Совершенствования учета кассовых операций

     Ни  одна кассовая операция  на ООО Хадо не проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.

     Первичная документация кассовых операций :

     приходный кассовый ордер ;

     -расходный  кассовый ордер ;

     -кассовая  книга ;

     -платежная  ведомость ;

     -журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров.

     Рассмотрим порядок оформления хозяйственных операций на ООО Хадо., в результате которых объем наличных средств в кассе увеличивается. Эти операции могут быть такие:

     1.Получение  выручки наличными: 

     -за  реализацию продукции, выполнение  работ, оказание услуг;

      2.Расчеты наличными в кассу:

     -возврат  выданных авансов;

     -поступления  по ранее предъявленным претензиям;

      3. Займы наличными:

     -кредиты  банков для работников;

     -краткосрочные  и долгосрочные займы.

       Оформляются операции по внесению  в кассу наличных денег следующим образом:

1. Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные документы, а также доверенность (если это необходимо) для совершения данной операции в бухгалтерию организации.
2. Главный бухгалтер составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, проверяя правильность их заполнения, ставит на квитанции печать предприятия, регистрирует ордер в журнале регистрации.
3. Главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру
4. Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам, приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает переданные лицом, вносящим средства в кассу наличные. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу вносящему наличные.
5. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом или надписью "получено"
6. Главный бухгалтер отмечает погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации.

     Рассмотрим  теперь второй тип кассовых операций – операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

     1. Выдача заработной платы

     2. Сдача выручки на расчетный  счет в банке.

     3. Выдача сумм наличными:

          -под отчет и т. д.

       Оформляются операции по расходу  наличных денег следующим образом:

1. Главный бухгалтер составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале регистрации.
2. Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность.
3. Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге.
4. Главный бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный. 

       Выдачу  денег кассир производит  только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе. Если выдача  денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия , имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится

     по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности.” Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.  Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным ) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном ) листе платежной ( расчетно-платежной ) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда ( при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся , как правило, по расходным кассовым ордерам.

     По  истечению сроков оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

       а) в платежной ( расчетно-платежной  ) ведомости против фамилии лиц,  которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: ”Депонировано”;

       б) составить реестр депонированных сумм;

       в) в конце  платежной ( расчетно-платежной ) ведомости сделать надпись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить подпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал ( подпись ) “.Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

     г) записать в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № _____”.

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных ( расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

       Выдача  приходных и  расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.  Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.  При получении приходных и  расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:   

     а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

     б) правильность оформления документов;

     в) наличие перечисленных в документах приложений .

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег  подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года ).

     Типичные  ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

     -не  указывается название организации

     -не  проставляются или исправляются  номера кассовых ордеров, не  соблюдается правило сквозной нумерации с начала года

     -неправильно  указывается или не указывается  дата

     -не  проставляется или неправильно указывается корреспондирующий

     счет

     -после  совершения операции на ордере  не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»

     -отсутствуют  необходимые подписи и печати

     отсутствуют росписи получателей денежных средств 

     Все поступления и выдачи наличных денег предприятия на ООО Хадо.  учитываются в кассовой книге.  ООО Хадо ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество  листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира . Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так , чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______» (сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера).

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу . Ежедневно в конце рабочего дня , кассир подсчитывает итоги операций за день , выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Типичные  ошибки при заполнении кассовой книги:

     -не  проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;

     -не  всегда проставляется сумма остатка  денег на начало дня;

     -ошибки  при подсчете итоговых сумм  и остатка;

     -иногда  записи ведутся помесячно, вместо  того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

     2.2 Синтетический и аналитический учет денежных средств

     При синтетическом учёте денежных средств  в кассе предприятия существует счёт 50 «Касса» По дебету счёта отражаются поступления денежных средств в кассу, по кредиту - выплата денежных средств из кассы предприятия. Для установления денежного состояния предприятия проводится инвентаризация денежных средств и расчётных отношений  с другими предприятиями, банками, бюджетом, дебиторами и кредиторами. Инвентаризация представляет собой способ выявления фактического наличия  денежных средств и расчётов на определённый момент. Осуществляется она с помощью переписи в натуре средств и выверки расчётов. Полученные в результате инвентаризации данные сопоставляются с данными бухгалтерского учёта.

     Учет  кассовых операций ведет согласно перечню типовых форм, приведенных в таблице 2.1

     Таблица 2.1

     Перечень  типовых регистров  единой журнально-ордерной формы по учету кассовых операций