Совершенствование учета инвентаря, хоз принадлежностей и спецодежды

Сальдовая ведомость ф. 608-АПК составляется для осуществления контроля за наличием материальных ценностей в количественном и суммовом выражении по местам их постоянного и временного хранения в разрезе материально ответственных лиц. Данная ведомость открывается бухгалтером по учету материальных ценностей в начале отчетного периода (год, месяц) на каждый субсчет, на котором ведется учет материальных ценностей, в бухгалтерии организации. По строкам в Ведомости отражается наличие (остатки) материальных ценностей в количественном и стоимостном выражении. По столбцам отражается количество и стоимость материальных ценностей, закрепленных за материально ответственными лицами. Записи в данную Ведомость производятся на основании информации Отчетов о движении продуктов и материалов (форма 215-АПК). По наименованиям материальных ценностей, по которым не было движения в отчетном месяце, остатки переносятся с ведомости за прошлый отчетный период. Итоги Ведомости ф. 608-АПК в стоимостном выражении ежемесячно сверяются с остатками, выведенными на конец месяца по соответствующим счетам (субсчетам) учета материальных ценностей.

3. Синтетический  и аналитический учет инвентаря, хозяйственных принадлежностей  и специальной одежды.

Для синтетического учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей в составе счёта 10 «Материалы» предусмотрен субсчёт 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Стоимость этих предметов при фактическом расходе полностью списывается на счета учета затрат на производство следующими бухгалтерскими записями: дебет 20, 23, 25, 26 и кредит 10/9. В целях контроля за использованием хозяйственного инвентаря целесообразно вести его учет в количественно-сортовом выражении по местам эксплуатации и материально ответственным лицам в инвентарной книге или инвентарной описи. Для контроля за наличием и движением инвентаря бухгалтерия составляет оборотные ведомости по каждому месту эксплуатации и материально ответственному лицу.

Для синтетического учета наличия и движения специальной оснастки и специальной одежды в составе счёта 10 «Материалы» предусмотрены субсчёта: 10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», 11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». При передаче указанных предметов со склада в эксплуатацию составляется бухгалтерская запись: дебет 10.11 и кредит 10.10 на сумму переданных в эксплуатацию предметов по цене приобретения. Перенос стоимости специальной оснастки и специальной одежды, переданной в эксплуатацию, в зависимости от принятой в организации учетной политики, может производиться следующим образом:

• 100% при передаче в эксплуатацию;
• 50% при передаче в эксплуатацию и оставшиеся 50% при списании выбывших из эксплуатации отдельных предметов в составе оборотных средств на основании акта на их списание.

Стоимость специальной одежды погашается исходя из срока ее службы.

В соответствии с принятой учетной политикой отдельные предприятия и организации при передаче отдельных предметов в составе оборотных средств со склада в эксплуатацию могут начислять амортизацию (износ). Для учета начисления амортизации отдельных предметов в составе оборотных средств в рабочем плане счетов целесообразно предусмотреть специальные субсчета либо аналитические счета в составе счета 10.

Стоимость отдельных предметов в составе средств в обороте переносится на счета учета затрат на производство, расходов на реализацию в следующем порядке:

• по специальным инструментам и специальным приспособлениям (инструменты и приспособления целевого назначения, штампы, пресс-формы и подобные им предметы) – в соответствии с нормативными ставками, которые рассчитываются исходя из сметы расходов на их изготовление (приобретение) и срока их полезного использования до двух лет;
• стоимость специальных инструментов и специальных приспособлений, предназначенных для индивидуальных заказов, погашается в момент передачи их в производство данного заказа;
• по приспособлениям целевого назначения (сосуды для выплавки стекла, фильеры, фильерные питатели, катализаторные сетки твердого агрегатного состояния и другие аналогичные приспособления целевого назначения), изготовленным из сплавов драгоценных металлов – в соответствии с нормативными ставками, которые рассчитываются исходя из части стоимости приспособлений, приходящихся на экономически обоснованные технологические потери драгоценных металлов, в течение нормативного срока их службы. При выбытии данных приспособлений в результате непригодности оставшаяся часть их стоимости относится на финансовые результаты. Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы, принимаются к бухгалтерскому учету в порядке, установленном законодательством;
• по остальным предметам – в соответствии с учетной политикой организации.

Аналитический учет специальной оснастки и специальной одежды, находящихся в производстве (эксплуатации), бухгалтерской службой ведется по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости, с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц.

При подготовке показателей для формирования данных бухгалтерской отчетности должны быть учтены особенности учета специальной оснастки и специальной одежды. Специальная оснастка и специальная одежда, приобретаемые организацией у других лиц путем покупки, безвозмездной передачи, поступления в счет вклада в уставный капитал, иным предусмотренным законодательством путем или изготовленные самостоятельно, принимаются к учету по фактической себестоимости, т.е. в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление, исчисленных в порядке.

Учет отпуска специальной оснастки и спецодежды и порядок их включения в затраты производится на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы»:

Передача специальной оснастки и спецодежды в производство в сумме фактических затрат: дебет 10.11, кредит 10.10;

Погашение стоимости специальной оснастки и спецодежды: дебет 20, 23, кредит 10.11.

Предусмотрено несколько способов погашения стоимости специальной оснастки и специальной одежды :

1) Для специальной оснастки:

– списание стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг). Сумма погашения стоимости определяется исходя из натурального показателя объема продукции в отчетном периоде и соотношения фактической себестоимости объекта специальной оснастки к предполагаемому объему выпуска продукции за весь ожидаемый срок его полезного использования. Данный срок рекомендуется применять для тех видов специальной оснастки, срок полезного использования которой зависит от количества выпущенной продукции, например штампы, пресс-формы и т.п.;

– при линейном способе сумма погашения стоимости определяется исходя из фактической себестоимости объекта специальной оснастки и норм, исчисленных исходя из сроков полезного использования этого объекта. Данный способ рекомендуется применять для тех видов специальной оснастки, физический износ которых непосредственно не связан с количеством выпущенной продукции, например стапельная оснастка, шаблоны, контрольно-испытательная аппаратура и т.п.

Применение одного из способов погашения стоимости по группе однородных объектов специальной оснастки производится в течение всего полезного использования объектов, входящих в эту группу.

Стоимость специальной оснастки, предназначенной для индивидуальных заказов или используемой в массовом производстве, разрешается полностью погашать в момент передачи в производство.

2) Для специальной одежды: линейный способ погашения стоимости  применяется со сроком полезного  использования спецодежды свыше 12 месяцев. Допускается производить  единовременное списание стоимости  специальной одежды, срок эксплуатации  которой согласно нормам выдачи  не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи сотрудникам организации.

Погашение стоимости приобретенной специальной оснастки и специальной одежды производится ежемесячно.

Аналитический учет специальной оснастки и специальной одежды, находящихся в производстве (эксплуатации), бухгалтерской службой ведется по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц.

Аналитический учет ведется, как правило, в книгах по форме оборотных ведомостей или в электронном виде, обеспечивающих получение необходимой информации по учету движения специальной оснастки и специальной одежд.

4. Пути совершенствования инвентаря, хозяйственных принадлежностей и специальной одежды.

Разновидностью товарно-материальных ценностей, на которые установлен особый порядок списания на затраты, является спецодежда и спецоснастка. Каждая позиция спецодежды и спецоснастки обладает своими параметрами списания: сроком полезного использования, который исчисляется в месяцах, способом погашения стоимости (линейный, пропорционально объему продукции либо погашение стоимости в момент передачи для эксплуатации), способом отражения расхода в затратах. Есть два пути списывания стоимости спецодежды и спецоснастки: единовременно в момент передачи в эксплуатацию и списывание в течение всего срока использования. При списывании стоимости в течение всего срока эксплуатации, стоимость в автоматическом режиме погашает регламентная операция закрытия месяца. Когда спецодежда и спецоснастка передается в эксплуатацию, ее продолжают учитывать специальные забалансовые счета до фактического выбытия. Есть возможность вернуть спецодежду и спецоснастку из эксплуатации обратно на склад, выполнить передачу между материально-ответственными лицами и списать по причине полного износа либо из-за факта порчи.

Внедрение программы "1С " способствует комплексному решению многих сложных проблем учета, в том числе и такой рутинной как учет спецодежды, спец инвентаря и т.п. В последнем обновлении программного продукта учтены все последние изменения методологии учета такого рода хозяйственных операций. Аналитический учет спецодежды и спец инвентаря организован с использованием двух субсчетов счета 10 "Материалы": счет 10.10 "Спецоснастка и спецодежда на складе" и 10.11 " Спецоснастка и спецодежда в эксплуатации". Поступление спецодежды и инвентаря оформляется соответствующим документом, после проведения которого в бухгалтерском учете формируются проводки по дебету счета учета спецодежды и инвентаря на складе (Дебет 10.10) и НДС (18) в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с поставщиками (60)

Все исходные данные о поступающем элементе заносятся пользователем в момент принятия к учету в справочник "Материалы", в котором при наличии флага "Это спецодежда или инвентарь" для детализации исходной учетной информации становится доступной закладка "Спецодежда и инвентарь", в диалоге которой проставляются следующие значения:

1. "Срок эксплуатации" – содержит срок полезного использования в месяцах;

2. "Списать сразу на  затраты" – предполагает вариант учета спецодежды и инвентаря, срок полезного использования которых менее 12 месяцев в виде списания с бухгалтерского учета в момент выдачи МПЗ:

Дебет 10.11 Кредит 10.10

Дебет 20,23,25,26,44 Кредит 10.11

Одновременно (при наличии флага "Учесть в управленческом учете") формируются проводки по забалансовым счетам с аналитикой по материально-ответственным лицам.

3. "Начислять амортизацию (износ)" – предполагает вариант учета спецодежды и инвентаря, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в виде погашения стоимости частями:

Дебет 20,23,25,26,44 Кредит 10.11 – в сумме месячного погашения стоимости по выбранному пользователем способу (из двух предложенных в справочнике "материалы"):

• линейный (пропорционально сроку полезного использования);

• пропорционально объему выпущенной продукции.

Погашение стоимости и по балансовому, и по забалансовому учету спецодежды и инвентаря производится автоматически с помощью документа "Начисление амортизации".

Порядок погашения стоимости для линейного способа осуществляется следующим образом: первоначальная стоимость спецодежды (инвентаря) умножается на коэффициент, который равен 1/п, где п - срок полезного использования в месяцах.

Применение способа погашения стоимости пропорционально объему выпущенной продукции официальными источниками рекомендуется для тех видов специальной оснастки, срок полезного использования которой непосредственно связан с количеством выпущенной продукции (работ, услуг). Это, например, штампы, пресс-формы, прокатные валики и т. п. В связи с тем, что специфика строительной деятельности не предполагает сопоставление погашения стоимости спецприспособлений и объектов строительства в количественном выражении, такой способ погашения стоимости применим для учета вспомогательных производств, продукция которых используется в процессе выполнения строительно-монтажных работ.

Порядок погашения стоимости для способа пропорционально объему выпущенной продукции в программе реализован применительно к счету 23 "Вспомогательное производство". Пользователем задается максимально возможный объем выпуска единиц продукции в количественном измерении с использованием конкретной единицы инвентаря. При этом если конкретный инвентарь используется для выпуска нескольких видов продукции, то указывается максимально возможный общий объем выпуска – с учетом выпуска всех изделий. Виды изделий (одно или несколько), изготавливаемые вспомогательным производством, выбираются пользователем также в справочнике "Материалы". Алгоритм погашения стоимости следующий: определяется коэффициент (отношение первоначальной стоимости приспособления к общему объему выпуска продукции, указанному в справочнике "материалы"). Далее сумма кредитовых оборотов по счету 23 в количественном выражении (данные берутся из проводок по документу "Акт по вспомогательному производству") по всем изделиям, выпускаемым в текущем месяце с использованием приспособления, умножается на определенный выше коэффициент. Затем исчисленная сумма погашения стоимости автоматически распределяется по всем выпускаемым с применением конкретного спецприспособления изделиям в зависимости от удельного веса количества каждого изделия в общем количестве изделий, выпускаемых с использованием приспособления. Аналитическая информация формируется по количеству, первоначальной стоимости, сумме износа, проценту износа, остаточной стоимости в виде сводной таблицы в зависимости от выбранных пользователем исходных данных. Также имеются отчетные формы "Личная карточка учета инвентаря" и "Личная карточка учета спецодежды" в разрезе сотрудников. Доступна функция детализации отчетных данных до уровня документа, содержащего хозяйственную операцию по движению ТМЦ, представленную в отчете.