Расчет с подотчетными лицами

 

     2.1. Документальное оформление командировки

     Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

     – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

     – приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

     - командировочное удостоверение  (форма № Т-10).

     Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

     При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение. 

     2.2.Сроки служебных командировок

     Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для  проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации  и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается  в исключительных случаях не более  чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в  который командированы работники.

     Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и  учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется  в специальных журналах по установленным  формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 0 часов и  позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся  за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника  в место постоянной работы.

     2.3. Рабочее время и время отдыха командированного

     На  работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении  из командировки дополнительные дни  отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни  производится в соответствии с действующим  законодательством.

     В случаях, когда по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда  в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией. 

     2.4. Возмещение расходов при служебных командировках

     и оплата суточных

     Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

     – расходы по проезду;

     – расходы по найму жилого помещения,

     – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

     – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением).

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

     а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси);

     б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

     в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

     г) расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями.

     При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация  может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться. При  отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

     Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость  дополнительных услуг, включаемых гостиницами  в счет за проживание, в составе  расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным  за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

     - стоимость завтраков;

     - услуги химчистки;

     - пользование минибаром и т.п.

     Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице.

     Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Например:

      Для большей наглядности предположим, что учетной политикой на 2005 год  на предприятии было предписано оплачивать сверхнормативные командировочные  расходы работников за счет чистой прибыли предприятия, и не включать их в бухгалтерскую себестоимость. По очередной командировке на основании  проездных документов бухгалтер  определил, что работник находился  в пункте назначения 7 суток (с 10.12.2005 по 16.12.2005). К авансовому отчету им был  приложен счет гостиницы на 5 суток  с расшифровкой стоимости: 

      1. Одноместный номер 5*260 1300 рублей

      2. Бронирование 1*50 50 рублей

      3. Телевизор 5*12 60 рублей

      4. Холодильник 5*10 50 рублей

      5. Утюг 2*5 10 рублей

      6. Набор к чаю 3*20 60 рублей

      Итого - 1530 рублей

В бухгалтерском  учете затраты на проживание отразятся  следующим образом. В соответствии с нормами, из-под налогообложения  выводится 5*270 = 1350 рублей и относятся  на себестоимость продукции. Остальные  расходы в соответствии с учетной  политикой относим на прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия (см. Таблица  №6)

. Таблица №6

 

     Суточные  выплачивается командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует  учитывать, что днем отъезда считается  день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы.

     Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в  день.

     При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет  возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная  недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе  на основании данных о дальности  расстояния, условиях транспортного  сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости  создания для работника условий  для отдыха. Командировка за пределы  России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот  же день.

     Если  командированный работник по окончании  рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения  расходы по найму ему возмещаются  в размере расходов, установленных  при найме жилого помещения для  командировок на территории Российской Федерации.

     Вопрос  о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, в  каждом конкретном случае решается руководителем  объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий отдыха.

2.5. Отчет работника о командировке

     В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных в связи с  командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения  кассовых операций).

     Для утверждения и списания израсходованных  подотчетных сумм применяется авансовый  отчет по унифицированной форме  № АО-1.

     Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (билеты на транспорт, счета  на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и  суммы расходов.

     В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг, погашение  задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

     При проверке документов, прилагаемых к  авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный  авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение  осуществляется в день получения  отчета от подотчетного лица. Ознакомившись  с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение  об утверждении величины произведенных  расходов.