Учет и операционная деятельность в банках

    На оборотной стороне акта  материально ответственное лицо  пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:

    Д-т  сч.50 ”Касса”

    К-т  сч.68 ”Расчеты с бюджетом”, 80 ”Прибыли и убытки”. 

     В случае выявления недостач  их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

    1. Д-т сч.84 ”Недостачи и потери  от порчи ценностей”

       К-т сч.50 ”Касса”

    2. Д-т сч.73 ”Расчеты с персоналом  по прочим операциям”

       К-т сч.84 ”Недостачи и потери  от порчи ценностей”. 
 
 
 

2.3Учет подотчетных сумм. 

     Подотчетными суммами называются  денежные авансы, выдаваемые работникам  организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели , на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например должны быть представлены в течении 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

      Подотчетные суммы учитываются  на активном синтетическом счете  71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.

  Расходы,  оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета  71 в дебет счетов 10 “Материалы”  , 26 “Общехозяйственные расходы” и др в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”. Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче. 

2.4 Анализ учета подотчетных сумм.

       За июль 1999г с кассы организации  выдано в подотчет 360422.79 рублей  которые практически все израсходованы.  Значительные размеры этих расходов объясняются тем, что сфера деятельности организации расположена в радиусе приблизительно 500 километров, а также посменным характером работ. Значительная  часть расходов приходится на приобретение ГСМ, учитывая вышеуказанную причину и большое количество механизмов и транспортных средств.  
 

2.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами.

      На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам на оплату расходов, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов: авансы на административно-хозяйственные операции расходы и служебные командировки. Авансы на служебные командировки выдаются при наличии командировочных удостоверений. При этом учитывается срок ее, стоимость проезда, сумма на оплату суточных по действующим нормам. Авансы на командировочные расходы должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии.

       Могут быть выданы деньги в  подотчет на командировочные  расходы без наличия командировочного удостоверения, что классифицируется как выдача авансов на личные нужды и отвлекает денежные средства с оборота. Поэтому необходимо определить, имеются ли командировочные удостоверения на командирование работников, их срок, стоимость проезда, сумму на оплату суточных по действующим нормам; своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

       В начале года руководитель  предприятия определяет круг  лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет на хозяйственные цели, представительские расходы. За счет средств, полученных в подотчет, приобретают материальные ценности, оплачивают командировочные и другие расходы, обусловленные основной деятельностью. Выплаты по командировкам осуществляются в пределах норм, установленных Минфином РФ и дополнительно сверх норм.

      Выплаты по нормам осуществляются  за счет издержек производства, обращения, а сверх норм- также за счет издержек обращения, но при налогообложении прибыли налогооблагаемая база увеличивается на суммы превышения нормируемых расходов. При аудите операций по подотчетным суммам следует:

1. Выяснить, определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет.
2. Проверить, выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров, или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.
3. Имеются ли случаи скрытого авансирования работников предприятия на личные нужды под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы.
4. Своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.
5. Расходуются ли полученные суммы на те цели, на которые выданы авансы.
6. Правильно ли составлены корреспонденции счетов и оказания их влияния на изменение финансовых результатов ( увеличение, уменьшение издержек производства, обращения ).

      При аудите производят сплошную  проверку состояния и движения подотчетных сумм, оправдательных документов, правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета. При этом применяют приемы прослеживания.

2.6 Аудит денежных средств в кассе.

        Все предприятия независимо от  их формы собственности обязаны осуществлять кассовые операции в соответствии с Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и учреждениями. В соответствии с этими правилами предприятия должны обеспечить сохранность денежных средств в кассе. Как уже отмечалось выше денежные средства должны храниться в сейфе. Помещение, где находится касса, должно быть оборудовано сигнализационным устройством с передачей на пульт органам внутренних дел; изолированным от других служебных помещений; иметь капитальные стены и перегородки; закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю изготовленную в виде стальной решетки; оборудованное окошко для выдачи денег. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций. С ним руководитель организации заключает договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Денежные средства, поступившие в кассу, должны быть оприходованы в этот же день. Не реже одного раза в квартал главный бухгалтер предприятия обязан осуществлять инвентаризацию денежных средств. Прежде чем приступить к проверке кассовых операций, аудитор составляет перечень тестов проверки контроля денежных средств в кассе и получает от работников бухгалтерии ответы на поставленные вопросы, которые позволяют выявить состояние внутреннего контроля и учета.

          В ходе проверки кассовых операций  аудитор проверяет:

-периодичность  сдачи отчетов кассира в бухгалтерию;  имеются ли на кассовых отчетах расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятия отчетов и документов к ним;

-используются  ли по назначению полученные  из банка деньги, соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному для проверяемого предприятия банком:

-имеются  ли случаи выдачи наличных  денег посторонним лицам без доверенностей;

-погашение  кассовых документов специальным  штампом ( «ОПЛАЧЕНО», «ПОГАШЕНО»)

Проверка  наличия денег в кассе производится в присутствии кассира и главного бухгалтера проверяемого предприятия, доступ других лиц в кассу во время снятия остатков не разрешается. На время проверки все кассовые операции прекращаются. Своевременность и полноту оприходованных денежных средств по кассе можно проследить путем сопоставления данных о выдаче денег, содержащихся в выписках банка и отчетах кассира.

       Выявленные недостачи или излишки  денег в кассе аудитор отмечает  в акте проверки кассы. Кассир  обязан дать аудитору письменное  объяснение причин излишков или  недостач.

 

 

АКТ

Инвентаризации  денежных средств 

 

В кассе ___________________на ___________________199  г. 

Комиссия  в составе:_______________________________________________________

_________________________________________________________________________

___________________в  присутствии кассира___________________________________

___________________произвела инвентаризацию денежных средств в кассе.

В результате инвентаризации оказалось:

Фактическое наличие______________________________________________________

По учетным  данным_______________________________________________________

Результат : недостача______________________________________________________

                   излишки________________________________________________________

Последние номера кассовых документов:

Приходный ордер №

Расходный ордер №

Кроме того, в кассе оказалось валютных средств:

Фактическое наличие______________________________________________________

По учетным  данным_______________________________________________________

Результат : недостача______________________________________________________

                   излишки_______________________________________________________

Ценных  бумаг:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Деньги  в сумме___________________________________________________________

Валютные  средства________________________________________________________

Принял  на соответственное хранение:

Кассир __________________________________________________________________

Комиссия:________________________________________________________________

______________________________________________________________________ 
 
 

3. Учет расчетных операций

 

       При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

      Платежи по безналичным расчетам  банк производит с согласия  владельца расчетного счета . Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам , по приказам арбитража , при погашении просроченных ссуд , списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия , то есть принудительно по инкассовому поручению .

      Предприятие периодически (ежедневно  или в другие установленные  банком сроки) получает от банка  выписку из расчетного счета,  т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

        Выписка из расчетного счета  является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

       Выписка банка заменяет собой  регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.