Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

      При командировках по территории Российской Федерации;

      При направлении работников в командировки на территории иностранных государств;

      В случае его временной  нетрудоспособности командированного работника, удостоверенной в установленном порядке (п. 25 Положения о командировках №749);

      Если  командированный  работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, но по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командировки.

3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства или иначе суточные. На территории Российской Федерации за каждый день нахождения в командировке полагается не более 700рублей, а в заграничной командировке за каждый день не более 2500 рублей (суточные выше данных сумм облагаются НДФЛ).

4. Прочие расходы при загранкомандировках, к ним относятся:

      Расходы на оформление заграничного паспорта, визы и  других выездных документов;

      Обязательные  консультантские  и аэродромные  сборы;

      Сборы на право въезда или  транзита автомобильного транспорта;

      Расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

      Иные  обязательные платежи  и сборы.

5. Иные расходы с разрешения или ведома работодателя, к ним относятся:

      Расходы на связь (служебные переговоры);

      Расходы на упаковку и транспортировку  багажа;

      Расходы на бронирование или  возврат билетов;

      Другие  расходы. 

Выдача  денежных средств  на представительские  расходы

 
 

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (168 ТК РФ).

      При этом следует иметь в виду, что  некоторые принципы возмещения командировочных  расходов установлены законодательно, и по некоторым расходам они различаются  для командировок на территории Российской Федерации и зарубежных командировок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Подотчетные суммы. 

     Предприятия могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы. Установлены Инструкцией ЦБ РФ.

     Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером на основании  заявления работника, приказа руководителя. С наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Иными словами, в общем случае вышеуказанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Унифицированная форма №КО-2  

Утверждена 

   Постановлением  Госкомстата России

   от 18.08.98 №88  

 
 
 
 
 
 

Выдать ___________________________________________________________

                          фамилия, имя, отчество 

   Основание: _______________________________________________________

   Сумма ____________________________________________________________

                               прописью 

   __________________________________________ руб. _____________ коп. 

   Приложение _______________________________________________________

   __________________________________________________________________

   Руководитель организации ___________ _________ ___________________

                             должность   подпись  расшифровка  подписи  

   Главный бухгалтер ______________ _____________________

                        подпись       расшифровка  подписи 

   Получил __________________________________________________________

                           сумма прописью 

   __________________________________________ руб. _____________ коп. 

   "__" ____________ г. Подпись __________

   По _______________________________________________________________

           наименование, номер, дата и место  выдачи документа, 

   __________________________________________________________________

                 удостоверяющего личность получателя 

   Выдал кассир ______________ _____________________

                   подпись       расшифровка подписи  
 
 
 

      3. Порядок выдачи денег под отчет и оплаты командировочных расходов. 

     При выдаче наличных денежных средств под  отчет должны соблюдаться общие  требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и т.д.

     Что касается оформления составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. Если же подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), то главный бухгалтер должен убедиться в правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе, посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и проверить соответствующую запись, внесенную в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма – как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.

     При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

     Расписка  в получении денежных средств  может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не приводится.

     Кассир  производит выдачу денежных средств  только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денежных средств  производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств. Если выдача денежных средств производится по ведомости, кассир делает перед распиской в получении денег надпись: « По доверенности» . Выдача денежных средств по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются.

     В расходных кассовых ордерах указывается  основание их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы.

     Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

     При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

     – наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

     – правильность оформления документов;

     – наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денежных средств подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью « Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года)