Остояние и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

2.2. Документальное оформление движения материально-производственных запасов

Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.

Первичные  документы  по движению материальных ценностей  должны быть тщательно оформлены. Необходимо проверить подписи ответственных лиц совершивших  хозяйственные операции, а также наличие соответствующих кодов. Контроль за оформлением движения материальных ресурсов возлагается на главного бухгалтера и руководителя организации. Контроль за выполнением планов материально-технического обеспечения по договорам своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического обеспечения.

Поступающие в  организацию материалы оформляются  бухгалтерскими документами в следующем  порядке: вместе с отгрузкой поставщик  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы; платежное  требование (в 2-х экземплярах – один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортные  накладные, накладные, квитанции и др.

В отделе снабжения  по поступающим документам проверяют  соответствие  объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качество и др.

В результате проверки на самом расчетном документе делают отметку о полном или частичном акцепте. С целью контроля в отделе материально-технического снабжения ведут журнал учета поступивших  грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа,  дату и сумму счета, дата приходного ордера или акта. В примечании указывают отметку об оплате. Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанцию транспортной организации экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает прибывшие материалы по количеству.

В случае обнаружения  недостачи или же повреждения  составляется коммерческий акт, который  является основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков, экспедитору выдают наряд и доверенность. Принятые заведующим складом материалы оформляются приходным ордером, который подписывает заведующий складом и экспедитор. Акт составляется также при приемке материалов поступивших без счета поставщика (неотфактуренные поставки). Если перевозка возом осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа используется товарно-транспортная накладная, которая оформляется в четырех экземплярах:

1. служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;
2. для оприходования покупателем;
3. для расчета с транспортной организацией;
4. прилагается к путевому листу.

Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления или же отходов производства оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в 2-х экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий, сооружений приходуются на основании  акта об оприходовании материальных ценностей. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Расход материалов, отпускаемых в производство, оформляются лимитно-заборными картами. Данный документ оформляется в двух экземплярах. Первый передается цеху получателю, а второй складу.

Заведующий склада записывает количество отпущенных материалов и остаток лимита в обоих экземплярах и расписывается в карте цеха получателя. Сверхлимитный отпуск материалов или же замену одного вида материала другим оформляют требования. Не используемые в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления дополнительных документов.  

Первичные документы  по движению материалов должны тщательно  оформляться, обязательно содержать  все подписи лиц, совершивших  ту или иную операцию, и коды соответствующих  объектов учета. Контроль осуществляет главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон.

Контроль за выполнением плана материально  – технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т.д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.

Порядок оформления поступления на предприятие материалов:

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование, товарно–транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю по снабжению, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

В службе снабжения  производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В  результате этой проверки на документе  делают пометку о полном или частичном акцепте. Также, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета поступающих грузов, где указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные  требования передают из службы снабжения  в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор  принимает на станции или непосредственно  у поставщика прибывшие материалы  по количеству мест и массе. Если возникают  сомнения в сохранности груза, экспедитор вправе потребовать от транспортной организации его проверку. В случае обнаружения недостачи, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы  экспедитор доставляет на склад предприятия  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором.

Если перевозку  материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй – для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств и т.п.

2.3. Методика проведения инвентаризации материально-производственных запасов на предприятиях

Обеспечение требований к бухгалтерскому учету возможно в результате полноценной реализации элементов метода бухгалтерского учета, в том числе инвентаризации. С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов и, следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона №129-ФЗ инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Планируя проведение инвентаризации запасов, следует учитывать структуру складского хозяйства. Отдельные склады и кладовые подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В некоторых подразделениях организации склады и кладовые вообще могут отсутствовать. В тех складах и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Для проведения инвентаризации руководитель организации  издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем, приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета  и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что  в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

• осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
• заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
• соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
• созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;
• оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
• существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;
• хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
• назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель  организации должен обеспечить условия  для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные  сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает  инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным  подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.