Учет расчетов с работниками по заработной плате

     Основные  технико-экономические показатели деятельности ООО «Соло-Т» отражают увеличение выручки от продажи товаров в 1-ом квартале 2011 года  по сравнению с аналогичным периодом 2010 года  на 4387 тыс. руб. и, соответственно, темпы ее роста составляют 122,7%. Увеличение доходов по основной деятельности Общества обусловлено ростом покупательского спроса на предметы мебели для офисных помещений. Это, в свою очередь,  привело к увеличению прибыли от продаж на 44 тыс. руб.

       Рентабельность продаж возросла на 0,04% и составила в 1-ом квартале 2011 года 0,81%.

       Расширение основной деятельности общества привело к увеличению средств, направляемых на оплату труда работников предприятия. В связи с этим  фонд оплаты труда увеличился на 22 тыс. руб.,  что обусловило увеличение среднемесячной заработной платы работника на 0,61 тыс. руб. (610 руб.) при неизменной среднесписочной численности персонала. 

1.4. Описание автоматизируемого процесса и информационные потоки автоматизируемых процессов 

     Для учета личного состава, отработанного  времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы ООО «Соло-Т» используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 5 января 2004 года № 1.

     В состав документов по кадровому составу входят:

       документы о движении по работе (по приему, увольнению, переводу, совмещению,  замещению должности, изменению  оплаты);

       документы о различных выплатах  помимо основной заработной платы  (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях);

       документы, обосновывающие необходимость  отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка);

       прочие документы по кадровому  составу.

     Главный бухгалтер обязан располагать полной информацией о кадровом составе  сотрудников на предприятии. Он должен иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает в данной организации. Один экземпляр всех документов по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Указанные документы могут быть в виде приказов, распорядительных записок, распоряжений, указаний за подписью руководителя предприятия.

     На  предприятии ООО «Соло-Т» по учету личного состава, отработанного времени, а также расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы используются не только унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, но и формы, разработанные бухгалтерами предприятия.

     При приеме на работу в ООО «Соло-Т» новый сотрудник  проходит собеседование с руководителем предприятия, который дает заключение о возможности приема на работу,  в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и с каким испытательным сроком. Далее новый сотрудник пишет заявление о приеме на работу. Прием на работу оформляется  «Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу» (форма № Т-1) на основании заявления работника. Приказ заполняется в одном экземпляре лицом, ответственным за прием работников на каждое принимаемое организацией на работу лицо, т.е. бухгалтером.

     Схема информационных потоков по движению работников и оплаты их труда представлена на рис. 1.

     Рис. 1. Схема информационных потоков по движению работников

     и оплаты их труда

     В форме № Т-1 указываются: наименование структурного подразделения, должность, срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.). Приказ о приеме сотрудника на работу визируется в бухгалтерии организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника ознакомляют под расписку. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись.

     С каждым новым сотрудником организации  заключается трудовой договор, в  котором указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключившего трудовой договор. Основными условиями трудового договора является: место работы;  дата начала работы; наименование должности, с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации; права и обязанности работника и работодателя; характеристики условий труда; компенсации и льготы работникам; режим труда и отдыха; условия оплаты труда. В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении тайны и прочие условия, не ухудшающие положения работника. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

     На  каждого работающего открывается  «Личная карточка работника» (форма  № Т-2), в которой фиксируются  данные сотрудника  о его трудовой деятельности на предприятии – учебе, повышении разряда, переводах и т.д. Кроме того, каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер,  не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет. Эти сведения оперативного учета служат основанием для составления отчетности о численности и составе работников.

     Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание»  в ООО «Соло-Т» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

     Формой  № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» оформляется  перевод работника  из одного подразделения  ООО «Соло-Т» в другое. В распоряжении указываются: причина перевода (изменение к трудовому договору), размер оклада, надбавки по новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визируется руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывается руководителем предприятия.

     Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»  применяется  для оформления ежегодного отпуска  и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива ООО «Соло-Т»  в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, а также графиком отпусков. Приказ о предоставлении отпуска составляется на основании личного заявления работника, подписывается руководителем организации и самим работником.

     При увольнении работника оформляется  «Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового договора» (форма  № Т-8). В нем указывают причину  увольнения.

     При увольнении сотрудника в ООО «Соло-Т», увольняемый идет в бухгалтерию, которая на основании личного заявления сотрудника составляет приказ на увольнение. Приказ визирует руководитель структурного подразделения, в котором работал увольняемый, бухгалтер составляет табель рабочего времени за период, в котором сотрудник увольняется, подсчитывает количество неиспользованных дней отпуска и указывает его в приказе, выдает обходной лист. Увольняемый обходит лиц, ответственных за правомерность его увольнения, которые расписываются в обходном листе. К подобным лицам относятся бухгалтерия, начальник структурного подразделения и т.д. Бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск на основании приказа и табеля рабочего времени и выдает ее увольняемому.

     Для правильного начисления заработной платы ведется учет отработанного каждым работником времени.

     По  учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: «Табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы» (форма  № Т-12) или «Табель учета использования рабочего времени» (форма № Т-13).

     Форма № Т-12 «Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы» применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы. Табельный учет ведется табельщиком и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и для начисления заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и  окладом по штатному расписанию.

     Форма № Т-13 «Табель учета использования  рабочего времени» применяется для  тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат.

     Табель  представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали заполняются дни месяца, а по вертикали заполняется список фамилий работников с указанием их табельных номеров и наименования должностей. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным, праздничным днем, днем отпуска и т.п.  Поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение (например, 8 – в простой рабочий день,  а в праздничный – 7, «Б» - больничный, «О» - отпуск и т.д.). Невыход на работу без уважительных причин является прогулом (ставится ноль часов работы).

     В ООО «Соло-Т» уполномоченные лица каждого структурного подразделения учитывают явки (неявки) сотрудников своего подразделения самостоятельно, и подают данные в бухгалтерию. Бухгалтер составляет сводный табель на сотрудников всего предприятия в одном экземпляре. Заполненный табель подписывается главным бухгалтером, главным инженером и утверждается руководителем организации. На основе табеля рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем в бухгалтерию передаются больничные листки нетрудоспособности и т.п.

     Таким образом, для бухгалтера ООО «Соло-Т» табель учета использования рабочего времени является одним из первичных документов, на основании которого производится расчет заработной платы. Поскольку на предприятии применяется повременная и повременно-премиальная формы оплаты труда, табеля учета рабочего времени достаточно для правильного расчета заработной платы.

     К документам  по учету расчетов с  персоналом по оплате труда относятся: «Расчетно-платежная ведомость» (форма № Т-49), «Расчетная ведомость» (форма № Т-51), «Платежная ведомость» (форма № Т-53) и «Лицевой счет» (форма № Т-54).

      При применении расчетно-платежной ведомости  по форме № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

      Расчет  начисленной заработной платы в  формах № Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость» и № Т-51 «Расчетная ведомость» производится на основании данных первичных  документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

      В графах «Начислено» проставляются  суммы по видам оплат из фонда  заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных  работнику и оплаченных за счет прибыли организации. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

      На  титульном листе расчетно-платежной  ведомости (форма № Т-49) и платежной  ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

      В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

      Рис. 2. Модель документооборота по начислению заработной платы