Совершенствование методик ревизии и учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «щучинагропродукт» щучинского района гродненской области

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИК РЕВИЗИИ И УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В СПК «ЩУЧИНАГРОПРОДУКТ» ЩУЧИНСКОГО РАЙОНА ГРОДНЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете  большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных  подотчетным лицом с наличными  денежными средствами предприятия, а также оперативное получение  информации об остатках на соответствующих  счетах.

Расчеты через подотчетных  лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться  и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс  расчетов с подотчетными лицами. Поэтому  бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при  организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Нужно отметить, что практически  ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не следует рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговых органов.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования  методики и организации проведения проверок. Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 г. №510 (в ред. от 26.07.2012 г. №332) «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:

- впервые определен закрытый  перечень всех контролирующих  и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;

- введен запрет на проведение  проверок вновь зарегистрированных  субъектов хозяйствования в течение  двух лет со дня их государственной  регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень  которых приведен в Указе, может  быть назначена только внеплановая  проверка таких субъектов.

- ограничен период проведения  проверок – не более чем  за 3 года, предшествующих началу  проверки. Такое ограничение позволит  минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность  субъектов хозяйствования. Сам же  срок проверки юридических лиц  не может превышать 30 рабочих  дней, а индивидуальных предпринимателей  – 15 рабочих дней и др.

Создание информационной аналитической системы контрольно-надзорной  деятельности позволит реализовать  концепцию единого информационного  пространства контрольных органов.

Проанализировав организацию  учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «Щучинагропродукт», нельзя не отметить некоторые недостатки и трудности, существующие в практике данного предприятия.

С помощью проверки предоставленной  первичной документации были выявлены следующие недостатки:

    • отсутствие  реквизитов;

    • отсутствие  подписей руководителя организации,  бухгалтера, подотчетных лиц;

    • отсутствие  подписей в командировочных удостоверениях;

    • небрежное  заполнение;

Результаты исследования позволяют сформулировать основные направления совершенствования  учёта расчетов с подотчетными лицами:

   1. Своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы.

   2. Документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат.

   3. Контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

   4. Укрепление внутрихозяйственного  контроля расчетов с подотчетными   лицами.

 Одним из недостатков бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в СПК «Щучинагропродукт» является недостаточный уровень его автоматизации. При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет и ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведение автоматизированного  учета в большинстве случаев  само собой исключает неправильное разнесение первичных данных в учетные  регистры, поскольку корректность бухгалтерских  записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность  допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данных.

В СПК «Щучинагропродукт» согласно учетной политике используется программа для оперативного и бухгалтерского учёта «БЭСТ». Однако для усовершенствования и облегчения учета расчетов с подотчетными лицами предлагается установить следующие последние версии программ, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета: Ветразь, Галактика, Нива-СХП, «1С: Предприятие».

В СПК «Щучинагропродукт» необходимо утвердить перечень лиц, находящихся в трудовых отношениях с предприятием и имеющим право получать денежные средства из кассы для осуществления хозяйственной деятельности, что позволит избежать штрафных санкций при налоговых проверках.

Использование данных предложений  на практике позволит повысить управленческие и контрольные функции учета  расчетов с подотчетными лицами в  СПК «Щучинагропродукт».