Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Тема 7. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

7.1. Общее понятие о  регистрах и формах бухгалтерского  учета

7.2. Учетные регистры: виды  и формы

7.3. Способы исправления  записей в регистрах

7.4. Упрощенная форма  бухгалтерского учета для субъектов  малого предпринимательства

7.5. Мемориально-ордерная  форма бухгалтерского учета

7.6. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

 

7.1. Общее понятие о  регистрах и формах бухгалтерского  учета

Создание системы документооборота в организации не заканчивается в момент составления графика документооборота. Обеспечивая контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций и отвечая за получение оперативной информации о состоянии дел в организации, главный бухгалтер должен детально разработать технологию и порядок обработки учетной информации на каждом этапе учетных работ.

Важное направление — обработка учетных документов в бухгалтерии. Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и затем в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета можно вести в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и в карточках, на компьютере.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Лица, составляющие и подписывающие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных операций.

Любое исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Хранение регистров бухгалтерского учета должно обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, за ее разглашение несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Очевидно, что технология обработки учетной информации в большой степени зависит от формы и методов бухгалтерского учета, самостоятельно избранных организацией исходя из ее вида и конкретных условий хозяйствования.

Форма бухгалтерского учета — совокупность учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются:

1) мемориально-ордерная, традиционно  применяемая прежде всего в бюджетных учреждениях (основные учетные регистры — мемориальные ордера, регистры аналитического учета, книга «Журнал-Главная»);

2) журнально-ордерная (основные учетные регистры — журналы-ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, регистры аналитического учета, Главная книга);

3) упрощенная — для организаций, являющихся субъектами малого  предпринимательства (без использования  регистров учета имущества либо с использованием таких регистров);

4)  автоматизированная, чаще всего  формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций.

От избранной организацией формы зависят номенклатура применяемых (формируемых) учетных регистров и порядок их использования в учете.

Что касается широко используемых компьютерных программ бухгалтерского учета, то одним из основных требований к программе со стороны покупателя зачастую является возможность получения учетных регистров на выходе в привычном для бухгалтера виде, т.е. в виде журналов-ордеров, мемориальных ордеров, ведомостей аналитического учета и т.п.

 

6.2. Учетные регистры: виды  и формы

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т.е. регистрация учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

Учетные регистры — счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

По характеру записей учетные регистры делятся следующим образом:

> хронологические;

> систематические.

В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения.

В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по определенным признакам.

По содержанию учетные регистры разделяются:

>   на синтетические;

> аналитические;

> комбинированные.

В синтетических регистрах осуществляется синтетический учет, в аналитических — аналитический, в комбинированных регистрах сочетаются оба вида учета.

По внешнему виду учетные регистры разделяются следующим образом:

>   карточки;

>   свободные листы (ведомости);

>   бухгалтерские книги.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств и нематериальных активов (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов, готовой продукции).

Карточки выполняются из плотной бумаги. Их не скрепляют между собой и хранят в специальных ящиках — картотеках. Картотеки открывают на год, и карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Свободные листы (ведомости) в отличие от карточек изготовлены из менее плотной бумаги и имеют, как правило, больший формат. Их хранят в особых папках — регистраторах.

Свободные листы открываются, как правило, на месяц или квартал. Они предназначены для синтетического или аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, машинограммы. По окончании месяца (квартала) по каждой странице учетных регистров подводят итоги.

Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей или другим образом.

Бухгалтерские книги представляют собой сшитые свободные листы определенного формата и графления. На последней странице книги указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах (например, кассовой) страницы не только пронумеровывают, но и прошнуровывают шпагатом и

скрепляют печатью.

Книги применяют для синтетического (например, Главная книга) или аналитического учета (например, книга учета остатков материалов на складе).

 

7.3. Способы исправления  записей в регистрах

В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Способы исправления записей представлены на рис. 1

 

Корректура — зачеркивание одной чертой неправильного текста или суммы так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым правильного текста или суммы. Исправление ошибки в первичном документе или регистре оговаривают записью «Исправлено» с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Это один из самых легких и распространенных способов исправления ошибки.

Дополнительные   записи   осуществляют  при   обнаружении ошибок в двух случаях.

