Учет расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. 6

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

 

2.2. Первичный учет расчетов с  подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ДЮСШ «Заря» подразделяются на три вида.  Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заместителя директора по учебно- спортивной работе.  К таким документам относятся: заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, смета-расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью  главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а)  и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№РКО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации , а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

 Для ввода в информационную  базу программы 1С:Предприятие авансового  отчета в типовой конфигурации  предназначен документ «Авансовый  отчет». Документ формирует бухгалтерские  проводки и имеет печатную  форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках. На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс. Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники». Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

• дату или интервал дат совершения расходов;
• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
• сумму НДС;
• назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

 

Рис.2.2.1 Схема документооборота

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. Однако для  уменьшения налогооблагаемой базы  по налогу на прибыль расходы  без первичных документов не  принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы  включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

 

2.3. Аналитический и синтетический  учет

 

В МАОУ ДОД ДЮСШ «Заря» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.1».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.01 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте». В 2012 и 2013 гг. данный  субсчет не использовался, так  сотрудники не были направлены  в командировки за рубеж.

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 

 

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»                   Таблица 2.3.1

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное – это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода – это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.