Содержание

1 Описание предметной области «Учет поступления товаров в оптовой торговле»………………………………………………………………………………3

1. Описание задачи…………………………………………………………………...3
2. Учет поступления товаров………………………………………………………..3
2. Формирование требований к АС…………………………………………………7

             2.1 Полное и сокращенное название АС……………………………………………8

             2.2 Характеристика объекта и результатов его функционирования………………8

             2.3 Цели, критерии и ограничения создания АС……………………………….......8

             2.4 Задачи создаваемой АС………………………………………………………. …8

             2.5 Функции создаваемой АС………………………………………………………..9

3. Разработка концепции АС………………………………………………………...10

3.1Описание и оценка преимуществ и недостатков разработанных альтернативных вариантов концепции создания АС………………………………10

2. Обоснование выбора оптимального варианта концепции    АС……………….11
4. Формализация предметной области……………………………………………..13

4.1 Функциональная диаграмма IDEF0……………………………………………..13

4.2 Диаграмма потоков данных DFD………………………………………………..15

5. Техническое проектирование……….……………………………………………16
2. Выходная и входная информация………………………………………………..16
3. Схема функциональной структуры АС………………………………………….17
6. Виды обеспечения…………………………………………………………………21

6.1Программное обеспечение………………………………………………………..21

2. Информационное обеспечение…………………………………………………...21

Использованные  источники………………………………………………………….23

Приложение А. Руководство пользователя 
 

 
 
 

1 Описание предметной  области

  «Учет поступления  товаров    в  оптовой торговле»

1.   Описание задачи

 

      Разработка АС_ УПТОТ  выполнялась на кафедре информационных систем в экономике Волгоградского кооперативного института  Российского университета кооперации на основании задания, выданного научным руководителем.

     Рабочая  версия АС_УПТОТ и руководство  пользователя АС УПТОТ прилагается на CD-R диске.

2. Учет  поступления товаров

    Товарно-транспортная накладная предназначена для  учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки  автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного.

    Товарный  раздел заполняет грузоотправитель. Этот раздел служит основанием для  списания товарно-материальных ценностей  у грузоотправителя и оприходования  их у грузополучателя.

  Транспортный  раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта. В транспортном разделе учитывается транспортная работа. По данным транспортного раздела производятся расчеты между грузоотправителем, автотранспортной организацией и грузополучателем.

    Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем  для каждого грузополучателя  отдельно на каждую поездку автомобиля. При централизованном вывозе груза  со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется  товарно-транспортными накладными, которые составляются совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

    Если  на одном автомобиле одновременно перевозится  несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю отдельно.

    Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех  экземплярах:

    - первый - остается у грузоотправителя  и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

    - второй - сдается водителем грузополучателю  и предназначается для оприходования  товарно-материальных ценностей  у получателя груза;

    - третий и четвертый - сдаются  организации - владельцу автотранспортного  средства.

    Перед отправкой груза организация-грузоотправитель передает водителю второй, третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной. Эти экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя. Водитель, получивший груз, расписывается во всех четырех экземплярах товарно-транспортной накладной.

   Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

   Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом - фактурой). Товарно-транспортная накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар. Заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

   Если  товары получает материально ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен "Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.

   Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

   Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных документах. Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре.

   Если  количество и качество товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительном документе (товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

   При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций  необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

   Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

   Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются  в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки  товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться "Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов", утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

   Учет  первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в "Журнале учета накладных", который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

   Оформленные документы на приемку товаров  являются основанием для расчетов с  поставщиками и их данные не могут  быть пересмотрены после приемки  товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

   Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

2 Формирование требований  к АС

2.1 Полное и сокращенное  название АС

 

   Автоматизированная  система «Учет поступления товаров  в оптовой торговле» Сокращенное  название: (АС_УПТОТ).

2. Характеристика  объекта и результатов  его функционирования

 

   Объектом  автоматизации является оптовый организация получатель ООО «Южный двор», на которую поступают товары. Данная АС ведется для учета поступления товаров в оптовой торговле. Для удовлетворения требований главного бухгалтера, МОЛ и автоматизации работы АС_УПТОТ должна предоставлять главному бухгалтеру и МОЛ возможность доступа к базе данных предприятия и работы с ней. Главный бухгалтер и МОЛ должен иметь возможность внесения корректировок, изменений и дополнений, в базу данных, использовать информацию из базы при произведении вычислений.

     2.3 Цели, критерии  и ограничения  создания АС

 

   Целью создания АС_УПТОТ, является автоматизация  учета поступления товаров в  оптовой торговле. Ограничениями АС_УПТОТ является:

     -  локальное использование (не  предназначена для сетевого использования);

     -  использование операционных  систем семейства Windows 98/NT/XP.

2.4 Задачи создаваемой  АС

 

     Общими задачами разрабатываемой  АС должны быть:

     -  обеспечение ввода данных (заполнение товарно-транспортной накладной);

     -  обработка данных ;

     -  вывод документа товарно-транспортной накладной на печать для подписей руководителя и главного бухгалтера.

     2.5 Функции создаваемой  АС

 

      Основными автоматизированными функциями разрабатываемой АС должны быть:

     - ввода данных (заполнение товарно-транспортной накладной) главным бухгалтером, МОЛ;

     - обработка данных;

     - вывод товарно-транспортной накладной на печать с рассчитанными значениями суммы и НДС для подписей директора и главного бухгалтера.