Учетные регистры

     Учетные регистры, их виды и содержание 
 

     Виды  и порядок бухгалтерских записей  в учетных регистрах

     По  характеру бухгалтерских записей  учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (например, журнал отправки продукции покупателям, книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу предприятия и т.п.)

     В систематических бухгалтерских  регистрах осуществляется группировка  хозяйственных фактов по однородному  содержанию в соответствии с определенными  признаками. Записи составляются на бухгалтерских  счетах синтетического и аналитического учета. Примером такого регистра может  служить ведомость (регистр дебетовых  оборотов) по учету затрат по видам  продукции и по предприятию в  целом.

     Систематическая и хронологическая записи (формы  регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете) объединяются в одном учетном регистре -- журнале-ордере, где они дополняют друг друга.

     По  объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (проще их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами).

     В синтетических регистрах учет ведется  общими итоговыми суммами на основании  заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с  указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут служить журналы-ордера (см. 5.3).

     В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями  по каждому документу в отдельности  или по группам однородных документов. В материальном учете записи ведутся  в количественных и натуральных  измерителях (ведомость движения материалов).

     По  внешнему виду учетные регистры делятся  на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

     Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения общей  учетной информации в Главной  книге. Характерной особенностью книг является то, что их заполняет один человек. В некоторых книгах все  листы не только нумеруются, но и  прошиваются и скрепляются печатью  и надписью. Примерами таких книг являются кассовая книга, книга учета  движения ценных бумаг.

     Ведомости представляют собой листы либо отдельные, либо скрепленные между собой. Данные из ведомостей, как правило, переносятся  в журналы-ордера. Использование  ведомостей делает возможным разделение учетной работы, так как они  любым способом могут распределяться между счетными работниками, что  облегчает своевременные записи в учетные регистры.

     Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

     Карточки  применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и  регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются главным образам для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

     Записи  в регистрах бухгалтерского учета  могут осуществляться вручную или  при помощи вычислительной техники (компьютеров).

     К учетным записям предъявляются  следующие требования: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность:

     Записи  в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В необходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности  учета хозяйственных фактов. 

     Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином учетном  регистре.

     На  основании данных сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных  лиц и др.), представляющих собой  итог нескольких простых документов, производятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств  в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др. Перед  записью в учетные регистры сводные  документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся  в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр. Окончание записи отмечается на каждом документе путем проставления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.

     Записи  в учетные регистры (вручную или  на ПЭВМ) необходимо производить сразу  же вслед за проверкой и проставлением  корреспонденции в бухгалтерских  документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) отражаются в учетных регистрах операции по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), операции по расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, книге покупок) и другие операции. Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) операций итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным итогом. В течение отчетного периода первичные документы по расходу материалов, начислению заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по производственным счетам, а внутри них -- по изделиям, заказам и статьям затрат.

     В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных  первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых делаются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расхода материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

     При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период значительно  сокращается количество учетных  записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

     Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских  записей, в первую очередь бухгалтерских  проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для  записей в соответствующий учетный  регистр. Обоснованное распределение  документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок  постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости. 

Содержание записей  в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. 

Наиболее существенными  элементами бухгалтерских записей  в учетных регистрах являются: 

* дата записи  в регистр; 

* номер и дата  документа, на основании которого  произведена запись; 

* обоснование  содержания записи; 

* принятые коды  бухгалтерских счетов и позиций  аналитического 

учета; 

* сумма. 

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются  во всех видах и формах учетных  регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные  реквизиты. 

В графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой  на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишется кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственной операции. 

Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными  и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью  и исключать возможность их различного понимания или толкования. При  этом как цифры, так и текст  необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по аккуратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить возможную ошибку и сразу же исправить ее. На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за период и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах. 

Способы проверки бухгалтерских записей в учетных  регистрах 
 

В практике бухгалтерского учета применяется несколько  способов проверки итогов записей. Контроль основан на взаимной системе увязки данных учетных регистров. Так, если регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали. 

Для проверки полноты  записей можно подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, и сопоставить  их с общей суммой, подсчитанной по первичным документам (тем самым  убедиться в равенстве контрольных  итогов). 

Другой способ контроля -- взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды в силу оформления одного хозяйственного факта в двух документах, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель -- в приходном кассовом ордере, и оба документа на один факт фиксируются в двух бухгалтерских проводках. В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерская проводка на сумму денежных средств, поступивших с расчетного счета (валютного, особого и других счетов в банке), составляется и переносится в Главную книгу один раз; в нашем случае -- по итоговым данным ведомости № 1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в текущем отчетном периоде. Эта же сумма, но учтенная в аналитической корреспонденции счетов в регистре учета расходования денежных средств, после сверки «открыживается» в соответствии с банковским счетом в отдельности. 

Важным моментом в контроле является сверка данных синтетического и аналитического учета. 

После всех проверок записей данные переносятся в  Главную книгу, по данным которой  составляется отчетность. 
 
 
 
 
 
 
 

Учетные регистры, признаки их классификации 

Содержащуюся  в первичных документах информацию необходимо систематизировать и  накапливать, что осуществляется в  регистрах бухгалтерского учета. В  них все факты хозяйственной  деятельности отражаются в хронологической  последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. 

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в зависимости  от принятой в организации формы  учета в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в компьютерном виде. 

Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени обобщения  производимых записей, характеру. 

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные  листы (ведомости), компьютерные распечатки. 

Бухгалтерские книги — сброшюрованные листы  бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается  их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.