Осуществление внешнеторговой деятельности требует  оформления и представления в органы государственного управления соответствующих документов, подтверждающих намерение совершить внешнеторговую сделку, разрешения на ее совершение (при необходимости) и исполнения определенных операций в рамках этой сделки. К таким документам относятся:

• внешнеторговый договор, в котором должны быть предусмотрены наличие даты и места заключения договора, предмета договора, количества, качества и цены товара, условий расчета и поставки, валюты платежа, сроков поставки товаров, ответственности сторон, порядка разрешения споров, а также названий, юридических адресов и банковских реквизитов договаривающихся сторон;
• паспорт сделки – документ установленной формы, который офор- 
  мляется экспортером или импортером по внешнеторговым договорам, общая стоимость товаров по которым превышает в эквиваленте 1500 евро, регистрируется в таможенных органах и является основным документом при осуществлении валютного контроля внешнеторговых операций;
• статистическая декларация – таможенная декларация по форме грузовой таможенной декларации, которая оформляется экспортером или импортером для целей статистического учета экспорта (импорта) товаров при отсутствии их таможенного оформления по каждой экспортной (импортной) отгрузке (поставке) товаров, общая стоимость которых превышает в эквиваленте 200 евро, регистрируется в таможенных органах и является документом валютного контроля внешнеторговых операций;
• другие документы, обеспечивающие правильность проведения внешнеторговых сделок (разрешения (лицензии) органов государственного управления на ввоз или вывоз товаров, товарно-транспортные документы по видам транспорта, счет-фактура и т.п.).

     В соответствии со ст. 8 «Основные требования к ведению бухгалтерского учета» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона от 25 июня 2001 г. № 42-З), все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета. Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Данное определение относится в полной мере к внешнеэкономической деятельности. [15, с142]

     Документальное  оформление во внешнеэкономической  деятельности играет особо важную роль, так как невыполнение каких-либо требований по оформлению документов может негативно сказаться на осуществлении внешнеторговой операции. В практике внешнеэкономической  деятельности определен перечень первичных  документов, которые необходимо составить, чтобы внешнеторговая сделка состоялась.

     К коммерческим документам по внешнеэкономическим сделкам относятся:

     – оперативно-коммерческая документация по экспорту-импорту: контракт (договор  поставок), спецификация к контракту (ассортимент товаров, цены, сроки  поставок), дополнительное соглашение по изменениям условий контракта (при  необходимости), паспорт сделки;

     – транспортно-внешнеторговая документация: международная железнодорожная  накладная, международная автомобильная  накладная, коносамент (международный  судовой документ, который выдает судоходная компания грузоотправителю и его же предъявляет грузополучатель), другие документы (путевые листы и пр.);

     – товарно-сопроводительная документация: грузовая таможенная декларация (ГТД), отгрузочная спецификация, упаковочные  листы, сертификат качества;

     – расчетная внешнеторговая документация: счет, спецификация  
к счету;

     – страховая внешнеторговая документация: типовая форма полиса страховой  фирмы;

     – ветеринарная внешнеторговая документация: карантинные требования по определенным товарам.

     Главным требованием, предъявляемым к порядку  составления первичных документов по внешнеэкономической деятельности, является полное соответствие отражаемых в них реквизитов условиям контракта и их необходимая информационная насыщенность. Оформление отдельных документов производится на иностранном языке. Особые требования предъявляются к срокам их составления, так как на основании документов осуществляется контроль за движением грузов и выписываются счета покупателям на оплату. За нарушение сроков представления документов покупатель вправе взыскать пеню с грузоотправителя. В случае, если документы составлены не по форме или же отсутствуют какие-либо документы, покупатель имеет право отказаться от оплаты.

     Приводим  краткую характеристику отдельных  видов документов, наиболее часто  встречающихся в практике. [17, с162]

     Основным  коммерческим документом в мировой  практике выступает коммерческий счет, или счет-фактура (в нашей стране он не является основным коммерческим документом). Счет-фактура представляет собой документ, в котором указывается  предъявляемая к платежу сумма. Коммерческие счета, если нет иных указаний, выставляются на покупателя. Обязательными  реквизитами коммерческого счета  являются: наименование продавца и  покупателя, номер расчетного документа, место отгрузки и назначения товара, номер и дата транспортного документа, номер и дата контракта, полное наименование товара, количество и цена товара, общая  сумма счета, предъявляемая к  оплате, условия поставки.

     Основным  документом в морских перевозках является коносамент – документ, который  выдает судовладелец грузоотправителю в подтверждение принятия груза  к перевозке морским путем. Коносамент выполняет три основные функции: удостоверяет принятие груза к перевозке, является товарораспорядительным документом, свидетельствует о заключении договора перевозки груза морским путем. [22, с135]

     Основным  документом в перевозке товаров  по железной дороге из страны в страну является железнодорожная накладная. Она выполняет функции: договора о перевозке, товарораспорядительного  документа, подтверждение о приеме груза к перевозке.

     Основным  документом в автомобильных перевозках является товарно – транспортная накладная (CMR), выполняющая функции: договора перевозки; товарораспорядительного документа; расписки перевозчика. Накладная составляется отправителем в четырех экземплярах (два для перевозчика и по одному для продавца и покупателя), подписывается отправителем и перевозчиком.

