Организация учета по расчетам с персоналом по зарплате и налога на доходы физических лиц

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Помимо упомянутой ст. 136 ТК РФ отдельные нормы, касающиеся расчетов с работником по начисленным суммам, содержатся в других статьях Кодекса. Необходимо иметь в виду, что в трудовое законодательство допускает варианты установления отдельных элементов расчетов с работниками. Поэтому во избежание трудовых и иных споров выбранный и согласованный сторонами вариант должен быть закреплен письменно в одном или нескольких документах, оформляемых в рамках трудовых отношений, - коллективным договором, трудовым договором (индивидуальным), правилами внутреннего трудового распорядка.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по следующим вопросам в части расчетов по заработной плате (в скобках приводится соответствующая статья ТК РФ):

- формы выплаты заработной  платы (в валюте, в натуре и  т.п.) (ст. 131);

- порядок индексации заработной платы (ст. 134);

- системы заработной платы,  размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 134);

- система оплаты и стимулирования  труда, в том числе повышение  оплаты за работу в ночное  время, выходные и нерабочие  праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 134);

- системы заработной платы,  размеры тарифных ставок, окладов,  различного вида выплат (ст. 135);

- место и сроки выплаты  заработной платы в неденежной  форме (ст. 136);

- условия, на которых  заработная плата перечисляется  на указанный работником счет  в банке (ст. 136);

- день выплаты заработной  платы (не реже чем каждые  полмесяца) (ст. 136).

Приложением к коллективному  договору являются правила внутреннего  трудового распорядка организации (ст. 190), в которых должен быть указан день выплаты заработной платы (ст. 136).

В трудовом договоре (соглашении между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка) указываются:

- формы выплаты заработной  платы (в валюте, в натуре и  т.п.) (ст. 131);

- системы заработной платы,  размеры тарифных ставок, окладов,  различного вида выплат (ст. 135);

- условия, на которых  заработная плата перечисляется  на указанный работником счет  в банке (ст. 136);

- место и сроки выплаты  заработной платы в неденежной  форме (ст. 136);

- возможность выплаты  заработной платы работника другому  лицу (ст. 136);

- день выплаты заработной  платы (ст. 136).

В соответствии со ст. 371 ТК РФ работодатель принимает решения с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа в случаях, предусмотренных ТК РФ. ТК РФ обязывает работодателя учитывать мнение выборного профсоюзного органа в следующих случаях:

- установление системы оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135);

- утверждение  формы расчетного листка (ст. 136);

- утверждение  правил внутреннего трудового распорядка организации (ст. 190).

Особенности организации  и ведения бухгалтерского учета  расчетов с работниками по заработной плате обусловливаются выбранными и согласованными (между работником и работодателем) формами и видами расчетов.

 

3.1.Выплата заработной платы через кассу организации

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. То есть в общем случае указанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

Составление и  регистрация расходного кассового  ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производятся в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается непосредственно кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Объяснение этому требованию представляется очевидным - передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, вытекает, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. На практике, если подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), наиболее рациональным является уточнение правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе. Осуществляются проверка посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и уточнение внесения соответствующей записи в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма - как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, в некоторых случаях может показаться излишним, например тогда, когда личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (в случае, когда получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денег по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рубли - прописью, копейки - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров. Последнее требование является не рекомендательным, а обязательным. Хотя его рациональность представляется очевидной, сроки выплат по договорам гражданско-правового характера могут не совпадать с выплатой заработной платы в организации и, кроме того, корреспонденция счетов при оформлении контировок также может отличаться от обычной.

Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении  установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной  (расчетно-платежной) ведомости против  фамилий лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить  штамп или сделать отметку  от руки: "Депонировано";

- составить  реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ___".

При расчетах с  работниками наличными деньгами следует учитывать требования п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России (Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), в соответствии с которым предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Таким образом, превышение остатка наличных денежных средств над суммой лимита допускается  только в течение двух дней после  получения денег на выплату заработной платы, выплат социального характера  и стипендий (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в течение четырех дней). Если по истечении указанного периода не все суммы начисленных выплат выданы получателям, они должны быть депонированы установленным порядком (раздаточные ведомости закрыты, а невыданные суммы выведены) и сданы по объявлению в учреждение банка.

В настоящее  время данная форма расчетов по-прежнему продолжает оставаться наиболее распространенной, особенно в организациях малого и  среднего бизнеса, а также в организациях, расположенных в сельской местности.

При использовании  такой формы расчетов выплата  начисленных сумм отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 50 "Касса". Депонированные суммы  списываются с дебета счета 70 в  кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам", а впоследствии, при осуществлении фактических выплат, - с дебета счета 76 в кредит счета 50.

Например, работникам организации за вторую половину мая  начислена заработная плата на общую сумму 300 000 руб. В течение выплатного периода (5 - 7 июня) через кассу организации выдано 275 000 руб. Невыданные суммы депонированы и выданы 15 июня.

Дебет 50 Кредит 51 "Расчетные счета"

- 300 000 руб. - на  сумму денежных средств, полученных в банке для выплаты заработной платы.

7 июня:

Дебет 70 Кредит 50

- 275 000 руб. - на  сумму произведенных выплат;

Дебет 70 Кредит 76

- 25 000 руб. - на  сумму депонированной заработной  платы;

Дебет 51 Кредит 50

- 25 000 руб. - на  сумму наличных денег, сданных в банк по объявлению.

15 июня:

Дебет 50 Кредит 51

- 25 000 руб. - на  сумму наличных денег, полученных  для выплаты депонированных сумм;

Дебет 76 Кредит 50

- 25 000 руб. - на  сумму произведенных выплат.

 

3.2 Выдача через подотчетных лиц

В некоторых  организациях (как правило, имеющих  большое число структурных подразделений, расположенных в различных зданиях  или помещениях) практикуется выплата  заработной платы через подотчетных  лиц (так называемых раздатчиков). В  этом случае суммы, выданные под отчет, отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а сумма кассового расхода и задолженность по начисленным выплатам списываются после представления авансового отчета.

Например, за первую половину июня начислен аванс работникам организации на общую сумму 550 000 руб. Из них 19 июня (начало выплатного периода, указанное в правилах внутреннего трудового распорядка) 220 000 руб. выдано через кассу организации. 330 000 руб. выдано четырем раздатчикам для выдачи заработной платы работникам подразделений. По окончании выплатного периода (21 июня) раздатчиками сдано 35 000 руб., которые зачислены на депонент.

В бухгалтерском  учете будут оформлены следующие  проводки (проводки, связанные с  получением наличных денег в банке, сдачей сверхлимитных сумм в банк, а также с выплатой депонированных сумм, опущены).

19 июня:

Дебет 71 Кредит 50

- 330 000 руб. - на  сумму наличных денег, выданных  раздатчикам.

21 июня:

Дебет 70 Кредит 50

- 220 000 руб. - на  сумму оплаты, произведенной непосредственно  через кассу организации;

Дебет 70 Кредит 71

- 295 000 руб. - на  сумму оплаты, произведенной через  подотчетных лиц;