Организация, методика и техника проведения инвентаризации и отражение её результатов в учёте

    Таким образом, с помощью инвентаризации/19/:

• проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,
• выявляются ошибки, допущенные в учете,
• принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты,
• контролируется сохранность хозяйственных средств,
• выявляются   и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи,
• контролируется работа материально-ответственных лиц.

    Кроме того, инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления  экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что  её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из методов контроля работников за деятельностью предприятия

    Основным  документом, определяющим порядок проведения инвентаризации (помимо других основных нормативно-правовых актов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета), является Приказ Министерства Финансов РФ №49 от 13.06.95г «Об утверждении методических указаний  по инвентаризации имущества и финансовых результатов»./12/

    Виды  инвентаризаций/20/:

    1. Классификация по полноте охвата:

    Полная  инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится, как правило, один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

    Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе.

    Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

    Сплошные  инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

    2. Классификация по роли в хозяйственном процессе/17/:

    Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

    Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных  и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

    Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

    Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами (см. ниже).

    Контрольно-перепроверочная  инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

    Количество  инвентаризаций в отчётном году, порядок  и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  самим предприятием. Периодичность  инвентаризаций предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации, например/4/:

• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• основных средств - не менее одного раза в два-три года.

    Кроме того, данное Положение предусматривает  ряд случаев, когда проведение инвентаризации обязательно/4/:

• при передаче имущества предприятия в аренду;
• при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц;
• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, краж, ограблений,  порчи ценностей -  немедленно при установлении таких фактов;
• после пожара или стихийных бедствий - немедленно по их окончании;
• при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

    Закон о банкротстве предприятий также предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-должника при проведении конкурсного производства.

 

2. Особенности проведения инвентаризации материальных ценностей

 

    Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.)./16/

    Так, в обязательном порядке инвентаризацию проводят/19/:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• если были выявлены факты хищения товарно-материальных ценностей;
• если товарно-материальные ценности были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

    Инвентаризацию  проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние имущества (например, инженеров, техников и т.д.).

    Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию./21/

    Результаты  инвентаризации отражают в описи  товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3)./Приложение А/ Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки товарно-материальных ценностей), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации (форма N ИНВ-19)./Приложение Б/

    Эти формы утверждены постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1988 г. N 88./12/

    Инвентаризация  товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится   в  порядке расположения ценностей  в данном помещении.

    Комиссия  в присутствии заведующего складом  и других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  товарно-материальных ценностей путем  обязательного пересчета, перевешивания  или перемеривания. Не допускается  вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.

    Товарно-материальные ценности, поступающие в момент инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации./25/

    Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием  “Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации”. В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка “после инвентаризации”./23/

    Инвентаризационные описи по объектам, находящимся в подотчете материально ответственных лиц - работников организации, составляются/23/:

    в двух экземплярах - для ценностей, принадлежащих  организации на правах собственности (учтенных на балансе);

    в трех экземплярах - для ценностей других организаций и физических лиц (учитываемых за балансом).

    Все описи подписываются материально-ответственным(и) лицом (лицами). Один экземпляр описи  передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, третий (если он составлен) - собственнику имущества./26/

    При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации могут  отпускаться ТМЦ материально  ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

    Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии  или по его поручению члена комиссии.

      Инвентаризация товарно-материальных  ценностей, отгруженных, не оплаченных  в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

    Отдельно  составляются описи на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).

    В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

    В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

    Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся  в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

    В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов./23,25/

 

    1.3 Особенности проведения  инвентаризации расчётов

 

    Основными целями инвентаризации расчетов являются выявление наличия дебиторской  задолженности организации для  сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

    Наиболее  целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведение инвентаризации расчетов в первую очередь с покупателями и поставщиками. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике./24/

    Следует обратить внимание, что для организаций, создавших резерв по сомнительным долгам, проведение инвентаризации дебиторской  задолженности является обязательным каждый отчетный период.

    При инвентаризации проверяются  расчеты с/24/: