Организация бухгалтерского учета на предприятии СПК «Маяк» и пути его совершенствования

3.2.2 Учет денежных средств

Денежный средства организации СПК»Маяк»» находятся как в кассе в виде наличных денег, так и на счете в банке. В связи с этим, рассмотрим обособленно организацию первичного учета на этих двух участках. Сначала рассмотрим, как в СПК «Маяк» осуществляется ведение кассовых операций. В рассматриваемой организации все операции с наличными деньгами проводятся с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Банка России от 04.10.1993 № 18. При этом при совершении кассовых операций применяются унифицированные формы документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88

Рассмотрим порядок применения и заполнения данных форм. Сразу же хотелось бы указать, что важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов в СПК «Маяк» является то, что при их заполнении в полной мере соблюдается такое требование, как запрет внесения любых исправлений, подчисток, помарок, так как такой документ считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

При каждом поступлении  наличных денег в кассу организации  ЗАО СПК «Маяк» главный бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер (форма № КО-1), который состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае, когда приход денег в кассу связан со снятием их с расчетного счета, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Квитанция выдается для подтверждения приема денег, то есть является доказательством факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, квитанция к нему заверяется печатью организации. В нем отражается важный реквизит - корреспондирующие счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу (например, выручка от оказания услуг, внесение остатка неиспользованного аванса, полученного под отчет работником фирмы). Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчетного лица неиспользованных подотчетных сумм указывается номер авансового отчета. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации. Приходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала отчетного года.

Так как организация СПК «Маяк» применяет при расчетах наличные денежные средства, то она, в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», использует контрольно-кассовую технику. При этом используется кассовый чек, который подтверждает исполнение обязательств по договору купли-продажи, оказания услуги между покупателем (клиентом) и СПК «Маяк»» и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон № 129-ФЗ. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом

Выдачу наличных денег из кассы организация СПК «Маяк» фиксирует в расходном кассовом ордере (форма № КО-2). Он выписывается в одном экземпляре главным бухгалтером, заверяется подписями руководителя и лица, получившего деньги по данному ордеру. Печать на нем не ставится. Расходные кассовые ордера нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы  в организации СПК «Маяк» выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера, что характеризуется положительно. В указанном распоряжении всегда отражается сумма денежных средств, выдаваемая из кассы организации, и срок, на который она выдается.

Приходные и  расходные кассовые ордера должны регистрироваться главным бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Однако в СПК «Маяк» этот документ не ведется, что оценивается отрицательно, так как по его данным можно было бы контролировать целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, а также проверять полноту и своевременность произведенных кассиром операций.

В соответствии с законодательством, организация СПК «Маяк» ведет кассовую книгу (форма № КО-4), в которой фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией, по дням, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня. Рассмотрим данный унифицированный документ поподробнее.

В связи с  тем, что рассматриваемая организация  является малой, то количество кассовых операций у нее невелико. Поэтому, кассовая книга заводится на квартал. По окончании периода она опечатывается, все ее листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице всегда делается запись, подтверждающая количество листов. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

В целом, первичный  учет кассовых операций свидетельствует  о том, что при их оформлении соблюдаются  установленные требования. В частности, в кассовых документах не наблюдалось  подчисток, помарок или исправлений; все реквизиты заполнены. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Таким образом, при анализе используемых в организации СПК «Маяк» первичных документов можно сделать вывод о том, что в соответствии с требованиями статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций. При этом практически все документы содержатся в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Однако использует неунифицированную форму Акта на списание материальных ценностей. Кроме того, самостоятельно составляются журнал учета выданных и полученных счетов-фактур, поскольку их формы законодательно не утверждены. Негативным моментом можно отметить то, что в рассматриваемой организации формы таких самостоятельно разработанных документов, не утверждены приказом руководителя и не закреплены в учетной политике, как того требует законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Также отрицательно характеризуется и то, что в  фирме не составлено штатное расписание, согласно которому работники должны выполнять свои обязанности и получать заработную плату.

Грубых нарушений  по заполнению, обработке и хранению учетных документов в организации СПК «Маяк» не выявлено.

4. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ  ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В СПК «Маяк»

В представленной курсовой работе было проанализировано состояние организации бухгалтерского учета в СПК «Маяк». Рассмотрение проводилось как в целом, так и по участкам учета.

В целом организация  первичного бухгалтерского учета в СПК»Маяк» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета, в том числе Федерального Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года, а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н

Необходимо  отметить, что бухгалтерский учет в организации ведется автоматизированным способом. При этом автоматизированы все участки учета без исключения. Достоинства данного способа  перед ручным или механизированным очевидны:

• ускорение процессы поиска и сбора необходимой информации;
• обеспечение быстрой фиксации хозяйственных операций;
• резкое сокращение время заполнения документов и количества работников, занятых их оформлением;
• снижение трудоемкости и рост производительности труда работников, которые принимают участие в подготовке первичных учетных документов;
• уменьшение расходов на содержание счетного персонала;
• облегчение и ускорение всех последующих стадий обработки первичной информации (составление накопительных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности);
• ускорение передачи и выдачи необходимой информации;
• снижение до минимума вероятности допущения различного рода ошибок.

То есть, полная автоматизация учета позволяет изменить характер управленческого труда, освобождает работников организации от рутинных операций, высвобождает время и средства. Тем самым облегчается труд персонала и, таким образом, повышается его эффективность, качество. Также положительным моментом полной автоматизации учета является и то, что снижаются затраты на ведение бухгалтерского учета.

При рассмотрении приложений к утвержденной учетной  политике организации СПК «Маяк» было обнаружено, что график документооборота не разработан. Его отсутствие само по себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий со стороны законодательства, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия. Такими нарушениями могут быть:

• утеря документов;
• отсутствие нужных документов;
• несвоевременная регистрация документации;
• различные злоупотребления с документами.

В результате это  ослабляет контрольную функцию  бухгалтерского учета и может  привести к несвоевременности составления отчетности.

На мой взгляд, график документооборота необходим, так как именно в нем отражается путь движения для каждого документа, срок его предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица.

На начальном  этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичными документами, и довести до них в официальном порядке сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Руководителю организации рекомендуется оформить соответствующий приказ по организации, в котором устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

В связи с  необходимостью графика документооборота он был составлен (Приложение 18) в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Предложенный график документооборота содержит по каждому документу организации следующие разделы:

• наименование документа;
• ответственное лицо за составление документа (должность и фамилия с инициалами);
• ответственный за приемку документа (должность и фамилия с инициалами);
• срок предоставления документа в бухгалтерию;
• ответственный за приемку документа в бухгалтерии.

На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации.

После составления графика его необходимо утвердить приказом руководителя и приложить к учетной политике организации. Далее – в обязательном порядке довести до каждого лица, участвующего в документообороте и вручить соответствующую выписку, в которой определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

По моему  мнению, график документооборота позволит улучшить контроль со стороны бухгалтерии  за работой организации, повысит  эффективность учетной работы. В  частности, обеспечит своевременное  и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Существенным  недостатком является то, что в СПК «Маяк» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризация имущества и финансовых обязательств, а значит и нет утвержденного приказом руководителя порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которые указывают случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация является необходимым мероприятием, предшествующим составлению бухгалтерской отчетности, иначе ее данные могут быть недостоверными, вследствие чего заинтересованные пользователи может сделать на их основе неправильные выводы о результатах деятельности организации. Учитывая данный недостаток, порядок проведения инвентаризации был разработан При этом учитывались требования законодательных актов в области бухгалтерского учета, в частности, - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49

Прежде всего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, форма  которого утверждена постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 № 88 (Приложение 40) [22]. В приказе нужно указать, какие  именно имущество и обязательства  будут инвентаризироваться. Затем следует создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, членами которой могут быть главный бухгалтер,  руководитель организации. Причем при проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными. Проверка фактического наличия имущества должна производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Состав комиссии должен быть зафиксирован в вышеуказанном приказе.

Инвентаризационная  комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств должна убедиться в полной сдаче всех последних на момент инвентаризации первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Руководителю  организации следует определить и утвердить порядок проведения инвентаризации в учетной политике. В данном документе должно быть представлено: