Учет денежных средств

 

Глава 5. Инвентаризация  денежных средств

Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок проведения инвентаризации активов  и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием  учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Руководитель организации может  принять решение о проведении дополнительных внеплановых инвентаризаций.

Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации  должна быть начата не ранее 1 октября  отчетного года и закончена до его завершения.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи (акты).

Проверка фактического наличия  имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица. При этом не допускается вносить  в описи данные об остатках ценностей  со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После завершения инвентаризации описи, оформленные в установленном  порядке и подписанные членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию организации.

Анализ результатов инвентаризации в бухгалтерии организации заключается  в проверке наличия расхождений  между фактическими данными, полученными  в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При  обнаружении расхождений составляются Сличительные ведомости.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча относятся:

- в пределах норм естественной  убыли - на издержки производства  и обращения;

- сверх норм естественной убыли  - на счет виновных лиц. При  отсутствии норм убыль рассматривается  как недостача сверх норм.

Если в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении  операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.

Инвентаризация  кассы

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

Для обеспечения надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.

Одновременно проверяется наличие  находящихся в кассе других ценностей: бланков строгой отчетности, ценных бумаг, путевок для лечения и  отдыха, железнодорожных и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов( по их видам).

В ходе инвентаризации проверяется  соответствие остатков денежных средств  и других ценностей на конец отчетного  месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе организации.

Инвентаризационная комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся  в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае выявления излишков или  недостач берется письменное объяснение кассира.

Недостача денежных средств в кассе  удерживается с кассира.

Так  как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам , и аудированию, полезно почаще применять инвентаризацию счетов денежных средств, в том числе и счетов безналичного расчета.

Инвентаризация  счетов денежных средств безналичного расчета

Инвентаризация денежных средств  в пути (Счет 57) производится путем  сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций  учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных  счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

При подготовке годовой  отчетности и при чрезвычайной инвентаризации может проводиться и проверка законности платежей со счетов и поступлений на них.

Инвентаризация  подотчетных сумм

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформление  результатов инвентаризации

По окончании инвентаризации  составляется акт, производится сравнение  фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации.

Недостача денежных средств, относится  на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация - гарантия достоверности бухгалтерской отчетности.

Отражение результатов  инвентаризации в бухгалтерском  учете:

Д-т сч. 94 К-т сч. 50-1 - отражена недостача денежных средств в кассе

Д-т сч. 73-2 К-т сч. 94 -  недостача  отнесена на виновное лицо

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 73-2 - внесение виновным лицом наличных денежных средств  в погашение недостачи.

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 91-1 – Оприходован  излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации.

 

Глава 6. Порядок отражения операций с денежными средствами в формах бухгалтерского учета и отчетности

При использовании журнально – ордерной  формы бухгалтерского учета данные первичных документов  систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.

Журналы-ордера, составленные  по кредитовому  принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический  счет. Записи в журналы ордера производят с первичных документов в хронологическом порядке, либо со вспомогательных ведомостей.

  После подведения итогов  по журналу-ордеру его кредитовый  оборот переносится в Главную  книгу по соответствующему счету,  куда также записываются обороты  по дебету его, но из других  журналов-ордеров. Выводится конечное сальдо, а затем остатки по счетам из Главной книги заносятся в бухгалтерский  баланс. Для проверки правильности в Главной книге подсчитываются обороты по всем счетам: сумма дебетовых оборотов должна быть равна сумме кредитовых оборотов., а также сумма полученных конечных сальдо по дебету должна быть равна  сумме кредитовых остатков. За  счет этого и достигается баланс – равенство актива и пассива.

При упрощенной форме в качестве регистра синтетического учета используется Книга учета хозяйственных операций, в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета. В качестве регистров аналитического учета в этом случае используются ведомости, которые составляются на основе первичных документов. Возможно также при значительном количестве операций фиксировать их сначала в ведомостях, а итоговые данные- в книге учета хозяйственных операций. В конце отчетного периода в книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводятся конечные сальдо, по которым составляется новый баланс.

Обычно в балансе, который является формой бухгалтерской отчетности, часть  статей полностью соответствует  остаткам синтетических счетов, другие же статьи отражают сгруппированные  данные ряда счетов.

Основное содержание бухгалтерского  баланса представлено в ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Конкретизация  содержания статей баланса по годам  осуществляется приказами Минфина  РФ по квартальной и годовой отчетности. Например, содержание бухгалтерского баланса за 2000 отчетный год определено приказом Минфина РФ от 13.01.2000 г. №4н.

 

• Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства» должна отражать остатки денежных средств по счетам 50, 51, 52, 55, 57 ( дебетовое сальдо).

Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %.

Если предприятие располагает  средствами в иностранной валюте, то при составлении Бухгалтерского баланса они пересчитываются  в рубли. Пересчет производится по официальному курсу ЦБ РФ, действовавшему на последний  календарный день отчетного периода.

 

• С 1996 года организации составляют отчет о движении денежных средств.

Отчет состоит из четырех разделов.

1. Остаток денежных средств на начало года.
2. Поступило денежных средств- всего и в том числе по видам поступлений( выручка от реализации товаров, работ, услуг, авансы полученные от покупателей, кредиты, прочие поступления).
3. Направлено денежных средств –всего и в том числе по направлениям расходов ( на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на оплату труда, финансовые вложения, расчеты с бюджетом, прочие выплаты и перечисления).
4. Остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Сведения о движении денежных средств  представляются в рублях по данным счетов учета денежных средств: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Движение денежных средств показывается по видам деятельности - текущей, инвестиционной (капитальные вложения и  долгосрочные финансовые вложения), финансовой (краткосрочные финансовые вложения).

В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе: