительным, нестандартным, сервисом по выполнению отдельных операций или процедур.

Приведем в качестве примера  перечни основных функций нескольких наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства.

 

Таблица 2.

Функции автоматизированных систем делопроизводства

Наименование  системы и организации-разработчика	Основные функции  системы
«ДЕЛО» (электронный документооборот) ООО «Электронные офисные системы»	Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте  документов Сканирование и распознавание  бумажных документов Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа Разграничение прав доступа  к прикрепленным файлам электронного образа документов Обеспечение доступа  должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции  Рассылка электронных документов и поручений по ним по сети Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов Отправка по электронной  почте электронных исходящих  документов Архивное хранение электронных  документов организации
«БОСС — Референт»  Компания «АйТи»	Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов Автоматизация сканирования, распознавания, регистрации входящих документов Передача визированных документов на ознакомление и исполнение Создание и хранение шаблонов стандартных документов
	Создание поручений  с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении
«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»	Регистрация и поиск  входящих, исходящих и внутренних документов Контроль исполнения документов и поручений Ведение  архива официальных документов Ведение  различных библиотек рабочих документов Управление доступом Формирование повестки дня заседаний, подготовка документов к заседаниям Оформление протоколов Выдача поручений по протоколам и контроль их исполнения Подготовка проектов ОРД, их визирование  и согласование Контроль исполнения ОРД Сканирование и распознавание ОРД Ведение картотеки Временная выдача электронных  копий ОРД по заявкам
«Документооборот» – программный модуль «Флагман» корпоративной системы  Компания «ИНФОСОФТ»	Разработка экранных форм ввода реквизитов документов Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам Разработка макетов  печати документов Определение этапов обработки  и операций по документам Ведение истории исполнения документов Создание полнотекстных  документов и приложений к ним в различных форматах Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых  документов по специально настраиваемой  схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе  документа Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов Поиск документов по их реквизитам
Электронная канцелярия («Золушка») НТЦ ИРМ	Регистрация корреспонденции  в регистрационно-контрольной карточке Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов Контроль исполнительской  дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров Организация  доступа к электронным копиям документов Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение» Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной  почте Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих  самостоятельную переписку Формирование истории  движения документов