Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

      - Табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13), в котором отмечаются дни нахождения работника в командировке.

Унифицированная форма № Т-13

Утверждена  постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

учета рабочего времени  

      - Расчетные документы по начислению оплаты труда: расчетная ведомость (форма № Т-51) или расчетно-платежная ведомость (форма № Т-51), бухгалтерские справки и расчеты и иные расчетные документы.

2-я страница  формы N Т-51

4. Отчетность  подотчетных лиц.

     В установленные сроки подотчетные  лица обязаны предоставить отчеты о  действительно израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировке, например, должен быть предоставлен в течение 3дней по возвращении из командировки(п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Авансовый отчет заполняется работником (форма  которого утверждена постановлением Госкомстата  России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений). После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов – 5дней.

     На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин (ККМ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

     В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

     Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

     Перерасход  по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     Ниже  приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых  кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.