Розкриття поняття документації

     На  відміну від разових накопичувальні документи можуть бути підставою для відображення в обліку тільки після того, як у них записано останню операцію і підраховано підсумок всіх операцій (записів).²

     Використання  накопичувальних документів має  важливе значення для скорочення кількості бухгалтерських записів  на рахунках і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте  застосування накопичувальних документів можливе тільки тоді, коли не вимагається  щоденне відображення господарських  операцій в обліку. 

     IV.За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

• Внутрішніми називають документи, які складають безпосередньо в господарстві (касові ордери, обліковий лист тракториста-машиніста і т. ін.).
• Зовнішні — це такі документи, що надходять у дане господарство від інших підприємств, організацій та установ {виписки банку, рахунки постачальників та ін.).

     V.Залежно від кількості відображуваних об'єктів документи поділяють на однопозиційні і багатопозиційні.

• В однопозиційний документ записують господарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, за рахунками з однією особою, витратами на один об'єкт тощо (наприклад, касовий ордер та ін.).
• Багатопозиційні документи використовують для відображення операцій з кількома видами цінностей, за розрахунками з різними особами, витратами на кілька об'єктів тощо (наприклад, лімітно-забірна карта, розрахунково-платіжна відомість та ін.).

     Розглянута  класифікація стосується документів, які використовують, в основному, при ручному опрацюванні облікових  даних. Застосування сучасних обчислювальних машин веде до заміни звичайних документів іншими носіями економічної інформації, пристосованими до машинної обробки. 
 
 

1.1. Сучасні форми ведення первинної документації у бухгалтерському обліку

     бухгалтерський  облік електронний документообіг 

     Технічний прогрес у суспільстві, що охопив і галузь інформатики, поширився  на документалістику і, зокрема, на документи  й документообіг у бухгалтерському  обліку господарської та фінансової діяльності.

     Електронні  документи і електронний документообіг  уведено в дію у законодавчому  порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

     Законом України "Про електронні документи  та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові  засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

     Бухгалтерський  облік при відображенні операцій, пов'язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими  регулюються ці операції, зокрема, Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законами України "'Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про  зв'язок", "Про обов'язковий  примірник документів", "Про  Національний архівний фонд та архівні  установи", а також іншими нормативно-правовими  актами.

     Державне  регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

• реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
• забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
• нормативно-правове забезпечення технології обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

     Електронний документ - це зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України;

     Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

     Електронний документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання  господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. В разі відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили і, отже, використовуватися  у бухгалтерському обліку.

     Оригіналом  електронного документа  вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберіганні на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа. В разі перетворення його у паперову форму у кількох примірниках кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

     Оригінал  електронного документа повинен  давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному  законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений  у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.³

     Копією  документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством для первинних документів, які відображуються у бухгалтерському обліку.

     Юридична  сила електронного документа та його використання як доказу не можуть бути запереченими виключно через те, що цей документ має електронну форму.

     Електронний документ не може бути застосовано  як оригінал при оформленні таких  операцій:

• одержанні свідоцтва про право на спадщину;
• створенні його лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів ;

     •в  інших випадках, передбачених законом.  Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому  законодавством про господарські договори.

     Електронний документообіг  - це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

     Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого  самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності  згідно із законодавством, зокрема  Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України. Так, оформлення банківських  операцій для клієнтів за електронною  технологією регулюється Національним банком України, документування господарських  операцій і відображення їх у бухгалтерському  обліку та фінансовій звітності - Міністерством  фінансів України і Держкомстатом  України.

     У практиці бухгалтерського обліку електронний  оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків  з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності  до податкових органів тощо.

     Під час фінансового контролю досліджуються  причини порушення правил створення  електронних документів та їх використання (обороту) у фінансово-господарській  діяльності підприємств різної форми  власності.

     Експертне дослідження цілісності електронного документа провадиться перевіркою електронного цифрового підпису.

     Суб'єкти електронного документообігу повинні  зберігати електронні документи  на електронних носіях інформації у  формі, що дає змогу перевіряти їх цілісність на цих носіях.

     Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен  бути не меншим від строку, встановленого  законодавством для відповідних  документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних паперових документів, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. Значної уваги заслуговує архівне зберігання електронних документів з бухгалтерського обліку, до яких є особливі вимоги щодо їх збереження. Так, первинні документи з бухгалтерського обліку, а такими можуть бути й електронні документи, не можна знищувати доти, поки вони не обревізовані, в разі тривалого строку зберігання документів з обліку заробітної плати персоналу (75 років) та ін.

     При зберіганні електронних документів обов'язково слід додержувати таких  вимог:

     • інформація, що міститься в електронних  документах, повинна бути доступною  для її подальшого використання;

• потрібно забезпечити можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
• повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.⁴

     Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати  додержання вимог щодо збереження електронних  документів використанням послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержує законодавство  про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних  документів, подання електронних  документів до архівних установ України  та їх зберігання в цих установах  здійснюються у порядку, визначеному  законодавством.

     Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини суб'єктів електронного докуметообороту. Так, Національний банк України встановлює взаємовідносини  з суб'єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки  України.

     Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних  документів, що містять конфіденційну  інформацію, та встановлюють для них  систему (способи) захисту.

     Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які  встановлено для них законодавством або договорами. Якщо в процесі  організації електронного документообігу виникає потреба у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів  електронного документообігу, що не визначені  законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах. 
 
 
 

1.3. Реальність і перспективи первинних документів 

     Залежно від значення у господарській  діяльності підприємства, документи  виконують різні функції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення  і зберігання інформаційних даних.

     Доказова  функція означає, що документи є  письмовим доказом здійснення господарських  операцій, тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізу господарської  діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторської перевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.

     Особливою є роль документів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. Своєчасне та правильне документування господарських операцій забезпечує контроль за збереженням майна власника.

     Від якості первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку на підприємстві. Тому кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути документально оформлена, оскільки без її підтвердження відповідним  документом вона не може бути відображена  в бухгалтерському обліку. У своїй  роботі кожен бухгалтер повинен  керуватися правилом: "Немає документу - немає запису". Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.⁵