Остояние и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Материально ответственное  лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

• опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
• проверяет весы, мерную тару;
• получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей.

Председатель  комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются: дата поступления товаров; наименование поставщика; дата и номер приходного документа;  наименование товара;  количество товара;  цена товара;  сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Оформляется опись  по аналогии с документами на товарно- материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членом комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

Во время  перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления  всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества, то есть их вещественная и документальная проверки.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально- ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

Вещественная  и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс  достаточно трудоемкий, но действующие  нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур.

При этом обязательно  на выбор проверяется часть таких  товарно-материальных ценностей.

Если выборочной проверкой будут установлены  расхождения между фактическим  наличием и данными, показанными  в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Вес или объем  навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических  расчетов.

В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации оборудования следует кроме наружного  осмотра проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых  товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Товарно-материальные ценности заносятся в инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с учетом вида, количества и других данных. Товарно-материальные ценности пришедшие в негодность  и не списанные в инвентаризационную опись не включаются, по ним составляется акт с указанием времени эксплуатации причин негодности и возможности использования этих предметов для хозяйственных целей.

Автоматизированный  бухгалтерский учет сегодня - повседневная реальность. В начале 90-х это были простые программы, похожие на сложный калькулятор, с функциями не только сложения и вычитания, но и вывода баланса, просто помощник бухгалтеру. Сегодня автоматизация учета сильно расширяет возможности бухгалтера. С помощью средств автоматизации бухучет становится более масштабной задачей, т.к. может использоваться при принятии оперативных решений в реальном режиме времени. В настоящее время разработчиков программного обеспечения  интересует программа, которая позволила бы полностью автоматизировать деятельность предприятия. Эффективная автоматизация бухгалтерского учета - не только вопрос удобства в работе бухгалтера, это тенденция времени.

Каждая организация  в настоящее время использует какое-либо программное обеспечение в качестве инструмента для ведения бухгалтерского учета.

В настоящее время существует множество разнообразных программных средств для автоматизации бухгалтерского учета. Достаточно популярны в настоящее время «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо-Бухгалтер», «Инфин», «Парус», «БЭСТ», др. почти все предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухгалтерского учета. Главным здесь является то, что автоматизация должна осуществляться после разработки модели бухгалтерского сегментарного учета и отчетности, поскольку применение программных технологий к хаотичным элементам не даст положительного результата.

Автоматизированная  форма бухгалтерского учета базируется на методологии бухгалтерского учета и охватывает решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного и технического обеспечения.

Автоматизация бухгалтерского учета не только предоставляет  преимущества, но и частично вносит изменения в методику бухгалтерского учета:

• при автоматизированной модели документирования появляется возможность одновременно с созданием документа формировать типовые корреспонденции счетов, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;
• повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
• ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических операций, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному использованию большого перечня статей;
• ускоряются процесс и неограниченная частота формирования бухгалтерской отчетности, а также повышаются достоверность и аналитичность отчетности.

Фирма «1С» разрабатывает компьютерные системы в сотрудничестве с Минфином России и Институтом профессиональных бухгалтеров России, что позволяет ей автоматизировать деятельность предприятий в соответствии с методологией ведения бухгалтерского учета в нашей стране.

На практике бухгалтер  может столкнуться с необходимостью изменения состава или комплектации материально-производственных запасов. Для автоматизации этого процесса в программе «1С:Бухгалтерия 8» создан специальный документ Комплектация номенклатуры, который позволяет отразить изменение состава (комплектации) материально-производственных запасов в бухгалтерском и налоговом учете организации без ввода операций вручную.

В программе «1С: Бухгалтерия 8.0» в полном объеме реализован учет материально-производственных запасов. Возможно описание операций по  оприходованию материально-производственных запасов, перемещению с одного склада на другой, инвентаризации и списанию. Также тесно связан с учетом материально-производственных запасов - учет торговых операций, при котором описывается приобретение и реализация товаров. Реализовано количественное или количественно-суммовое ведение складского учета, а также имеется возможность отключения складского учета. В соответствии с учетной политикой, принятой в организации, программа позволяет использовать различные методы оценки материально-производственных запасов. Для задания используемого метода следует выбрать команду меню Предприятие - Учетная политика - Учетная политика (бухгалтерский учет). Будет открыто окно со списком документов, устанавливающих учетную политику на вашем предприятии. Для изменения существующего документа следует дважды щелкнуть на нем мышью, а для добавления нового – нажать кнопку, расположенную на панели инструментов открытого окна. В любом случае на экране появится форма, в полях которой задаются особенности учетной политики.

В программе «1С: Бухгалтерия 8.0» реализован учет производственной деятельности предприятия, при этом расчет себестоимости продукции и услуг ведется автоматически. До окончания месяца учет готовой продукции ведется по плановой себестоимости, а в конце каждого месяца  выполняется расчет фактической себестоимости. При этом для достаточно сложных производственных процессов, в которых предусмотрены промежуточные стадии и выпуск полуфабрикатов, реализован учет полуфабрикатов с расчетом их себестоимости.

Общехозяйственные расходы  списываются в месяце их возникновения  и относятся на стоимость реализуемой  продукции. В некоторых случаях  данные расходы распределяются между стоимостью произведенной продукции и стоимостью незавершенного производства. Кроме расчета фактической себестоимости, в конце каждого месяца выполняется переоценка валюты, списание расходов будущих периодов, а также некоторые другие операции. Все эти действия выполняются автоматически. 

Принимаемый и  закрепляемый в учетной политике Обществом порядок проведения инвентаризации не может противоречить основным принципам ее организации и поведения, закрепленным в Законе о бухгалтерском  учете и Положении по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, а также в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июля 1995 года №49н (методические указания по инвентаризации).

В частности, не могут быть нарушены случаи проведения обязательной инвентаризации, определенные статьей 12 Закона о бухгалтерском учете (рис.2.1):

Рис. 2.1. Случаи проведения обязательной инвентаризации

При этом как  вариант возможна запись следующего содержания: № при проведении инвентаризаций Общество руководствуется методическими указаниями по проведению инвентаризации, утвержденными Минфином РФ».

Учетной политикой  общества предусматриваются дополнительные основания периодичности проведения инвентаризации.

В случаях, предусмотренных  законодательством, организации обязаны  проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется  и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация  начинается с того, что материально-ответственные лица предоставляют расписки о том, что все ценности оприходованы, а выбывшие - списаны, приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Далее члены комиссии проверяют фактическое наличие материалов, результаты заносят в Инвентаризационную опись (форма №ИНВ-3).