Шпаргалка по "Бухгалтерскому учету"

Документация-оформление хозяйственной операции документом.

Документ – письменное доказательство того, что хоз. операция совершена или разрешение на ее произведение получено.

Информация об операциях может быть отражена на любом носителе, однако ее копия обязательно должна быть зафиксирована на бумажном носителе, кот. потом предоставляется участникам операции или контролирующим органам.

Значение документов:

1. Осуществление сплошной, непрерывной, первичной регистрации всех хоз. операций, таким образом, документ является единственным источником для отражений в БУ хоз. процессов.

2. Обеспечивает сохранность имущества предприятий.

3. Документы служат основанием для совершения операций.

4. Служит оправданием материально-ответственных лиц в совершенных ими операциях.

5. Юридическое обоснование всех производственных записей в учете, следовательно, они приобретают доказательную силу при возникновении спорных дел с разными организациями и лицами.

6. Служат основным источником сведений для последующего контроля за хозяйственной деятельностью.

7. Законность.

36. Классификация документов.

I. По назначению

1.1. Распорядительные - документы, содержащие право на совершение строго определенных хоз. операций. Например, доверенность.

1.2.Исполнительные (оправдательные) – подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Например, расходный кассовый ордер.

1.3. Бух. оформления – документы, которые служат для оформления бух. записей с целью дальнейшего использования в процессе. Например, справка-расчет отклонений плановой себестоимости выпуска готовой продукции от фактической.

1.4. Комбинированные – сочетает признаки трех предыдущих. Например, авансовый отчет.

II. По содержанию хоз.операций

2.1. Материальные – служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей.

2.2. Денежная – для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами.

2.3. Расчетная – для оформления расчетных взаимоотношений.

III. По времени составления

3.1. Первичные – в момент составления. Например, приходный кассовый ордер

3.2. Сводные – для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени. Например, товарный отчет, кассовый отчет.

IV. По объему информации

4.1. Разовые – фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. Например, акт на списание основных средств.

4.2. Накопительные – формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени.

V. По месту составления

5.1. Внутренние – составляются и используются внутри организации. Например, приходный ордер.

5.2. Внешние – поступают или уходят в другие организации. Например, товарно-транспортная накладная.

VI. По способу заполнения

6.1. Заполняемые вручную

6.2. При помощи ЭВМ

VII. По структуре (порядок расположения реквизитов)

7.1. Табличные

7.2. Анкетные

7.3. Комбинированные

37. Реквизиты документов.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы. Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф, куда заносят сведения о хоз. операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами.

Реквизит - единая, неделимая, строго оговоренная часть документа.

Реквизиты подразделяются:

1) обязательные – наименование документа, организаций; содержание хоз. операции; измерители операций; код док-та; личные подписи должностных лиц.

2) необязательные – для усиления контрольного, познавательного и оперативного значения (№ док-та, печать).

Для удобства чтения документы реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак, печатаются типографическим способом.

38. Исправление ошибочных записей в документах.

1. Корректурный способ. Ошибку зачеркивают тонкой одной чертой, и надписывается над зачеркнутой (или на полях), правильный текст или сумму, при этом пишется оговорка “Исправленному верить” и подпись производившего исправление и дата.

Данный способ исправления допускается, когда корреспонденция счетов не нарушена или ошибка обнаружена раньше, чем данная бух. запись разнесена в учетные регистры, где уже были подведены итоги.

2. “Красное сторно”.  Для этого ошибочную запись записывают красной пастой, затем обычной пастой составляют правильную запись. При подсчете итогов, суммы записанные красным цветом не считаются или вычитаются. Применятся когда в учетных регистрах итоги подведены и составлен баланс.

3. Дополнительные проводки. Когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало. Применяется если ошибку обнаружили после подсчета итогов. Ошибку исправляют путем составления дополнительной проводки.

39. Хранение документов. Организация работы архива.

Проверенные и обработанные документы группируются.

Группировка- подбор первичных документов в пачки, книги, что позволяет делать записи общими итогами.

На основе группировки первичных документов составляются сводные.

Использованные первичные документы передают на хранение в текущий архив бухгалтерии.

Для архива должно быть отведено место, где главным образом обеспечены: сохранность, удобство.

Документы, представленные в текущий архив бухгалтерии переплетают в книги и тома последовательно. На обложке указывают наименование предприятия, название документа, дата, кол-во листов в книге.

По окончании отчетного года все подшитые документы передают из текущего архива бухгалтерии в постоянный архив предприятия.

При передаче их регистрируют в архивной книге. Дополнительно, при передаче на книге надо написать № и срок хранения.

Общие сроки хранения определены в ФЗ о БУ:

             для первич. док-ов, регистров – не менее 5 лет

             док-ты учетной политики – не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бух. отчетности

Спец. сроки хранения:

         по истечении сроков хранения особо важные док-ты передают в местный гос. архив

     при ликвидации предприятия передать в гос. архив

     все остальные сжигают или сдают в макулатуру.

При передаче или уничтожении составляется Акт.

40. Организация документооборота. Изъятие документов.

Документооборотом называют путь, который проходят документы от момента составления или получения до организаций до сдачи архива.

Этапы документооборота:

       Составление, оформление

       Движение документа по рабочим местам

       Прием документов в бухгалтерии

       Обработка документов

       Сдача в архив

Документооборот по каждому виду док-тов может предоставляться в виде инструкций, таблиц.

График документооборота разрабатывает гл. бух, а утверждает руководитель. В графике учитывается:

       Номер формы учетного документа

       Его назначение

       Срок составления

       Кто составляет, подписывает, ведет записи в документе

       Срок предоставления документов в бухгалтерию (ежедневно, еженедельно…)

       ФИО лица кто принимает, обрабатывает

Каждый работник получает выписку когда он должен отчитаться.

Ответственность за соблюдение графика, качественное заполнение документов, достоверность сведений содержащихся в них, своевременную передачу в бух несут лица подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика несет гл. бух.

Хорошо организ. документооборот явл. важным усл. для своевременного и правильного ведения бух учета.

Изъятие первичных док-тов у организации разрешается органом дознания, предварит следствия, прокуратуры, суда, налог. инспекциям, на основе их постановлений в соответствии с действиями законодателя.

Изъятие документооборота оформляют протоколом, в котором написывают изъятые док-ты (счета фактуры, расчетные ведомости) копия протокола вручается  руководителю или гл. бух под расписку. Гл. бух может снять копии док-тов с разрешения правящих.

В случае пропажи или гибели первичных док-тов руководитель организ назначает комиссию по расследованию причин, утрат и гибели.

Результат работы оформляют актом (если у налоговой возникнут вопросы)

41. Требования, предъявляемые к оформлению документов.

1) к учету принимаются документы, которые составлены по формам, содержащихся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

2) при необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать первичные документы. Допускаются внесения изменений в существующие формы, которые дополняют, детализируют. Главное, чтоб были сохранены основные реквизиты.

3) наличие реквизитов

4) первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операций, в исключительных случаях после ее окончания.

5) в первичном документе должны быть отражены все необходимые сведения: те, которые помогают установить условия и содержание операции.

6) заполненный первичный документ должен обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленных для их хранения в архиве, то есть исправления яркой пастой недопустимы.

7) док-ты заполнятся пастой только черного цвета, иногда синего

8) исправления нежелательны, иногда недопустимы

9) в денежных докуметах сумму указывают прописью и цифрами

Исправлять записи можно спец. приемами.

При заполнении нельзя пропускать свободные строки, если они имеются, то их прочеркивают.

В данных документах суммы указываются цифрами и прописью.

42. Унификация и стандартизация документов.

Унификация - разработка таких форм для оформления однородных операций в различных организациях

Унифицированные формы применяются без изменений. Разработкой занимается Государственный Комитет.

Наряду с унификацией идет стандартизация – установление одинаковых станд. размеров бланков унифицированных документов.

Униф-ция и стандарт-ция позволяют:

1) сократить трудоемкость сбора, измерения инф-ии.

2) облегчить ввод в ЭВМ.

3) устраняет избыточность инф-ии.

4) оказывает влияние на совершенствование форм организ. и развитие методов учета.

43. Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете.

Каждая хоз. операция должна быть отражена в регистре.

Учетные регистры - специальным образом разграфленные листы, в которых производится текущий учет записи хоз. операций. Предназначены для систематизации и накопления информации, кот. содержалась в первичных документах

Учетная регистрация - запись хоз. операций в регистрах.

В учетных регистрах данные систематизируются по определенным признакам.

Данные, в учетных регистрах, являются коммерческой тайной.

44. Классификация учетных регистров.

I. По внешней форме

1.1. свободные листы – отдельные листы, определенным образом разграфленные. «+» - не скреплены между собой, применяются для всех видов учетных записей, просты в изготовлении.

1.2. карточки – свободные, не скрепленные между собой листы бумаги или тонкого картона. Например, личная карточка работника, инвентарная карточка по учету основных средств. «-» - использование ограничено, необходима картотека для хранения, рассчитаны на определенное кол-во записей.

1.3. книги – скрепленные переплетом, положение страниц неизменно. “+”-сохранность,  “-”-ограниченный круг лиц может вести книгу. Например, Кассовая книга, Главная книга.

II. По содержанию

2.1. регистры синтетического учета

2.2. регистры аналитического учета

2.3.смешанные регистры

III. По видам учетных записей

3.1. хронологические – запись по мере их совершения и поступления, обеспечивает полноту учета.

3.2. систематические – применяется для записи однородной по содержанию хоз.операций. Например, счета кассы, р/с.

3.3. комбинированные (и то, и другое)