     Основным  документом в авиаперевозках является авианакладная, которая выполняет  функции: договора воздушной перевозки; товарораспорядительного документа, расписки Аэрофлота о приеме груза  к перевозке; таможенной декларации. Она заполняется отправителем и  вручается получателю. [16, с152]

     В соответствии со ст. 11 «Оценка имущества и обязательств» Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и отчетности», для отражения имущества и обязательств в бухгалтерском учете организация производит их оценку в денежном выражении.

      Оценка  имущества и обязательств, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, производится в белорусских  рублях путем пересчета иностранной  валюты по официальному курсу, устанавливаемому Национальным банком РБ, на дату совершения хозяйственной операции.

     Согласно  п. 1.1 Декрет № 15 имущество и обязательства организаций в иностранной валюте подлежат переоценке при изменении Национальным банком курсов иностранных валют на дату совершения операции, а также на дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период. При проведении такой переоценки возникают курсовые разницы, которые представляют собой разницу в рублевом эквиваленте одного и того же количества иностранной валюты. Курсовые разницы появляются в связи с изменением курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам с момента совершения операции (выписки расчетно-денежного документа или другого первичного бухгалтерского документа, подтверждающего факт совершения хозяйственной операции) на последнее число отчетного периода, с последнего календарного числа отчетного периода на последнее календарное число следующего отчетного периода и др. [14, с142]

     Для операций, связанных с отражением в учете курсовых разниц используется счет 92 «Внереализационные доходы и расходы» предназначен для обобщения информации о внереализационных доходах и расходах отчетного периода, в том числе чрезвычайных доходах и расходах, то есть о резуль- 
татах от операций, непосредственно не связанных с производственной деятельностью организации, в том числе положительные и отрицательные курсовые разницы, возникающие при переоценке имущества и обязательств.

     К счету 92 «Внереализационные доходы и расходы» могут быть открыты субсчета:

     92-1 «Внереализационные доходы»;

     92-2 «Внереализационные расходы»;

     92-9 «Сальдо внереализационных доходов и расходов».

     Если  организации используют для отражения  курсовых разниц счет 92 «Внереализационные доходы и расходы», то в таком случае к счету 92 открываются дополнительные субсчета:

     92-12 «Внереализационные доходы (курсовые разницы, возникающие при переоценке дебиторской задолженности и денежных средств)»;

     92-22 «Внереализационные расходы (курсовые разницы, возникающие при переоценке кредиторской задолженности)».

     Возникающие при переоценке курсовые разницы относятся:

     – по дебиторской задолженности по вкладам в уставный фонд организации  – на увеличение или уменьшение резервного фонда;

     – по резервам, создаваемым в иностранной  валюте в соответствии с законодательством, и средствам целевого финансирования, полученным в иностранной валюте, – на увеличение или уменьшение этих резервов и средств целевого финансирования;

     – во всех остальных случаях – на расходы и доходы будущих периодов. Датой составления бухгалтерской  отчетности за отчетный период считается  последний календарный день в  отчетном периоде[15, с142]

     Исчисление  налогов  по  реализации  товаров  на  экспорт  в РФ производится  с  учетом  того,  что  с  2005 г. применение косвенных налогов (НДС и акцизов) осуществляется в соответствии с п.1 разд.II Положения  о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за  их  уплатой при перемещении товаров между Республикой Беларусь и Российской Федерацией,   которое   является   неотъемлемой  частью Соглашения между Правительством Республики Беларусь и Правительством Российской  Федерации  о  принципах  взимания  косвенных налогов при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг.

     Применительно к экспорту товаров из Республики Беларусь в Российскую Федерацию положением установлено, что при реализации товаров, вывезенных с территории РБ на территорию РФ, применяется нулевая ставка налога на добавленную стоимость и (или) освобождение от уплаты акцизов (возмещение уплаченных сумм акцизов) при представлении в налоговые органы документов,  предусмотренных названным Положением.

2.3 Учет расходов, связанных с реализацией готовой продукции, работ и услуг.

     Счет 44 «Расходы на реализацию» предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с реализацией продукции, товаров, работ и услуг.

     В промышленных и иных производственных организациях на счете 44 «Расходы на реализацию»  могут быть отражены следующие расходы: по организации сбыта (маркетинговые  услуги); на тару и упаковку изделий  на складах готовой продукции (упаковочная  бумага, древесина, шпагат, услуги своих  вспомогательных цехов по изготовлению тары и упаковки, оплата затаривания  и другие); по доставке продукции  на станцию (пристань) отправления; погрузка в вагоны, суда, автомобили и другие транспортные средства; комиссионные сборы (отчисления), уплачиваемые сбытовым и другим посредническим организациям; по содержанию помещений для хранения продукции в местах ее реализации и оплате труда продавцов в организациях, занятых сельскохозяйственным производством; рекламные (объявления в печати и по телевидению, проспекты, каталоги, буклеты, участие в выставках, ярмарках, стоимость образцов товаров, переданных в соответствии с договорами бесплатно, и др.); представительские; другие аналогичные по назначению (по анализу продукции, ее хранению, подработке, подсортировке и т.п.). [18, с162]