1. В сводном учетном регистре пропущена отдельная запись (бухгалтерская проводка) из первичного документа, т.е. фактически не произведена регистрация свершившейся хозяйственной операции на бухгалтерских счетах способом двойной записи. Такие ошибки редко, но все же встречаются в практике бухгалтерского учета.

Пример 4

Ввиду отсутствия производственной деятельности (в летний период) на малом предприятии бухгалтер не рассчитывал ежемесячный размер амортизации основных средств (условно примем, что величина амортизационных отчислений неизменна и составляет 1000 руб. в месяц) и не выполнял следующей бухгалтерской записи: Д 20 К 02 — ежемесячное начисление амортизации основных средств при «котловом» методе учета затрат.

При обнаружении данной ошибки следует произвести дополнительное начисление амортизации за пропущенные месяцы и, следовательно, выполнить дополнительные проводки:

>  Д 20 К 02 1000 руб. — начислена амортизация основных средств за июнь 200_ г.

> Д 20 К 02 1000 руб. — начислена амортизация основных средств за июль

200_г.

 > Д 20 К 021000 руб. — начислена амортизация основных средств за август

200_ г.

2. При записи операции в учетном регистре ошибочно занижена оценка хозяйственной операции (см. пример 5).

Пример 5

При разнесении хозяйственных операций по счетам в учетные регистры с приходного кассового ордера № 35 от 1 августа 2008 г. (см. гл. 5 — образец приходного кассового ордера № 35) из-за невнимательности бухгалтер сделал следующую бухгалтерскую запись по поступлении наличных средств в кассу с расчетного счета:

Д 50 К 51 800 000 руб.

Таким образом, оказалось заниженным наличие денежных средств в кассе на сумму 20 000 руб. (820 000 руб. — 800 000 руб.). При обнаружении ошибки следует выполнить дополнительную запись на сумму разницы:

Д 50 К 51 20 000 руб.

Сторнировочные записи (сторно) — дополнительные записи отрицательными (красного цвета) числами. Вот почему в бухгалтерском учете категорически запрещается использовать красный цвет в других случаях.

Пример 6

При разнесении хозяйственных операций с расходного кассового ордера № 306 от 1 августа 2008 г. (см. гл. 5 — образец расходного кассового ордера № 306) из-за невнимательности бухгалтер разнес в учетные регистры неверную сумму дебиторской задолженности за подотчетным лицом — 22 000 руб. Таким образом, сумма долга за С.А. Орловой оказалась завышенной на 2000 руб. (22 000 руб. — 20 000 руб.).

Для исправления ошибки выполняют сторнировочную запись:

Д71К50    2000 руб.

Выделенная красным цветом сумма при подсчете итогов в регистрах вычитается.

7.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

С 1 января 2008 г. В связи с принятием Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» предусматривается возможность применения упрощенной системы ведения учета и составления бухгалтерской отчетности для малых предприятий, осуществляющих отдельные виды деятельности (ранее действовал Федеральный закон от 14.06.1995 № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации», котрый утратил силу с 1 января 2008 г.).

Согласно Федеральному закону № 209-ФЗ субъектами малого и среднего предпринимательства являются хозяйствующие субъекты (юридические лица и индивидуальные предприниматели), отнесенные в соответствии с условиями, установленными указанным Законом, к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям, и средним предприятиям.

Эти условия перечислены в ст. 4 названного Закона:

1) для юридических лиц:

> суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) не должна превышать 25%;

 > доля участия,  принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и . среднего предпринимательства, не должна превышать 25%;

2)  средняя численность работников  за предшествующий календарный   год не должна превышать следующие предельные значения средней численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:

а)  от 101 до 250 человек включительно — для средних предприятий;

б)  от 100 человек включительно — для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до 50 человек;

3)  выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС или  балансовая стоимость активов (остаточная  стоимость основных средств и  нематериальных активов) за предшествующий календарный год не должна превышать предельные значения, установленные Правительством РФ для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства.

Предельные значения устанавливаются Правительством РФ один раз в пять лет с учетом данных сплошных статистических наблюдений за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. Начиная с 1 января 2008 г. по настоящее время действуют установленные постановлением от 22.07.2008 № 556 предельные значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) за год без учета НДС: