Организация, методика и техника проведения инвентаризации и отражение её результатов в учёте

    Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят/20/:

• представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);
• специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

    В некоторых случаях (например, после  краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

    Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

    Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

    План  инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь - у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

    Основанием  проведения инвентаризации является приказ (распоряжение – Приложение З), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию./23,25/

    Инвентаризация  проводится в несколько  этапов/20,23/:

    Первый  этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются контокоррентные выписки (т. е. выписки из карточек счетов с указанием суммы задолженности).

    Второй  этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (например, при ухудшении качества материалов).

    Третий  этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости.

    Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

      Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей,  инвентаризационная группа обязана/20/:

• получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;
• получить от кассира  и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;
• снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись;
• опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов;
• материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания;
• в местах хранения вывесить ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

    Проверка  фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

    Количество  материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуре их части. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись./20/

    Комиссия также должна проверить весоизмерительное оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме того, комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки.

    По  окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения.

    Наименования  инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение

    В случае обнаружения порчи, боя и  лома товарно-материальных ценностей  инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и  лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

    Оформленные инвентаризационные описи сдают  в бухгалтерию, где их проверяют  и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость(Приложение И). В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

    По  завершении инвентаризации в книге  контроля за выполнением приказов о  проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

    После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов (Приложение К), в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.

    Инвентаризационная  комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом (Приложение Л), утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете./23,25/         

      По всем недостачам, потерям и  излишкам материальных ценностей  и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета./21/

    Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной  документации, представленные в приложениях  № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами./10/

 

2.   Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

 
 

    Одной из основных задач бухгалтерского учета  является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

    На  основе данных бухгалтерского учета  организации составляют промежуточную  и годовую бухгалтерскую отчетность.

    Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации должны провести инвентаризацию имущества и обязательств (ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ).  
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н)./2,4/

    Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке (по новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н)/3/:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке (одновременно начисляется износ) –

Дебет 07, 08, 10, 11, 15, 20, 21, 23 и  др.                 

Кредит 91  

• Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения

Дебет 94             

Кредит 01, 03, 07, 08, 10, 11, 16 и  др.

• Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли

Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44

Кредит 94

• Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц

Дебет 73

Кредит 94

• Сумма недостачи удержана с сумм начисленной оплаты труда работников организации

Дебет 70

Кредит 94

• Вскрытые инвентаризацией недостачи в кассе предъявляются взиманию с кассира

Дебет 73

Кредит 50

• Сумма недостачи отнесена на прочие расходы – при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков

Дебет 91

Кредит 94

    Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке/20/:

    1. Когда при инвентаризации выявляются излишки, т.е. превышение фактического количества имущества над учетными данными. Такая ситуация возможна, например, при обнаружении ранее не учтенного имущества.  
     Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ (а также в соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации) подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты./2,10/