Учет расчетов с персоналом по оплате труда

      90 «Продажи» – при выдаче заработной платы в натураль­ной форме собственной продукцией или товарами;

      91 «Прочие доходы и расходы» – при выдаче заработной платы в натуральной форме путем передачи основных средств, материалов и прочих ценностей, кроме продукции и товаров;

3.           депонирование неполученной в срок заработной платы – в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебито­рами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Как правило, конечное сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — кредитовое, оно отражает задолженность пред­приятия перед своими работниками.

Однако и по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» может образоваться остаток, показывающий долг работника перед предприятием. Например, если ему ошибочно было выдано денег больше, чем причиталось.

В любом случае на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» необходимо показывать развернутое сальдо, которое и в ба­лансе должно отражаться развернуто: дебетовое сальдо — в акти­ве баланса (в составе дебиторской задолженности), а кредитовое сальдо — в пассиве баланса (в составе кредиторской задолженности по оплате труда).

В завершение отметим, что организации, находящиеся на общем режиме налогообложения, параллельно с начислением заработной платы должны начислять единый социальный налог в соответствии с требованиями главы 24 НК РФ. Кроме того, все организации долж­ны платить взносы на обязательное пенсионное страхование, а так­же взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Первый вид взносов начисляется, в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», второй – в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ «Об обя­зательном социальном страховании от несчастных случаев на про­изводстве и профессиональных заболеваний».

1.3.2. Выплата заработной платы

В соответствии с требованиями современного трудового законода­тельства РФ, выплата заработной платы производится, как правило, в денежной форме – в рублях.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письмен­ной форме извещать каждого работника о составных частях зара­ботной платы, причитающейся ему за соответствующий период, раз­мерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работни­ком счет в банке на условиях, определенных коллективным или тру­довым договором.

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме также определяются коллективным или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматри­вается законом или трудовым договором. В принципе допускается выплата заработной платы по доверенности, которая должна быть оформлена надлежащим образом и заверена нотариально. В этом случае в документах, по которым осуществляется выдача заработной платы, расписывается лицо, фактически получающее деньги, указываются его паспортные данные и к данным документам прилагается оригинал доверенности.

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца  – иными словами, не менее 2-х раз в месяц – в дни, установленные правилами внутреннего трудового распорядка орга­низации, коллективным договором или трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска должна производиться не позднее чем за 3 дня до его начала.

Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, вы­дается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы произво­дится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю со­ответствующих документов.

При этом согласно статье 142 ТК РФ работодатель или предста­вители работодателя, допустившие задержку выплаты работникам заработной платы и другие нарушения оплаты труда, несут за это ответственность. В частности, в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работо­дателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы (хотя Трудовой кодекс РФ устанав­ливает перечень работников, не имеющих права на приостановку).

Выдача заработной платы осуществляется, как правило, на основа­нии расчетно-платежной или платежной ведомости. Хотя в принци­пе допускается и оформление расходного кассового ордера на каж­дого работника.

Если заработная плата выплачивается через кассу организации, бухгалтеру или кассиру необходимо снять соответствующую сумму денег с расчетного счета по денежному чеку. Наличные деньги, полу­ченные для выплаты заработной платы, приходуют в кассу на осно­вании приходного кассового ордера, что отражается проводкой:

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 51 – получены в кассу с расчетного счета наличные деньги для вы­платы заработной платы.

Если предприятие имеет соответствующее разрешение банка (оформляемое одновременно с установлением лимита остатка на­личных денег в кассе на основании формы № 0408020 и письменного заявления предприятия), оно может выплачивать заработную плату из наличных средств, получаемых в кассу в виде выручки и прочих поступлений.

Получая деньги, каждый работник расписывается в соответству­ющей графе платежной или расчетно-платежной ведомости. По ис­течении 3 дней с момента получения в кассу денег на выплату зара­ботной платы необходимо:

1) задепонировать неполученную к концу третьего дня заработ­ную плату. Для этого в графе, где должна быть подпись работника, делается отметка «депонировано» и составляется реестр депониро­ванных сумм, после чего на эти суммы составляется проводка:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76-4 – депонирована неполученная в срок заработная плата;

2) подсчитать и отразить в нижней части ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы;

3) присвоить данной ведомости номер расходного кассового ордера, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, после чего отразить на его осно­вании выданные суммы в кассовой книге и в учетных регистрах проводкой:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 50 – отражена сумма фактически выплаченной из кассы заработ­ной платы;

4) сдать деньги, оставшиеся неполученными (депонированную заработную плату), обратно в банк на расчетный счет, составив рас­ходный кассовый ордер и выписав объявление на взнос наличными. Эта операция отражается в учете (на основании расходного кассово­го ордера и выписки банка с приложенной нижней частью «Ордер» объявления на взнос наличными) проводкой:

ДЕБЕТ 51    КРЕДИТ 50 – сданы на расчетный счет остатки наличных денег, соответ­ствующие сумме невыданной в срок (депонированной) зара­ботной платы.

В последнее время предприятия все чаще используют при расчетах с работниками зарплатные пластиковые карты. Это очень удобно для работников, ведь им не нужно стоять в очереди в кассу за на­личными деньгами, не нужно потом часть полученных наличных денег нести в банк, чтобы положить их на свой счет или сберкнижку, нет риска потерять наличные деньги или быть обворованным по пути домой в день получения зарплаты...

