Учет поступления товаров

Движение товара от поставщика к  потребителю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  договоров поставки товаров и  правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом и счетом-фактурой).

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным  транспортом. Товарно-транспортная накладная  состоит из двух разделов: товарного  и транспортного. В зависимости  от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться  другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной  могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем  делается отметка в накладной.

Для оплаты поступающих товаров  может быть использован счет. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Оприходование поступивших товаров  оформляется путем наложения  штампа на сопроводительном документе: товарно - транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально  ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие  или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в  торговой организации предусматривает  проверку соответствия фактического наличия  товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных  документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям  к качеству товаров, предусмотренных  в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным  лицом по доверенности. Если товар  находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или  по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) скрепляются подписями лиц, получивших ценности, штампами (печатями) с указанием даты приемки, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. По результатам приемки может составляться акт о приемке товаров по форме № ТОРГ-1

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности  предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или снижении качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику (форма № ТОРГ-2 для отечественных товаров, форма № ТОРГ-3 для импортных товаров). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций  необходимо следить за наличием сертификата  соответствия на закупаемый товар.

При поступлении товаров от поставщиков  без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара по форме №  ТОРГ-4.

Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту  или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

Оформленные документы на приемку  товаров являются основанием для  расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после  приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при  транспортировке).

Поступающие товары приходуются в  день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме. Здесь вы можете ознакомится с порядком учета поступления товаров по договору поставки.

2.2 Аналитический  и синтетический учет движения  товаров

Требование  о необходимости ведения торговыми  организациями аналитического учета  товаров (основного вида активов  торговых фирм) вытекает из положений  Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Причем, как  следует из статьи 2 Закона N 129-ФЗ, под  аналитическим учетом товаров следует  понимать учет, который ведется в  лицевых, материальных и иных аналитических  счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию о товаре внутри синтетического счета 41 "Товары".

Иначе говоря, "аналитика" по товарам представляет собой детализированный учет, на основе данных которого информация о товаре отражается на синтетическом счете  в обобщенном виде.

В соответствии с нормами Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01", утвержденного  Приказом Минфина Российской Федерации  от 9 июня 2001 года N 44н (далее - ПБУ 5/01), товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных организацией торговли от других субъектов хозяйственной деятельности и предназначенные для продажи. Поэтому при ведении бухгалтерского учета товаров организации торговли, помимо норм ПБУ 5/01, руководствуются и нормами Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года N 119н (далее - Методические указания).

Аналитический учет товаров, поступающих в торговую организацию, ведется и на складах  и в бухгалтерии. При этом необходимо учитывать также специфику ответственного хранения товаров, когда отдельно учитывается  свой товар, отдельно - товар на хранении.

Учет товаров  на складе организация торговли может  вести либо сортовым, либо партионным методом.

При сортовом методе учета (пункты 136-140 Методических указаний) складской учет товаров  осуществляется отдельно по каждому  наименованию товара, независимо от времени  его поступления на склад и  цены приобретения, то есть вновь поступивший  товар присоединяется к уже имеющемуся аналогичному товару на складе.

Учет на складе ведет материально ответственное  лицо, которое на каждое наименование товара открывает либо отдельную  карточку складского учета (форма ТОРГ-28) или заводит отдельную страницу (либо несколько страниц) в "Журнале  учета движения товаров на складе" (форма ТОРГ-18), открываемым на один год.

Напоминаем, что альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций утвержден  Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132.

При этом в  заголовке карточки или в журнале  указываются все отличительные  признаки товара (тип, марка, сорт, единица  измерения, цвет, артикул, цена и так  далее). Записи в карточку складского учета или журнал материально  ответственным лицом заносятся  на основании приходных и расходных  документов.

При партионном методе учета товаров каждая новая партия товара хранится отдельно от уже имеющихся товаров и на нее материально ответственное лицо открывает отдельную партионную карту (форма N МХ-10), в которой отражается поступление и расход товаров только из этой партии.

Форма N МХ-10 утверждена Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 9 августа 1999 года N 66 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения". Партионная карта открывается в двух экземплярах: один является регистром складского учета на складе, другой - передается в бухгалтерию. Напоминаем, что если складской учет товаров ведется партионным методом, то аналогичный учет применяется и в бухгалтерии, таково требование Методических указаний.

