Учет расчетов с подотчетными лицами

      - служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26).

      - копию загранпаспорта при командировке за пределы РФ;

      - прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

      Если  подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод  документов возможен сотрудником или  профессиональным переводчиком. Фирма  самостоятельно может выбрать человека, который выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы.

      Подотчетное лицо должно систематизировать первичные  документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих  услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы  нужно сформировать в хронологическом  порядке, пронумеровать их. Документы  небольшого размера (например, билет  в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

      В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг, погашение  задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

      Для утверждения и списания израсходованных  подотчетных сумм применяется авансовый  отчет по унифицированной форме  № АО-1.

      Бухгалтер для осуществления контроля указывает  на титульной части бланка авансового отчета:

      - наименование организации;

      - структурное подразделение, в котором работает подотчетное лицо;

      - фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

      - его должность;

      - назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое);

      - информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

      На  титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская  запись", в которую бухгалтер  переносит суммы к учету с  оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

      Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет  принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются  фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего  отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным  лицом.

      Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение  осуществляется в день получения  отчета от подотчетного лица. Ознакомившись  с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение  об утверждении величины произведенных  расходов.

      Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу  ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

      Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения  отчета.

      Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные  доходы или Внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы  фиксируются на авансовом отчете.

      Проверенный авансовый отчет подписывается  директором учреждения, для чего в  верхней части лицевой стороны  бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

      Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного  в связи со служебной командировкой [2, с.71].

      Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий  размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных  федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся работнику [2, с.72].

      Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания  и размеры удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности [2, с.71].

      Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном  случае удержания возможны только в  судебном порядке.

      Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).

      При определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

      В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

      1.5 Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными  лицами 

      Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября  2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

      Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетное лицо ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы  неизрасходованные деньги подотчетным  сотрудником). Расходный кассовый ордер  регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается  руководителем и главным бухгалтером.

      Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

      Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре, и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

      Если  из авансового отчета видно, что подотчетное  лицо истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

      Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

      Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

      Следует отметить, что счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" – активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

      Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А по кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги, и на ее основании составляется баланс.

      В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 "Прочие дебиторы", а кредиторскую - по строке 628 "Прочие кредиторы".

      Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и  включаются в состав прочих затрат (п. п.5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

      В ситуации, когда работник вовремя  не представил авансовый отчет и  не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока  возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

      Не  следует забывать о том, что при  выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или  больше исполнительных документов.

      Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете  используются: счет 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям".

      В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

      Д-т 94 К-т 71 - отражены не возвращенные в  установленные сроки денежные средства;

      Д-т 70 К-т 94 - удерживаются из заработной платы  работника не возвращенные в установленные  сроки денежные средства;

      Д-т 73 К-т 94 - взысканы не возвращенные в  установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут  быть удержаны из заработной платы  работника организации.

      Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

      Д-т 60 К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты;

      Д-т 50-3 К-т 60 - получены авиабилеты;

      Д-т 19 К-т 60 - на сумму НДС;

      Д-т 71 К-т 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.