Розкриття поняття документації

     Неправильне складання документів (а тим більше їх відсутність) - одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими  органами, контрагентами, працівниками. За відсутності належним чином оформлених документів підприємство стикається з  необхідністю доведення факту здійснення певних господарських операцій за допомогою  інших наявних документів, що досить часто виявляється складним завданням.

     Нечітка організація роботи з документами  призводить до зниження якості їх оформлення, збільшення строків опрацювання  інформаційних даних, затримки проходження  документів і їх виконання, відсутності  контролю за виконавцями, надмірності  документообороту. Все це знижує інтенсивність  діяльності підприємства, якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти, призводить до фактичної некерованості підприємством.

     Для організації ефективної обробки  великої кількості документів і  особливостей їх складання бухгалтер  повинен вміти їх класифікувати. Крім того, правильна класифікація документів є основою раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.

     Бухгалтерські документи можна класифікувати  за багатьма ознаками, основні з  яких наведено в табл.1. 

Таблиця 1. Класифікація первинних документів у бухгалтерському  обліку

 

     Особливе  місце серед документів займає нечисленна, але важлива для облікового підрозділу підприємства організаційно-розпорядча документація, яка забезпечує як організацію  роботи бухгалтерської служби (Положення  про бухгалтерську службу, посадові інструкції посадових працівників), так і правову основу господарських  операцій (накази або розпорядження, акти перевірок, протоколи засідань тощо).⁶

     Важливими є також уніфіковані документи, призначені для оформлення ряду господарських  операцій на всіх підприємствах незалежно  від галузі народного господарства (касові та банківські документи, документи  для розрахунків з підзвітними  особами тощо). Уніфіковані документи  передбачають наявність відповідних  бланків.

     Бланк - друкована форма документу з  реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку може розміщуватися  емблема підприємства, товарний знак та ін. Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів, договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, складаються фінансова, податкова та статистична звітність.

     Обов'язковими є реквізити, передбачені в усіх документах, незалежно від виду останніх. Вони наносяться на стандартні аркуші паперу друкарським способом, за допомогою  комп'ютерних засобів або спеціального штампу, і утворюють бланк документу.

     Якщо  в документі не заповнено хоча б один з обов'язкових реквізитів, то він вважається недоброякісним і  не може бути підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському  обліку, оскільки в процесі проведення перевірок контролюючими органами такі документи не будуть визнаватися  підтверджуючими у здійсненні господарських  операцій. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Посадові інструкції для головного бухгалтера 

     Відповідно  до ст. 29 Кодексу законів про працю  до початку роботи працівникові за трудовим договором власник або  уповноважений ним орган зобов’язаний:

     а) роз’яснити йому права та обов’язки й про інформувати під розписку про умови праці, наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їхнього впливу на здоров’я , його права на пільги і компенсації за роботу в таких відповідно до законодавства і колективного договору;

     б) ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним  договором;

     в) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для  роботи засобами, зокрема оргтехнікою;

     г) проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці  й пожежної безпеки.

     Аби виконати перший із перелічених обов’язків, роботодавець затверджує посадові інструкції. Під час підготовки керуються  Довідником кваліфікаційних характеристик  професій працівників.

     На  підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція. Типова посадова інструкція головного бухгалтера комерційного підприємства виглядає таким чином:

I. Загальні положення

Головний  бухгалтер належить до професійної  групи "Керівники".

Призначення на посаду головного бухгалтера та звільнення з неї здійснюється наказом  керівника підприємства з дотриманням  вимог Кодексу законів про  працю України та чинного законодавства  про працю.

Головний  бухгалтер безпосередньо підпорядковується  керівнику підприємства.

Головний  бухгалтер здійснює керівництво  працівниками бухгалтерії підприємства.

II. Завдання та обов'язки

Головний  бухгалтер:

Забезпечує  ведення бухгалтерського обліку, дотримуючись єдиних методологічних засад, встановлених Законом України "Про  бухгалтерський облік та фінансову  звітність в Україні", з урахуванням  особливостей діяльності підприємства і технології оброблення облікових  даних.

Організує роботу бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського  обліку всіх господарських операцій.

Вимагає від підрозділів, служб та працівників  забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

Вживає  всіх необхідних заходів для запобігання  несанкціонованому та непомітному  виправленню записів у первинних  документах і регістрах бухгалтерського  обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну.

Забезпечує  складання на основі даних бухгалтерського  обліку фінансової звітності підприємства, підписання її та подання в установлені  строки користувачам.

Здійснює  заходи щодо надання повної, правдивої  та неупередженої інформації про  фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства.

Бере  участь у підготовці та поданні інших  видів періодичної звітності, які  передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня у відповідності  з нормативними актами, затвердженими  формами та інструкціями.

За погодженням  з власником (керівником) підприємства забезпечує перерахування податків та зборів, передбачених законодавством, проводить розрахунки з іншими кредиторами  відповідно до договірних зобов'язань.

Здійснює  контроль за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням  матеріальних, трудових та фінансових ресурсів.

Бере  участь у проведенні інвентаризаційної  роботи на підприємстві, оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і  псування активів підприємства.

Забезпечує  перевірку стану бухгалтерського  обліку у філіях, представництвах, відділеннях  та інших відокремлених підрозділах.

Організує роботу з підготовки пропозицій для  власника (керівника) підприємства щодо:

визначення  облікової політики підприємства, внесення змін до обраної облікової політики, вибору форми бухгалтерського обліку з урахуванням діяльності підприємства і технології оброблення облікових  даних;

розроблення системи і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів  аналітичного обліку, звітності і  контролю господарських операцій;

визначення  прав працівників на підписання первинних  та зведених облікових документів;

вибору  оптимальної структури бухгалтерської служби та чисельності її працівників, підвищення професійного рівня бухгалтерів, забезпечення їх довідковими матеріалами;

поліпшення  системи інформаційного забезпечення управління та шляхів проходження обробленої інформації до виконавців;

впровадження  автоматизованої системи оброблення даних бухгалтерського обліку з  урахуванням особливостей діяльності підприємства чи удосконалення діючої;

забезпечення  збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, залучення  кредитів та їх погашення;

виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених  підрозділів підприємства та включення  їх показників до фінансової звітності  підприємства.

Керує працівниками бухгалтерського обліку підприємства та розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки.

Знайомить цих працівників із нормативно-методичними  документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а  також із змінами в чинному  законодавстві.

III. Права

 Головний  бухгалтер має право:

Діяти від імені бухгалтерії підприємства, представляти інтереси підприємства у  взаємовідносинах зі структурними підрозділами та іншими організаціями з господарсько-фінансових та інших питань.

В межах  своєї компетенції підписувати  та візувати документи.

Самостійно  вести листування зі структурними підрозділами підприємства, а також з іншими організаціями з питань, які належать до компетенції бухгалтерії та не вимагають рішення керівника  підприємства.

Вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені  цією інструкцією.

Вносити пропозиції керівнику підприємства: про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності посадових  осіб за результатами перевірок; про  заохочення працівників, що відзначилися.

В межах  своєї компетенції повідомляти  керівнику підприємства про всі  виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

Вимагати  та отримувати у керівників структурних  підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання  його посадових обов'язків.

Залучати  фахівців усіх структурних підрозділів  до виконання покладених на нього  завдань.

Вимагати  від керівника підприємства (інших  керівників) сприяння у виконанні  обов'язків і реалізації прав, що передбачені цією посадовою інструкцією.

IV. Відповідальність