Каждой партионной карте присваивается свой регистрационный номер, который впоследствии проставляется на каждом расходном документе, на основании которого осуществляется отпуск товара этой партии со склада.

Записи в  расходной части партионной карты осуществляются на основании расходных документов, при этом указывается дата отпуска товара, его количество в натуральных показателях, а также итоги расхода за месяц и остатки. По мере полного выбытия товара данной партии со склада материально ответственное лицо закрывает партионную карту и передает ее на проверку в бухгалтерию. Если проверка выявит расхождение между данными товара, принятыми к учету, и его расходом, то излишек товара принимается к учету, а недостача списывается в следующем порядке: в пределах норм естественной убыли недостача товаров относится в состав расходов торговой организации, сверх норм - возмещается материально ответственным лицом. То есть такая технология учета товара, по сути, предполагает проведение локальных инвентаризаций по каждой партии товара.

Под партией  товара, как правило, понимаются однородные товары, поступившие на склад по одному транспортному документу. Указаниями по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в  местах хранения, утвержденными Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 9 августа 1999 года N 66, указано, что  допускается считать одной партией  товара:

а) товары, поступившие  одним видом транспорта (в одной  автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так  далее);

б) товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений  по количеству и качеству.

Несмотря  на то, что партионный метод учета позволяет усилить контроль над товарными запасами, торговые фирмы его применяют редко, так как такая форма складского учета предполагает наличие больших складских площадей и значительно снижает оперативность управления товарными запасами.

Все первичные  учетные документы по движению товара на складах материально ответственные  лица передают в установленные сроки  в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерской службы проверяют первичные документы на предмет правильности их оформления, а также законности совершенных операций, после чего производится таксировка, то есть определяется денежная оценка совершенных операций.

Аналитический учет (суммовой и количественный) в  бухгалтерской службе ведется либо на основе оборотных ведомостей или  сальдовым методом. Использование  оборотных ведомостей для ведения  аналитики может осуществляться двумя вариантами:

1) в бухгалтерии  на каждое наименование товара  открывается карточка количественно-суммового  учета, в которой отражается  движение товара на основании  первичной учетной документации, сдаваемой складом. Практически  учет ведется так же, как на  складе, с той лишь разницей, что  на складе ведется количественный  учет, а в бухгалтерии - еще  и суммовой.

В карточках  ежемесячно определяются обороты товара за месяц и его остатки на конец  месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости (по каждому складу отдельно), которые  затем объединяются в сводные  оборотные ведомости, сверяемые  с данными синтетического учета.

2) В бухгалтерии  карточки количественно-суммового  учета не ведутся, а итоговые  данные, вносимые в оборотные  ведомости, берутся сразу из  первичных документов, группируемых  по каждой номенклатуре товаров.  Оборотные ведомости и сводные  оборотные ведомости ведутся  так же, как в первом случае. Остатки в оборотных ведомостях  сверяются с остатками, выведенными  в складских карточках.

При сальдовом  методе учета в бухгалтерии торговой фирмы не ведется количественный и суммовой учет движения товаров  по их номенклатуре, и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре товаров. Учет движения товаров ведется  бухгалтерией в разрезе товарных групп только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен.

Бухгалтерия по каждому складу принимает от материально  ответственного лица первичные документы, проверяет их, сверяет их с записями в карточках складского учета, и  заверяет карточку своей подписью, после чего остатки товара переносятся  в сальдовую ведомость, которая  составляется по той же форме, что  и оборотная ведомость, разница  состоит лишь в том, что в сальдовой  ведомости отсутствуют данные о  приходе и расходе товара.

В заключении следует отметить, что качественный аналитический учет товаров жизненно необходим при одновременном  осуществлении оптовой и розничной  торговли, облагаемой единым налогом  на вмененный доход. Кроме того, отсутствие нормального аналитического учета  товаров зачастую приводит в торговых организациях к недостачам товаров, основанных на хищении. Причем при отсутствии такого учета порой очень сложно доказать налоговым органам или органам правопорядка, что товары принадлежат торговой организации.

На синтетических счетах отражаются наличие и движение хозяйственных средств в итоговой денежной оценке.