Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

Содержание 

      Введение 

     1.Понятие  хозяйственных, представительских,  командировочных расходов…………………………………………………………………4 

     2.Подотчетные  суммы……………………………………………11 

     3.Порядок  выдачи денег под отчет и  оплаты командировочных расходов………………………………………………………………...13 

     4.Отчетность  подотчетных лиц…………………………………30 

     5.Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами………………………………………………………………….40 

     6.Особенности  учета расчетов с подотчетными  лицами по загранкомандировкам…………………………………………………43 

     7.Анализ  финансово-хозяйственной деятельности розничного магазина ОАО «Рионна»………………………………………………………….46 

     8.Заключение……………………………………………………63 

     Список  литературы…………………………………………….66 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение. 

     Данная  работа посвящена рассмотрению ведения расчетов с подотчетными лицами и анализом финансово-хозяйственной деятельности магазина ОАО «Рионна».

     В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки  случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или отправить сотрудника на какой либо семинар, для чего необходимо производить расчеты с командированными лицами.

     В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Подотчетные лица - работники предприятия, которые  получили в кассе деньги авансом  и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных денежных средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Цель  работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

     Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы и Положения по ведению бухгалтерского учета, отчетности и различная учебная литература.  
 

1.       Понятие хозяйственных, представительских и командировочных расходов.

 

    Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятия в целом.

    К административно–хозяйственным  расходам относят:

1. Расходы на оплату труда административно-хозяйственного персонала:

      Работников  аппарата управления (руководителей, специалистов и других работников, относящихся к служащим);

      Линейного персонала: старших производителей работ (начальников участков), производителей работ, мастеров строительных участков, участковых механиков;

      Рабочих, осуществляющих хозяйственное  обслуживание работников аппарата управления (телефонистов, телеграфистов, радиооператоров, операторов связи, операторов электронно-вычислительных машин, дворников, уборщиц, гардеробщиков, курьеров и др.).

2. Отчисления на социальные нужды (обязательные отчисления по установленным законодательствам Российской Федерации, а именно: государственное социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение и в государственный фонд занятости населения) от расходов на оплату труда работников административно-хозяйственного персонала.

3. Почтово-телеграфные расходы, расходы на содержание и эксплуатацию телефонных станций, коммутаторов, телетайпов, установок диспетчерской, радио- и других видов связи, используемых для управления и числящихся на балансе организации, расходы на аренду указанных средств связи или на оплату соответствующих услуг, предоставляемых другими организациями.

4. Расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники,

которая используется для управления и числится на балансе организации, а также расходы на оплату соответствующих  работ,  выполняемых по договорам вычислительными центрами, машиносчетными станциями и бюро, не состоящими на балансе строительной организации.

5. Расходы на типографские работы, на содержание и эксплуатацию машинописной и другой оргтехники.

6. Расходы на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, помещений, занимаемых и используемых административно-хозяйственным персоналом (отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение, канализация и содержание в чистоте), а также расходы, связанные с платой за землю.

7. Расходы на приобретение канцелярских принадлежностей,  бланков учета, отчетности и других документов, периодических изданий, необходимых для целей производства и управления им, на приобретение технической литературы, переплетные работы.

8. Расходы на проведение всех видов ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) основных фондов, используемых административно-хозяйственным персоналом.

9. Расходы, связанные со служебными разъездами работников административно-хозяйственного персонала в пределах пункта нахождения организации.

10. Расходы на содержание и эксплуатацию служебного легкового автотранспорта, числящегося на балансе строительной организации и

обслуживающего  работников аппарата управления этой организации, включая:

          Оплату труда (с отчислениями на социальные нужды) работников,

обслуживающих легковой автотранспорт;

      Стоимость горючего, смазочных и других материалов, износа и

ремонта автомобильной резины, технического обслуживания автотранспорта;

      Расходы на содержание гаражей (энергоснабжение, водоснабжение,

канализация и  т.п.), арендную плату за гаражи и места стоянки автомобилей, амортизационные отчисления (износ) и расходы на все виды ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) автомобилей и зданий гаражей.

11. Расходы на наем легковых автомобилей для служебных целей.

12. Затраты на компенсацию работникам административно-хозяйственного персонала строительной организации, производственная  деятельность которых связана с необходимостью систематических служебных поездок, расходов по использованию для этих целей личного легкового автотранспорта.

13. Расходы, связанные с оплатой затрат по переезду работников

административно-хозяйственного персонала, включая работников,

обслуживающих служебный легковой автотранспорт, и оплатой им подъемных в соответствии с действующим законодательством о компенсациях и гарантиях при переводе, приеме вновь и направлении на работу в другие местности.

14. Отчисления, производимые структурными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, на содержание аппарата  управления строительной организации.

15. Амортизационные отчисления (арендная плата) по основным фондам, предназначенным для обслуживания аппарата управления, износ и ремонт быстроизнашивающегося инвентаря и других малоценных  предметов административно-управленческого назначения.

16. Оплата консультационных, информационных и аудиторских услуг.

17. Оплата услуг банка.

18. Другие административно-хозяйственные расходы (оплата  услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению производством, в тех случаях, когда штатным расписанием строительной  организации не предусмотрены те или иные функциональные службы и т. п.). 

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные расходы

 

    Представительские расходы - расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

    К представительским расходам относятся расходы:

1. Налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. На проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний .

     Командировочные расходы – это расходы произведенные во время поездки в другую местность, не являющиеся местом постоянной работы данного работника, для выполнения служебного поручения.

     Согласно  ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику  командировочные расходы, к ним относятся:

1. Расходы по проезду:

      Стоимость проезда к месту командировки и обратно самолетом, поездом, пароходом или иными транспортными средствами;

      Расходы по проезду транспортом  общего пользования  до места отбытия (к станции, пристани, аэропорту и от них), если оно находиться за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

      Страховой взнос на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте;

      Оплату  услуг по оформлению проездных документов;

      Оплату  услуг по и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

2. Расходы по найму жилого помещения, определенные договором или локальным нормативным актом. В частности, должно быть регламентировано возмещение расходов на проживание в следующих случаях: