Розкриття поняття документації

     Прийнята  підприємством облікова політика оформляється відповідним організаційно-розпорядчим  документом (зазвичай наказом) підприємства.

     Кожне підприємство встановлює облікову політику самостійно виходячи зі своєї структури, галузі та інших особливостей діяльності. Разом з тим облікова політика підприємства не повинна суперечити Закону про бухоблік та чинним П(С)БО. Також має бути дотримано одну найважливішу умову — єдність облікової політики на підприємстві. Це означає, що принципи, методи та процедури, передбачені обліковою політикою підприємства, повинні безапеляційно застосовуватися всіма його філіями, представництвами, відділеннями та іншими відокремленими підрозділами (уключаючи виділені на окремий баланс) незалежно від місця їх розташування.

     Принцип послідовності вимагає щоб прийнята підприємством облікова політика застосовувалася  послідовно із року в рік, а її перегляд допускається лише у випадках, прямо  передбачених П(С)БО. Такі випадки змін в обліковій політиці підприємства обумовлено в пункті 9 П(С)БО 6.

     Так облікова політика може змінюватися тільки, якщо: 1) змінюються статутні вимоги (для підприємств державного та комунального секторів економіки — вимоги установчих документів підприємства). Наприклад, необхідність унесення змін до облікової політики може бути викликано реорганізацією, зміною власників, зміною видів діяльності підприємства тощо, що зафіксовано внесеними змінами до статуту (установчого договору) підприємства;

     2) змінюються вимоги органу, який здійснює функції з державного регулювання методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності (для підприємств державного та комунального секторів економіки — ще й органу управління). 
 

Розробка  та затвердження облікової  політики підприємства. 

     Документом, в якому фіксуються положення  облікової політики, є наказ або  розпорядження керівника підприємства, який складається на кожний наступний  звітний рік. Складання наказу, що затверджує на поточний рік прийняту методологію бухгалтерського обліку та його організацію вимагається  Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність  в Україні".

     Наказ про облікову політику — це документ внутрішнього користування, який підписують особи, що мають право першого та другого підпису (традиційно — керівник та головний бухгалтер або бухгалтер). При складанні наказу, крім факторів нормативно-правового характеру, необхідно також враховувати: юридичний статус підприємства (форма власності та організаційно-правова форма), галузеву специфіку підприємства, наявність кваліфікованих бухгалтерських кадрів та ін. Сам наказ має повно відображати особливості організації та ведення бухгалтерського обліку і складання звітності на підприємстві. Форма та зміст наказу на сьогодні не регламентуються.¹⁰

     Наказ може містити такі розділи:

1. Нормативи та методичні принципи бухгалтерського обліку.
2. Техніка бухгалтерського обліку.
3. Організація бухгалтерського обліку.

     У першому розділі наказу (розпорядження) відображаються: нормативна база, що регулює  методологію, техніку та організацію  ведення бухгалтерського обліку та складання звітності (вказують перелік  основних документів, якими необхідно  керуватися); зміни облікової політики, межі істотності та операційного циклу, порядок оцінки необоротних активів, терміну функціонування, нарахування  і відображення амортизації; порядок  обліку та методи оцінки запасів і  транспортно-заготівельних витрат; види створюваних резервів; визнання доходів і витрат, фінансових результатів  та порядок розподілу прибутку.

     У другому розділі наказу (розпорядження) затверджують робочий план рахунків, форми обліку на підприємстві, графік (план) документообороту, порядок ведення  аналітичного обліку, форми бухгалтерських документів (якщо немає стандартних), організацію та порядок проведення інвентаризації, організацію управлінського обліку і контролю (внутрішнього аудиту), перелік та порядок складання  і подання оперативної, бухгалтерської (фінансової) та статистичної звітності, стан та розвиток комп'ютеризації облікових  робіт.

     У третьому розділі, пов'язаному з  організацією бухгалтерського обліку, визначають організаційну структуру  бухгалтерської служби (апарату бухгалтерії); встановлюють відповідальність за організацію  обліку на підприємстві, порядок призначення  та звільнення головного бухгалтера, працівників апарату бухгалтерії; взаємовідносини центральної бухгалтерії  з обліковим апаратом структурних  підрозділів; визначають напрями соціального  розвитку апарату бухгалтерії.

Типовий наказ про облікову політику підприємства виглядає так: 

                                        НАКАЗ №1 

Керуючись Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність  в Україні" від 16.07.99 р. №996-XIV (далі - Закон про бухоблік), затвердженими  МФ України положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, інструкціями та іншими нормативними актами, які  регулюють порядок ведення бухгалтерського  обліку, складання та подання фінансової звітності, виконуючи вимоги, передбачені  Статутом підприємства, з метою отримання  прибутків та задоволення матеріальних та інших соціальних потреб працівників  підприємства, наказую:

Здійснити організаційні заходи щодо порядку  ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, складання та подання  звітності.

Створення організаційної основи бухгалтерського  обліку на підприємстві належить до компетенції  власників та передбачає встановлення відповідних обов'язків його керівника  та працівників бухгалтерії:

1. Для  забезпечення ведення бухгалтерського  обліку на підприємстві і на  виконання пункту 4 статті 8 Закону  про бухоблік встановити з 1 січня 2011 року таку форму організації бухгалтерського обліку:

1.1. Бухгалтерський  облік здійснюється бухгалтерією  підприємства, яку очолює головний  бухгалтер: 

1.1.1. Головний  бухгалтер підприємства може  мати заступника (заступників). Їх  кількість визначається штатним  розписом підприємства.

1.1.2. Кількісний  та якісний склад бухгалтерії  визначається штатним розписом  і затверджується окремим наказом  керівника підприємства.

2. Встановити, що права й обов'язки головного  бухгалтера та всіх посадових  осіб бухгалтерії визначаються  Законом про бухоблік, цим наказом  та затвердженими посадовими  інструкціями:

2.1. Відповідно  до пункту 7 статті 8 Закону про  бухоблік, головний бухгалтер підприємства:

2.1.1. Забезпечує  дотримання на підприємстві встановлених  єдиних методологічних засад  бухгалтерського обліку, складання  й подання у встановлені строки  фінансової звітності; 

2.1.2. Організує  контроль за відображенням на  рахунках бухгалтерського обліку  всіх господарських операцій (йому  відомих);

2.1.3. Бере  участь в оформленні матеріалів, пов'язаних із недостачею та  відшкодуванням втрат від недостачі,  крадіжок і псування цінностей  підприємства;

2.1.4. Забезпечує  перевірку стану бухгалтерського  обліку у філіях, представництвах,  відділеннях та інших відокремлених  підрозділах підприємства (якщо  вони є);

2.1.5. Розробляє  та забезпечує дотримання єдиних  організаційних та методичних  основ ведення бухгалтерського  обліку всіма структурними підрозділами  підприємства.

2.2. Розпорядження  головного бухгалтера, які стосуються  становлення та здійснення бухгалтерського  обліку на підприємстві, є обов'язковими  до виконання усіма структурними  підрозділами й всіма працівниками  підприємства.

2.2.1. Цим  наказом головний бухгалтер наділяється  правом другого підпису, який  він ставить на первинних бухгалтерських  документах, реєстрах бухгалтерського  обліку та відповідних звітах.

2.3. Головний  бухгалтер несе особисту відповідальність  перед керівником підприємства, призначеним на відповідну посаду  власником(ми) підприємства, згідно  з переліком питань, наведених  у пункті 2.1 цього наказу.

2.3.1. За  відсутності головного бухгалтера  вищезазначені (див. п. 2.1 цього  наказу) обов'язки та відповідальність  покладаються на його першого  заступника.

2.3.2. У  разі відсутності з поважних  причин і головного бухгалтера, і його першого заступника - на  іншого працівника бухгалтерії,  згідно з окремим письмовим  розпорядженням керівника підприємства.

2.3.3. Відповідальність  інших працівників бухгалтерії  регулюється посадовими інструкціями, які затверджуються керівником  підприємства.

3. Затвердити  перелік посадових осіб, які наділяються  правом дозволу на проведення  господарських операцій. Зразки підписів відповідних осіб за переліком затверджуються окремим наказом керівника та доводяться до відповідних структурних підрозділів. Затвердити перелік посадових осіб, яким дозволено отримувати та видавати товарно-матеріальні цінності. Зразки підписів відповідних посадових осіб за переліком затверджуються окремим наказом керівника та доводяться до відповідних структурних підрозділів. Затвердити перелік посадових осіб, які складають звітність, за її призначенням згідно з вимогами Закону про бухгалтерський облік, національних стандартів (положень) бухгалтерського обліку, звітності з обліку податків та платежів. 

4. З метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку й звітності проводити інвентаризацію майна й фінансових зобов'язань, відповідно до статті 10 Закону про бухоблік та інших нормативних документів:

4.1. Інвентаризація активів і зобов'язань, під час якої перевіряються їх наявність, документальне підтвердження і стан та дається оцінка, визначається ефективність застосування окремих принципів, методів і процедур бухгалтерського обліку і розробляються пропозиції щодо зміни окремих параметрів облікової політики на наступний звітний період (рік), проводиться перед складанням річної фінансової звітності підприємства, орієнтовно з ____ до __________, в обов'язковому порядку. Точний час і порядок її проведення, відповідальні особи визначаються керівником підприємства окремим письмовим розпорядженням (наказом) керівника;

4.2. У всіх інших випадках об'єкти й періодичність проведення інвентаризації визначаються керівником підприємства на підставі чинного законодавства у міру необхідності. Час та перелік інвентаризації об'єктів визначаються окремим письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства.

4.3. Для проведення інвентаризаційної роботи (планових та незапланованих інвентаризацій активів та зобов'язань, списання основних засобів, малоцінки, інших матеріальних цінностей тощо) затвердити постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі: головний інженер - голова комісії; старший бухгалтер - член комісії; менеджер з продажів - член комісії; менеджер виробничо-технічного відділу - член комісії.

4.3.1. Права й обов'язки та завдання, які покладаються на членів постійно діючої інвентаризаційної комісії, визначені Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. №69.

4.3.2. Додатково до завдань, обумовлених Інструкцією 69, на постійно діючу інвентаризаційну комісію покладаються завдання: з визначення ефективності застосовуваних на підприємстві принципів, методів і процедур облікової політики; з проведення робіт щодо оцінки активів та зобов'язань; з розробки та затвердження пропозицій щодо їх зміни на наступний звітний рік, проведення внутрішнього контролю на підприємстві.

5. Загальну відповідальність за ведення податкового обліку покласти на заступника головного бухгалтера з питань оподаткування.

Закріпити за окремими працівниками бухгалтерії  конкретні ланки обліку:

5.1. Виписування податкових накладних та ведення книг обліку продажу та придбання доручити бухгалтеру.

5.2. Ведення підрахунку валових доходів та валових витрат покласти на бухгалтера. Облік валових доходів та валових витрат здійснювати за окремими розрахунками у форматі діючої звітності про прибуток підприємства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Висновки 

     Документація  є важливим елементом методу бухгалтерського  обліку. Зазначимо, що жодна господарська операція не може бути відображена  в обліку без належного її оформлення відповідним первинним документом. Це спосіб первинного спостереження  за господарськими операціями і обов'язкова умова відображення їх в обліку.¹¹ Від своєчасності складання і якості документів значною мірою залежить правильність показників бухгалтерського обліку і звітності.