Учет поступления товаров

Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может  возлагаться на ревизионную комиссию торговой организации (если в компании таковая имеется).

Порядок проведения инвентаризации организацией определяется самостоятельно и утверждается руководителем торговой компании. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина  России от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания по инвентаризации). Помимо этих Методических указаний при инвентаризации такого вида имущества, как товары, могут использоваться и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина  России от 28.12.2001 N 119н (далее – Методические указания по учету МПЗ).

Напоминаем, что для оформления результатов инвентаризации используются типовые унифицированные формы, утвержденные:

– постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление N 88);

– постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”» (далее  – Постановление N 26).

 

 

 

 

Подготовительные мероприятия

Итак, инвентаризация товаров в  торговой компании может проводиться  в обязательном, плановом порядке, а  также внезапно. Рассмотрим порядок  действий торговой организации при  инвентаризации товаров более подробно.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации  издает приказ о ее проведении (форма N ИНВ-22), в котором указывается  состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она проводится, а также  в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую  службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется организация складского хозяйства торговой фирмы, в том числе наличие пожарно-охранной сигнализации, а также созданы ли надлежащие условия для хранения товаров, имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения, оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами, существует ли контроль над вывозом товаров с территории торговой организации и т.д.

Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке  проверить, заключены ли с материально  ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

Приходные и расходные документы

До начала проверки материально  ответственные лица должны сдать  в инвентаризационную комиссию последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на “__________” (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров  материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие  на их ответственность, приняты к  учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение  товаров. Расписку можно составить  в такой форме:

РАСПИСКА К началу проведения инвентаризации все  расходные и приходные документы  на товарно-материальные ценности сданы  в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход. Материально ответственное(ые) лицо(а): _______________                                          ____________     ____________                                                                                                                       (должность)          (подпись)         (расшифровка  подписи)

 

Полученные  сведения о фактическом наличии  товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), составляемую не менее  чем в двух экземплярах. 

 

Опечатывание помещений и проверка состава инвентаризационной комиссии

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает  все помещения, где хранятся товары.

По  возможности на период проведения инвентаризации в торговой фирме следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Полноту и точность внесения в опись формы N ИНВ-3 данных о фактических остатках товаров, правильность и своевременность  оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

В свою очередь, руководитель торговой организации  должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия  для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания  и перемещения товаров, а также  обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Обращаем  ваше внимание на то, что проверка фактического наличия товаров производится при  обязательном участии материально  ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов  недействительными! Поэтому если кто-то из утвержденных членов комиссии не может участвовать в проверке, его необходимо заменить, но сделать это можно только на основании соответствующего приказа руководителя. 

 

Проверка фактического наличия товаров

Фактическое наличие товаров при  инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все товары без  исключения.

Конечно, этот процесс довольно трудоемкий, но, тем не менее, упрощенные способы  проверки допустимы лишь в отношении  товаров:

– хранящихся в неповрежденных упаковках  поставщика. По таким товарам допускается определение их количества на основании данных, указанных на упаковке, с обязательной проверкой на выбор части таких товаров. Если при выборочной проверке возникают расхождения между данными, указанными на упаковке, и фактическим наличием товаров, то производится полная проверка.

– поступающих от поставщиков по теоретическому весу (метражу). Вещественная проверка указанных товаров также производится по теоретическому весу (метражу).

Если в торговой организации  имеется большое количество весовых  товаров, то ведомости отвесов ведутся  раздельно: одна ведется членом инвентаризационной комиссии, другая – материально  ответственным лицом.  

 

 

Результаты инвентаризации

В конце рабочего дня (или по окончании  перевески) данные ведомостей отвесов  сличаются и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Количество товаров  указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационную опись можно  заполнять как от руки, так и  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и  подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями  всех членов комиссии и материально  ответственного лица. 

 

В описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. 

 

Инвентаризационная опись N ИНВ-3 подписывается  всеми членами комиссии и материально  ответственным лицом. В конце  описи проверяемое материально  ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией  товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных  в описи товаров на ответственное  хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи со сменой материально  ответственного лица, то лицо, принявшее  товары, расписывается в описи  в их получении, а сдавшее –  в том, что они сданы.

На  товары, находящиеся на ответственном  хранении, составляется отдельная ведомость. В случае если инвентаризация товаров  проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где  хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов  в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если  материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить  в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная  комиссия должна проверить данные факты  и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Расхождения с данными бухгалтерского учета

После окончания проверки опись (N ИНВ-3) передается в бухгалтерскую  службу торговой организации. Работники  бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в  инвентаризационной описи товаров, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений  составляется сличительная ведомость  формы N ИНВ-19, утвержденная Постановлением N 88.

Фактически в форме N ИНВ-19 отражаются все результаты проведенной инвентаризации, так как в ней указываются  все выявленные расхождения между  показателями данных бухгалтерского учета  товаров с данными инвентаризационной описи N ИНВ-3. Обратите внимание, что  в п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации сказано, что суммы излишков и  недостач товаров в сличительной ведомости N ИНВ-19 указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском  учете организации.

Вместе с тем, в п. 29 Методических указаний по учету МПЗ сказано, что  выявленные при инвентаризации излишки  товаров должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным  отнесением их стоимости на финансовые результаты торговой организации. Так  как эти Методические указания приняты  в более поздние сроки, чем  Методические указания по инвентаризации, организация торговли при выявлении  излишков товаров должна руководствоваться  более поздним нормативным документом Минфина России.

Сличительные ведомости могут  составляться как вручную, так и  с использованием компьютерной техники. В конце года результаты всех проведенных инвентаризаций товаров обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, унифицированная форма N ИНВ-26 которой утверждена Постановлением N 26.

Выявленные расхождения по товарам  вносятся в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям товаров получить от материально ответственных лиц  подробные объяснения, а также  подготовить предложения о возможных  направлениях списания недостающих  товаров.

Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации товаров  отклонений представляются на рассмотрение руководителю торговой организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц в  соответствии с п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации определяется руководителем  организации торговли и закрепляется приказом по организации.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты проведенной инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском  учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам инвентаризации отклонения товаров отражаются в  учете торговой фирмы в соответствии с действующими нормами бухгалтерского законодательства.