Звіт з практики в ПТУ № 32 м. Львова

     Під час вивчення питання документального  оформлення руху (надходження, відпуску, переміщення) запасів слід користуватися  наказом ДКУ від 18.12.2000 року № 130 «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання». Згідно із цим наказом основними первинними документами є:

• акт приймання матеріалів форма № 3—1;
• акт списання форма № 3—2;
• накладна, рахунок (додаток 3.3.1, 3.3.2);
• меню-вимога на відпуск продуктів харчування форми № 3.4 і 3.4а;
• забірна картка;
• звіт по складу (додаток 3.3.3);
• відомість видачі матеріалів на потреби закладу (додаток 3.3.4).

     Запаси  бюджетних установ обліковують  за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Складський облік запасів та його зв’язок із обліком у бухгалтерії здійснюють у відомих регістрах (книзі чи картках складського обліку запасів форми № 3—9; 3—9а, книзі чи картках кількісно-сумарною обліку форми № 3—6; 3—6а, 3—7).

     Слід  зважити на те, що за умови застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми — регістри аналітичного обліку, оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів.

     Для синтетичного обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки  та субрахунки класу 2 Плану рахунків:

• № 20 «Виробничі запаси»;
• № 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;
• № 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;
• № 23 «Матеріали і продукти харчування»;
• № 24 «Готова продукція»;
• № 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва».

     Докладно  номенклатуру субрахунків за переліченими синтетичними рахунками наведено у Плані рахунків. Основні бухгалтерські проведення з руху запасів наведено у табл. 2.20. Облік надходження запасів ведуть в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8 (див. тему 3 «Облік фінансово-розрахункових операцій»). Синтетичні показники обліку витрачання запасів фіксують у меморіальному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» форма № 39 (бюджет). 
Під час вивчення цього питання студентам слід звернути увагу на особливості обліку запасів, які надходять до бюджетних установ у порядку гуманітарної допомоги, а також шляхом централізованого постачання. Студенти ознайомлюються з порядком реєстрації бюджетних установ як отримувача гуманітарної допомоги в Комісії з питань гуманітарної допомоги при Кабінеті Міністрів України; із переліком документів, які надаються для реєстрації в Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги; з документальним оформленням та обліком надходження і витрачання запасів(табл..3.3.1). 
 
 
 

   Таблиця 3.3.1

   Основні бухгалтерські проведення з обліку запасів

      У випадку виявлення недостачі  та псування запасів оформлюється комерційним актом у трьох примірниках, на основі якого в майбутньому пред’являється претензія до транспортного підприємства.

      При надходженні запасів на склад ліцею виписується товарно-транспортна накладна у чотирьох примірниках. Товарно-транспортну накладну застосовують в якості прибуткового документа у покупця у випадку відсутності розходжень кількості вантажів, що надійшли, з даними накладної. При наявності такого розходження приймання запасів оформлюють актом про прийом матеріалів.

      Всі первинні облікові документи з руху запасів на складах підрозділів  передаються до бухгалтерії у  встановлені строки. Бухгалтерія  приймає і перевіряє з точки  зору правильності оформлення та законності здійснення операцій. Основні операції по надходженню  запасів в установу  в обліку відображаються такими проведеннями (табл..3.3.3)

   Таблиця 3.3.3.

   Надходження запасів

      Випуск  запасів у виробництво оформляють лімітно-забірними картами, вимогами-накладними, накладними, вимогами на додатковий випуск матеріалів.

      Лімітно-забірну  карту виписує плановий відділ або  відділ постачання у двох примірниках, як правило, строком на один місяць. У них указують: вид операцій; номер складу, який відпускає запаси,цех-одержувач, шифр витрат, найменування та номенклатурний номер запасів, що відпускаються, одиницю виміру і ліміт місячних витрат запасів, який визначається відповідно до виробничої програми на місяць та діючих норм витрат.

      На  кінець місяця обидва примірники лімітно-забірних карток передаються до бухгалтерії для відображення витрачення запасів на відповідних рахунках бухгалтерського звіту.

      В управлінні запасами важливу роль відіграє їх оцінка, варіювання якої є суттєвим для ліцею.

      Розглядаючи питання обліку запасів за умови  їх централізованого постачання, слід враховувати те, що централізоване постачання запасів здійснюється установою вищого рівня або окремо уповноваженим органом, створеним установою вищого рівня. Механізм придбання матеріальних цінностей шляхом централізованого постачання може здійснюватися за трьома варіантами:

• за рахунок кошторису головного розпорядника коштів;
• за рахунок кошторису установи, для якої здійснюються централізовані закупівлі (установи-замовника);
• за рахунок кошторису установи, що фактично здійснює централізовані закупівлі (установи-закупівельника).

      Специфічним об’єктом у складі запасів бюджетних  установ є продукти харчування, облік  яких має низку особливостей:

• розрахунки за продукти харчування здійснюються, як правило, в порядку планових платежів;
• при надходженні продуктів харчування враховують не тільки кількісні, а й якісні параметри;
• зберігання продуктів харчування потребує особливих умов (дотримання температурного режиму, термінів придатності тощо);
• облік продуктів харчування ведеться в коморах (на складах), харчоблоках і в бухгалтерії;
• окремо організується облік тари;
• ведеться контроль за закладанням продуктів у процесі приготування їжі та виходом готових страв згідно із чинними нормами;
• для відпуску продуктів харчування застосовують специфічні документи (меню-вимога, меню-розкладка);
• для синтетичного обліку наявності та руху продуктів харчування призначений субрахунок № 232 «Продукти харчування».

      Саме  ця особливість і є характерною  для Львівського професійного ліцею, адже у його складі знаходиться їдальня, яка приносить прибуток. Але вона потребує і ряду функціональних особливостей. На її утримання потрібен додатковий персонал, обладнання, рішення санстанцій тощо. Усі зведені показники по цих пунктах відображаються у Звіті про рух матеріалів та продуктів харчування.

      Вивчаючи  питання інвентаризації запасів у Львівському професійному ліцеї слід керуватися Інструкцією з інвентаризації № 90, згідно з якою інвентаризаційний процес передбачає кілька етапів:

• наказ керівника, створення комісій;
• підготовка до інвентаризації;
• проведення інвентаризації;
• оформлення результатів інвентаризації;
• регулювання інвентаризаційних різниць.

      У бюджетних установах діє різна  періодичність проведення інвентаризації запасів. Так, наприклад, готові вироби, сировина та матеріали, пальне, корма, фураж та інші матеріали інвентаризуються не менш як раз на рік (не раніше 1 жовтня); тварини, птиця, продукти харчування, медикаменти — не менш як раз на квартал. Мають певні особливості врегулювання розбіжностей, виявлених у період інвентаризації. Цей порядок дещо змінився: тепер втрата запасів у межах затверджених норм природних збитків, а також втрати і нестачі запасів понад норму природних убутків, якщо винних осіб не встановлено або суд відмовив у стягненні з цих осіб, списують не на зменшення доходів, а на видатки установи чи результати виконання кошторису.

      Оскільки  запаси бюджетних установ — це частка державного майна, діють певні  повноваження щодо списання нестач —  дозвіл на списання нестач запасів (за кожним випадком таких нестач) дає:

• до 2500 грн включно — керівник установи;
• від 2500 до 5000 грн включно — керівник вищої установи;
• понад 5000 грн — керівник центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів.

      Відображення  результатів інвентаризації запасів наведено в табл.. 3.3.4

   Таблиця 3.3.4

   Основні бухгалтерські проведення з обліку інвентаризації запасів