Учетные регистры

 

     Примером  одностороннего регистра может служить  кассовая книга.

     Двусторонние  регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых  страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

 

     Многографные  регистры используются для отражения  дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также  в разрезе отдельных материально  ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

     Линейные  регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический  счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

     Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних  лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим  счетам, что позволяет путем двойной  записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Операции в регистрах.

 

     Типичными являются следующие операции:

• прием слова в регистр;
• передача слова из регистра;
• поразрядные логические операции;
• сдвиг слова влево или вправо на заданное число разрядов;
• преобразование последовательного кода слова в параллельный и обратно;
• установка регистра в начальное состояние (сброс).

Порядок и техника записей  в учетные регистры.

 

     В соответствии с требованиями учетной  практики выработан ряд правил ведения  записей в учетных регистрах:

     1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

     2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

     3. записи в учетные регистры должны вестись в определенном порядке. 
 

Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах. 

     В практике бухгалтерского учета применяется  несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских  счетах. Контроль основан на системе  взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так, если регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

     Для счетной проверки соответствия записей  необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном  регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедиться в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

     Другой  способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних  бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что  некоторые хозяйственные факты  учитываются в учетных регистрах  дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируются в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае – по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Это же бухгалтерская проводка , но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетов в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.

     Повторный счет образуется также в учете  операций сдачи денежных средств  из кассы предприятия на его расчетный  счет (бухгалтерская проводка кредита  счета «Касса» в дебет счета «Расчетный счет» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета , однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебет счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз – по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

     По  мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную  книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.

Способы исправления ошибочных  бухгалтерских записей.

 

     При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие халатности работника, неисправности вычислительной техники. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и не обусловленные исправления не допускаются. Ошибки могут быть локальными - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата), и транзитными, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, ведомостях и балансе). Чаще всего ошибки случаются в тексте операции, тогда они приводятся к неправильной корреспонденции счетов - проводке. Часто случаются ошибки при записи сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит другого счета и наоборот. Бывает, что, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским услугам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойной записи. В зависимости от характера допущенных ошибок, определяются и способы их исправления: корректурный, дополнительных проводок, "красное сторно". Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом. Корректурный способ применяется в случае, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемое, и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры. Способ дополнительных проводок применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но сумма хозяйственной операции занижена. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская услуга. Ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом "красного сторно". Этот способ используется, если была допущена ошибка в корреспонденции счетов. Исправление производится в одной и той же сумме и в той же корреспонденции счетов Этот способ предусматривает составление бухгалтерской услуги, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, а правильная запись (корреспонденция счетов или сумма) производится чернилами темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражаются правильная сума и корреспонденция счетов бухгалтерского сопровождения. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью "Исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. Порядок исправления ошибок в документах, регистрах, созданных машинным способом, устанавливается указаниями по организации бухгалтерского сопровождения с использованием вычислительной техники. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

Классификация счетных записей  в учетных регистрах.

 

     Униграфические  записи предполагают регистрацию факта  хозяйственной жизни только по дебету или по кредиту. Такие записи, по утверждению многих исследователей, господствовали в Европе в эпоху средневековья, предшествующую широкому применению арабских цифр в учете купцов.

     Униграфический  учет в своем развитии прошел пять этапов [93. С. 63-64]: 1) Инвентарный учет (фиксировались только остатки материальных ценностей); 2) контокоррент (учитывались только расчетные операции); 3) деньги (монета) выступали объектом учета; 4) деньги как объект учета слились с учетом расчетов; 5) деньги и контокоррент поглотили и учет инвентаря (это полная униграфическая парадигма* - все счета ведутся в деньгах).

     * Парадигма (греч.) - образец. В теории  науки совокупность наиболее  распространенных и выделяемых  большинством заинтересованных  лиц

     Ориентировочно  в XIIIв. в недрах униграфического учета возникает диграфический учет Диграфические записи предполагают непреложное отражение каждого факта хозяйственной жизни, как по дебету, так и по кредиту различных счетов. Диграфизм превратил сырой поток ФХЖ, описываемых униграфическими записями, в упорядоченную бухгалтерскую систему понятий.

     В западном учете, в частности в американском, униграфические записи не применяются. В российском учете униграфические записи используются для отражения хозяйственных фактов на забалансовых счетах. Приведем примеры. 

     1. Полученные от заказчика материалы  приняты в переработку.

     Счетная (униграфическая) запись имеет вид:

     Дебет счета 003 “Материалы, принятые в переработку” (по

     кредиту записи нет).

     2. Возвращены заказчику материалы,  прошедшие переработку:

     Кредит  счета 003 “Материалы, принятые в переработку” (по дебету записи нет).

     3. Выдано гарантийное обязательство  по кредиту банка, полученного  третьей организацией:

     Кредит  счета 009 “Обеспечения обязательств и  платежей выданные” (по дебету счета  записи нет).

     4. Поступило подтверждение о возврате  банку кредита, полученного третьей  организацией, обеспеченного гарантией экономического субъекта:

     Дебет счета 009 “Обеспечения обязательств и  платежей выданные” (по кредиту счета  записи нет).

     Диграфические записи подразделяются на шесть видов: простые, сложные, сборные, обратные, сторнировочные, смешанные.

     Простые записи (описаны в 1494 г. Л.Пачоли) - один счет  дебетуется, другой счет кредитуется  в одинаковой сумме.

     Сложные записи (предложены А. Ди Пиетро в 1586 г.) - один счет дебетуется, несколько счетов кредитуются или несколько счетов дебетуются, один счет кредитуется. При этом суммарный оборот по дебету равен суммарному обороту по кредиту счетов, описывающих факт хозяйственной жизни.

     Сборные проводки (предложены в 1774 г. автором  немецкой формы Ф. Гельвигом) - несколько  счетов дебетуются и несколько счетов кредитуются. К примеру, начислены издержки по заработной плате и относимые на себестоимость издержки по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию и фонду занятости:

     Дебет счета 20 “Основное производство”, Дебет счета 23 “Вспомогательные производства”, Дебет счета 25 “Общепроизводственные расходы”, Дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы”, Дебет счета 29 “Обслуживающие производства и хозяйства”, Кредит счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”, Кредит счета 69/1 “Расчеты по социальному страхованию”, Кредит счета 69/2 “Расчеты с пенсионным фондом”, Кредит счета 69/3 “Расчеты по медицинскому страхованию”, Кредит счета 69/4 “Расчеты с фондом занятости”.

     В российском учете (как и ранее  в советском) сборные проводки не применяются, так как они не позволяют раскрыть корреспонденцию каждого счета с конкретными счетами. В то же время такие записи практикуются в странах, где сохранены традиции немецкой школы учета.

     Обратные  записи (авторство принадлежит С. Гаммерсфельдеру - 1570 г., он же известен как один из идеологов накопительной ведомости, позволяющей группировать однообразные бухгалтерские записи и отражать их одной общей суммой) применяются для исправления ошибочно выполненных проводок. В этом случае неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами и новые обороты арифметически устраняют старые, ошибочные.

     Российские  бухгалтеры не практикуют обратные записи, чтобы не создавать искусственные  обороты, и заведомо не завышать обороты реальные. Обратные записи широко распространены в американском учете.