Учетные регистры

Запись в книге  одновременно может делать только один работник и поэтому невозможно обеспечить разделение труда учетных работников. 

Бухгалтерские книги применяются в настоящее  время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций. 

Карточки —  отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам. 

Регистрируются  они в специальном реестре, где  каждой из них присваивается порядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью карточек. 

Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в  учете материалов, готовой продукции, товаров. 

Карточки позволяют  осуществлять разделение труда учетных  работников, повышать их производительность, широко использовать компьютеры для  учетных записей, удобны для различных  группировок данных. 

Свободные листы  — разновидность карточек. Они  делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут  изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации  учета. 

Компьютерные  распечатки — учетный регистр  в виде широкой полосы бумаги, который  печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов. 

Применение в  учете той или иной формы регистров (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы бухгалтерского учета. 

По степени  обобщения производимых записей  учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные. 

В синтетических  регистрах записи осуществляются в  обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Проставляется  в них только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся  в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки). 

В аналитических  регистрах записи делаются по отдельным  аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного  синтетического счета, приводят пояснительный  текст, в необходимых случаях  указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют  контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и  кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции). 

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический  учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов). 

По характеру  записей различаются учетные  регистры хронологические, систематические  и комбинированные. 

В хронологические  регистры заносятся данные о фактах хозяйственной деятельности по мере их совершения на основании первичных  документов в хронологическом порядке, т.е. в последовательности их поступления  без группировки и разноски по счетам. Посредством хронологической  записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, правильностью записей в них (Регистрационный журнал, в котором фиксируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма). Общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам. 

Систематические регистры предназначены для группировки  однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских  счетах, т.е. систематизированно. Группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. Показатели систематических регистров характеризуют состояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета (ведомость учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам). 

В настоящее  время широко распространено сочетание  хронологических и систематических  записей в комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается  возможность ошибок, так как хронологические  и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам). 
 

Техника заполнения учетных регистров. Способы исправления  ошибок, выявленных при проверке 

Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учетных  регистрах называется разноской. Она  проводится на основе контировки документов (указания корреспондирующих счетов). 

В зависимости  от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его  заполнения — линейная и шахматная. 

При линейной записи сумма операции по кредиту счета  отражается на той же строке, где  записана соответствующая ей сумма  по дебету этого же счета. Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются  аналитический и синтетический  учет. 

Шахматная запись осуществляется в один рабочий прием  — делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, проставленная один раз в одной  графе, оказывается в дебете и  кредите соответствующих синтетических  счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей  значительно сокращает учетную  регистрацию. Учет становится более  наглядным благодаря тому, что  представлены корреспондирующие счета  по каждой хозяйственной операции. В настоящее время шахматный  принцип записи наиболее распространен. 

По окончании  месяца во всех учетных регистрах  подводятся итоги записей всех операций. Затем сверяются результаты записей  в синтетических и аналитических  учетных регистрах. Для этого  могут составляться оборотные ведомости  по аналитическим счетам, итоги которых  должны быть равны итогам по соответствующим  синтетическим счетам. В комплексных  регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и  те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получают итоговую запись по синтетическому счету. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. В новом отчетном году учетные регистры открываются на основе данных бухгалтерского баланса на 1 января текущего года. 

Правильность  отражения фактов хозяйственной  деятельности в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие  и подписавшие их. 

В процессе учетной  регистрации иногда встречаются  ошибки, которые необходимо исправить. Для их нахождения применяют способы  выборочной или сплошной проверки записей. Ошибки в записях бывают разные: неправильно записанный текст или  сумма, допущены ошибки в подсчете натуральных  или стоимостных итогов, неправильно  указаны корреспондирующие счета, записи сделаны не в те учетные  регистры, и другие ошибки. Исправление  ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности. 

В зависимости  от характера ошибок и времени  их выявления применяются разные способы исправления: корректурный, «красное сторно» (сторнировочные записи), дополнительные записи. 

При корректурном способе неправильный текст или  сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать  зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму. Ставят подпись с расшифровкой и дату. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной  цифре. Исправления в документах, оформляющих денежные операции (кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях), хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии  в них ошибок подлежат замене. Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса. 

Корректурным  способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги, т.к. пришлось бы сделать исправление  нескольких сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную  корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета  указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в  Главной книге и составления  бухгалтерского баланса. Их исправляют способом «красное сторно». 

Его сущность заключается  в том, что исправительная запись делается в учетном регистре красным  цветом или в рамке. При подсчетах  суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильной корреспонденции счетов) способом «красное сторно» исправляются в два приема. Способ «красное сторно» используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения. 

Запись красным  используется не только для исправления (сторнирования) ошибок, но и в случаях, когда применяется условная оценка фактов хозяйственной деятельности 

Дополнительную  запись делают в случае, когда корреспонденция  счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем  следовало. На разницу в сумме  составляют дополнительную запись с  той же корреспонденцией счетов. Дополнительная запись широко применяется в бухгалтерском  учете. Кроме случая исправления  ошибок, ее используют и в случаях, когда плановые показатели необходимо довести до фактической величины. Например, если фактический расход материальных ценностей или фактическая  себестоимость выпущенных из производства готовых изделий выше их нормативных  (плановых) величин, то сумму перерасхода относят на соответствующие счета способом дополнительной записи. 

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации  — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и  государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную  законодательством Российской Федерации.