Такая система удобна и для предприятия, поскольку позволяет сократить расходы на выплату зарплаты: не нужно принимать не­сколько кассиров для выдачи зарплаты, иметь в штате охранника для перевозки наличных, составлять лишние документы, связанные с выплатой наличных денег и депонированием не полученной в срок зарплаты. Ведь при выплате зарплаты на карточки достаточно соста­вить расчетную ведомость, а платежную составлять не нужно.

Чтобы выплачивать зарплату на карточки, нужно сначала их оформить. Оформить карточку — значит открыть счет в банке и из­готовить пластиковую карточку для распоряжения этим счетом. Для этого нужно подать в банк пакет документов, перечень которых устанавливает сам банк. Обычно в него входит список сотрудни­ков, на которых оформляются карточки, с указанием их паспортных данных, заявления от каждого сотрудника, заверенное директором предприятия, ксерокопии паспортов сотрудников, а также данные о тех работниках предприятия, которые имеют право решать вопро­сы, касающиеся использования этих карточек.

Условия открытия зарплатных счетов также устанавливают сами банки и оговаривают их в заключаемом между предприятием и бан­ком договоре. Некоторые банки взимают плату за первоначальное оформление карточек, другие — нет. Все банки берут плату за го­довое обслуживание в зависимости от типа карточки (естествен­но, что в случае оформления международных карточек типа Visa или MasterCard эта плата будет значительно выше, чем при оформлении карточек российских платежных систем). Кроме того, банки взимают вознаграждение за перечисление зарплаты на счета сотруд­ников, исчисляемое в процентах от перечисляемой суммы.

Если предприятие берет все расходы по открытию и обслужива­нию карточных счетов на себя, они признаются его операционными расходами на основании пункта 11 ПБУ10/99 и учитываются на сче­те 91 «Прочие доходы и расходы». Если плата за годовое обслужи­вание карточки взимается банком авансом, перечисляемую сумму нужно рассматривать как выданный банку аванс, то есть отразить на дебете счета 60 на субсчете «Расчеты по выданным авансам», а за­тем ежемесячно равными долями относить соответствующие суммы на счет 91.

Для целей налогообложения затраты, связанные с открытием и обслуживанием карточных счетов работников, могут призна­ваться по-разному в зависимости от их документального оформ­ления:

      если открытие зарплатных карточных счетов для работников прописано в коллективном договоре и в трудовых договорах с работниками как обязанность работодателя, организация имеет право включить их в состав расходов на оплату труда. Основанием будет пункт 25 статьи 255 НК РФ, который по­зволяет учитывать прочие расходы, произведенные в пользу работника и предусмотренные трудовым и (или) коллектив­ным договором;

      если такая обязанность не прописана в коллективном или тру­довом договоре, расходы на оплату услуг банка могут быть признаны в составе             прочих    расходов   на    основа­нии   подпункта    15 пункта    1   статьи 265 НК РФ.

Начисление заработной платы, причитающейся работникам, осу­ществление удержаний из заработной платы и определение суммы, подлежащей выплате каждому работнику, производится в расчетной ведомости.

Если карточные счета работников открыты в том же банке, в ко­тором обслуживается предприятие, в день выплаты зарплаты нуж­но направить в банк список сотрудников с указанием начисленных им сумм по форме, устанавливаемой самим банком. Этот документ будет служить для банка основанием для списания денег со счета предприятия и их перечисления на счета работников.

Если же карточные счета открыты в другом банке, нужно пере­числить всю сумму причитающейся работникам зарплаты одним платежным поручением на корреспондентский счет этого банка, отправив вместе с этим платежным поручением ведомость с инфор­мацией о зарплате каждого сотрудника.

Таким образом, в любом случае выписывать отдельное платеж­ное поручение на каждого работника не нужно. В подтверждение перечисления зарплаты на счета работников банк предоставляет предприятию выписки с их счетов.

Как правило, деньги поступают на счета работников на следу­ющий день. Предприятие согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ обязано уплачивать НДФЛ, удержанный из заработной платы работников, не позднее дня зачисления этой зарплаты на их счетах. Поэтому платежное поручение на уплату НДФЛ нужно подать либо одновременно с платежным поручением (или иным документом) на выплату зарплаты сотрудникам, либо до этого.

В бухгалтерском учете перечисление денег на счета работников (подтвержденное выпиской из расчетного счета предприятия с при­ложенным к ней платежным поручением, и выписками из счетов работников) отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 51 – перечислена заработная плата на карточные счета работников.

Если работник, зарплатный карточный счет которого обслуживает ваше предприятие, увольняется, нужно сообщить об этом в банк. Если срок действия карточки не истек, работник может продолжать ею пользоваться, но нести расходы по обслуживанию этой карточки он должен будет самостоятельно.

Возможно, ваше предприятие все же решило, что расходы на оформление и обслуживание карточек должны нести сами ра­ботники. В этом случае нужно учитывать, что удерживать соответ­ствующие суммы из заработной платы сотрудников можно только с их письменного согласия.

Правда, здесь есть один выход – можно в добровольно-принуди­тельном порядке обязать всех работников самостоятельно открыть карточные счета определенного вида в конкретном банке и сообщить номера счетов в бухгалтерию для перечисления зарплаты.

В соответствии с требованиями современного трудового законодательства РФ выплата заработной платы, как уже отмечалось выше, должна производиться в денежной форме – в рублях.