Производственные запасы, их роль и значение

     Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

     Для обеспечения контроля за расходованием  материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

     Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

     Порядок документального оформления отпуска  материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

     Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

     Один  экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

     Отпуск  материалов со складов производят в  пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

     Применение  лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

     Если  материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у кладовщика.

     Для учета движения материалов внутри предприятия  применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

     Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

     При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

     Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

     В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

     В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе. [9] 
 

     2.4. Учет производственных  запасов на складах 

     Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов на предприятиях создаются:

      - центральные (базисные) склады, которые  находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Такие склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

      - склады (кладовые) цехов,  филиалов и других подразделений  организации, выполняющие функции промежуточных складов.

     Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

     На  складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Если  в штатном расписании организации  отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

     На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

     Учет  движения и остатков материалов может осуществляться в нескольких  вариантах:

     1. В карточках учета материалов, которые открываются отдельно на каждый номенклатурный номер. Поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

     Карточки  открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

     Запись  в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

     2. В книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

     3. В машинограммах-ведомостях движения и остатков материалов, составляемые в условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

     Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

     В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) представляют в бухгалтерию составленные ими месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.[20]

     При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

     В бухгалтерии все поступившие первичные документы после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

     Первичные документы по движению материалов могут  передаваться сразу на ВУ, минуя бухгалтерию, — в этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВУ.

     Существует  несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии.

     1 вариант. В бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

     2 вариант. Все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам. Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета,  но все равно остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

     3 вариант. Оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором в качестве регистров аналитического учета бухгалтерия использует карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Такой метод один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.