Учетные регистры

 

 

 

Учетные регистры - это счетные  таблицы определенной формы, построенные  в соответствии с экономической  группировкой данных об имуществе и  источнике его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных  документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской  отчетности.

 

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета. Процесс  записи хозяйственных операций в  учетные регистры называется учетной  регистрацией. Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие  их.

 

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской  отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение  они не-сут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

 

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных  книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, а также на машинных носителях  информации (дисках, дискетах и иных машинных носителях). При ведении  регистров бухгалтерского учета  на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность  их вывода на бумажные носители информации.

 

Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических  регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и  Главной книге, а по аналитическим  счетам - в книгах или на карточках. При ведении аналитического учета  на карточках каждая вновь открываемая  карточка регистрируется в особом реестре  карточек, который дает возможность  следить за их сохранностью.

 

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

 

Основное назначение учетных  регистров - это осуществление контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия. Также учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

 

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования  бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями  при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

 

Классификация учётных регистров

 

Учетные регистры, применяемые  в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени  обобщения производимых записей, характеру.

 

По внешнему виду учетные  регистры делятся на бухгалтерские  книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.

 

Бухгалтерские книги —  сброшюрованные листы бумаги с соответствующим  графлением, которые нумеруются, указывается  их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.Запись в книге одновременно может делать только один работник.Бухгалтерские книги применяются для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.

 

Карточки — отдельные  листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет  хранить их вместе в картотеке  по группам.Регистрируются они в специальном реестре, где каждой из них присваивается по-рядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью кар-точек.Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров.

 

Свободные листы — разновидность  карточек. Они делаются из менее  плотной бумаги и хранятся в специальных  папках (регистраторах), откуда они  могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.

 

Компьютерные распечатки — учетный регистр в виде широкой  полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура  их графления разнообразны и зависят  от содержания отражаемых объектов.

 

Применение в учете  той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учета.

 

По степени обобщения  производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.

 

В синтетических регистрах  записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской  записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой  отражаются итоговые данные по всем синтетическим  счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).

 

В аналитических регистрах  записи делаются по отдельным аналитическим  счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются  натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние  расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).

 

В организациях широко применяются  учетные регистры, объединяющие синтетический  и аналитический учет, что позволяет  их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов).

 

По характеру записей  различаются учетные регистры хронологические, систематические и комбинированные.

 

В хронологические регистры заносятся данные о фактах хозяйственной  деятельности по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом по-рядке, т.е. в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью доку-ментов, правильностью записей в них (Регистрационный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма). Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

 

Систематические регистры предназначены  для группировки однородных операций и записи их по определенной системе  на бухгалтерских счетах, т.е. систематизировано. Группировка осуществляется как  по аналитическим, так и по синтетическим  счетам. Показатели систематических  регистров характеризуют состояние  и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная  книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам).

 

В настоящее время широко распространено сочетание хронологических  и систематических записей в  комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются  затраты труда по регистрации  информации, уменьшается возможность  ошибок, так как хронологические  и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам).