- кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

     - товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

     Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для  представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию  по форме, приведенной в Приказе  № БГ-3-08/379 [10]. Без получения таких  сведений производить покупки за наличный расчет у граждан – индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дату выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные  сотрудником на свой риск без учета  установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу  организации).

     1.2 Представительские расходы

 

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских  расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

     Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет [1].

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  должны быть указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны  организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

     Представительские расходы – это планируемые и целевые расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

     - порядок расходования средств на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских расходов;

     - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

     - нормирование отдельных видов представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

     - распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

     - отчет о расходах на проведение деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг  переводчика и т.д.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц [1].

     1.3 Служебная командировка

 

      Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

      Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного  структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена  трудовым договором. Условием, обязательным для включения в трудовой договор, является в том числе и место  работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором [2, с.31, с.81].

      В Положении о командировках отдельно оговорено, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

      Не  признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер. Рабочие  и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

      Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [2, с.124, с.127].

      Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

      Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением, а также распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних [2, с.126].

      Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную  командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника  может быть наложено дисциплинарное взыскание.

      Работник–совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [5].

      Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

      Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого  предприятия какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

      К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

      К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

      Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

- покупкой материально-производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

- другими аналогичными нуждами.

     1.4 Отчет работника о командировке

 

      В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных в связи с  командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      К авансовому отчету необходимо приложить  оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут  быть:

      - проездные билеты;

      - счета за проживание;

      - командировочное удостоверение по форме Т-10, кроме заграничных командировок в дальнее зарубежье;