Учетные регистры

     Сторнировочные  записи (предложены в 1889 г. представителем российской школы из г. Владимира  А.А.Беретти, первоначальное их название “цветной провод”, в наши дни известны как “красное сторно”) предполагают не сложение, а вычитание зарегистрированных сумм. На практике вычитаемые показатели заполняются красными чернилами или шариковой ручкой, обводятся прямоугольником или заключаются в круглые скобки (как это принято в британо-американском учете).

     Сторнировочные  записи применяются в двух случаях:

• аннулирование ошибочных записей (красным сторно повторяется ошибочная запись в первоначальное корреспонденции счетов, далее отражается правильная запись);
• уточнение показателей в записях, когда при верно указанной корреспонденции счетов завышена стоимостная оценка.

     Смешанные записи несколько отличаются от остальных  диграфических записей, предусматривающих  отражение каждого хозяйственного факта как по дебету, так и по кредиту различных счетов в одинаковой сумме. При смешанной записи один счет дебетуется положительной суммой, другой счет дебетуется отрицательной суммой или, наоборот, один счет кредитуется положительной суммой, другой счет кредитуется отрицательной суммой, т.е. суммы полярной значимости отражаются или в дебете, или кредите двух счетов одновременно.

     Заметим, что все варианты диграфических  записей (кроме сборных и обратных) равноценны и могут применяться  бухгалтером по его усмотрению в  зависимости от поставленных целей.

     По  признаку систематизации счетные записи подразделяются на хронологические, систематические и синхронистические. Первые регистрируют факты хозяйственной жизни по мере их возникновения, вторые - по их типам или объектам бухгалтерского наблюдения, третьи - сочетают в одном регистре требования первых двух.

     Синхронистическая запись выполняется в дебет (или  кредит) счета, где кроме стоимостного выражения, характеризующего факт хозяйственной  жизни, указывается корреспондирующий  счет по кредиту (или по дебету). Этот принцип записи применен в интегральной и журнально-ордерной формах счетоводства, например, при построении ведомостей.

     По  числу экземпляров различают  одноразовые и многоразовые (копировальные) записи. В учете преобладают одноразовые  записи, однако с применением ЭВМ  и оргтехники появляются дополнительные возможности использования копировальных записей.

     По  способу заполнения записи подразделяются на заполняемые от руки (ручные), с  использованием машин (печатные, механизированным способом), оформленные автоматизировано (посредством ЭВМ).

     Традиционный  способ заполнения от руки предполагает применение чернильных и шариковых  ручек или химического карандаша. Печатные записи не относятся к полученным механизированным способом, так как  при этом не производится никаких  арифметических подсчетов, а их содержание переносится в регистры при помощи пишущих машин.

     До  относительно недавнего времени (80-е  гг.) основными техническими средствами, применяемыми для механизированной обработки бухгалтерской информации, считались электронные фактурные или электронные фактурно-бухгалтерские автоматы, агрегированные перфовыводом, выводом на гибкие магнитные диски (дискеты) или кассетные магнитные ленты. Последнее обстоятельство позволяло одновременно обрабатывать счетные записи и формировать копировальные счетные записи на перфоносителе (картах или ленте) или на магнитном носителе (дискете, магнитной ленте), предназначенные для расчета сводных показателей бухгалтерского учета. Например, при расчете показателей по заработной плате отдельных работников формируются показатели по видам оплат, категориям работающих, по кодам производственных затрат, по участкам, цехам, предприятию в целом и т.д. Кроме того, показатели по заработной плате участвуют в автоматизированном формировании счетных записей по учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции. На многих предприятиях для обработки бухгалтерских данных широко применялись ЭВМ малой мощности (СМ ЭВМ) и средней мощности (ЕС ЭВМ), оснащенные удаленными логическими терминалами для ввода данных в вычислительную систему.

     Со  второй половины 80-х гг. началась эпоха  проблемно-ориентированных персональных ЭВМ. Их применение позволило автоматизировать процесс обработки счетных записей  от этапа их ввода в ЭВМ до формирования результатов различного уровня. При этом особое внимание уделяется логико-арифметическому контролю показателей входящей информации, что значительно повысило качество бухгалтерских расчетов, снизило их трудоемкость. Следует заметить, что в роли оператора персонального компьютера выступает бухгалтер.

Роль  учетных регистров  в бухгалтерском  учете.

     Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных  документах, обязательно накапливается  и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

     Формы регистров бухгалтерского учета  разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено  право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

     Хозяйственные операции отражаются в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

     Регистры  бухгалтерского учета могут вестись  в специальных разграфленных  книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т. д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. 
 
 
 

     Применяемые учетные регистры

Требования, предъявляемые к  ведению учетных  регистров.

     Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

     Регистры  бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных  исправлений. Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

     Записи  должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и  помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

     Линейно-позиционный  способ записей применяется для  учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т. д. При этом способе обороты  дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     В случае шахматной формы записи хозяйственной  операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере по счету 50 "Касса" такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

     После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе отводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

Заключение.

     Учетные регистры – таблицы специальной  формы, предназначенные для регистрации  хозяйственных операций, одно из важнейших  средств ведения бухгалтерского учета.

     По  внешнему виду учетные регистры делятся  на бухгалтерские книги, карточки и  сводные листы. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы, заключенные в переплет, все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц. Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера. Сводные листы представляют собой разновидность карточных учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами.

     По  характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.

     По  объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов, записи в эти регистры делаются не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных. В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях, эти регистры ведут в развитие какого-либо синтетического учета.

     По  форме графления учетные регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные. Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. Двусторонние регистры применяются при ведении учета в книгах. Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. В регистрах шахматного типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов.

     Регистры  бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных  исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок, нельзя производить записи над строками и между строк.

Список  используемой литературы

1. Астахов, В.П. Теория бухгалтерского учёта. В.П. Астахов. – М.: Экспертное бюро-М, 1997. – 351 с.
2. Галкин, А.Ф. Теория бухгалтерского учёта. А.Ф. Галкин, Н.Ф. Огийчук, Г.И. Войчук. – М.: Статистика, 1976. – 336 с.
3. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / Под ред. Е.А. Мизиковского. – М.: Экономистъ, 2004. – 555с. – (Homo faber).
4. Макаров, В.Г. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – М.: Финансы, 1975. – 296 с.
5. Малышев, И.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебн. пособие. – М.: Финансы и статистика, 1981. – 263 с.
6. Палий, В.Ф. Теория бухгалтерского учёта. В.Ф. Палий, Я.В. Соколов. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 279 с.
7. Палий, В.Ф. Введение в теорию бухгалтерского учёта. В.Ф. Палий, Я.В. Соколов. – М.: Финансы, 1979. – 304 с.
8. Соколов, Я.В. Основы теории бухгалтерского учёта. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 496 с.
9. Соколов, Я.В. Бухгалтерский учёт: от истоков до наших дней: Учебн. пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996. – 638 с.