Организация бухгалтерского учета на предприятии СПК «Маяк» и пути его совершенствования

Специализированные  формы документов используются организациями  определенных отраслей (строительство, торговля, транспорт), т. е. являются отраслевыми  и утверждаются отраслевыми министерствами. Так, для сельскохозяйственных организаций – Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.

Индивидуальные  формы документов разрабатываются  самой организацией в связи со спецификой деятельности и используются ею для внутреннего учета определенных операций.

Расположение  реквизитов в документах может быть разнообразным. При зональном расположении реквизитов на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны, предназначенные для размещения тех или иных реквизитов. Такое расположение удобно при заполнении и последующей обработке документа, так как каждый реквизит расположен на своем постоянном месте (авансовый отчет). При анкетном (вертикальном) расположении реквизитов названия реквизита располагаются в левой стороне бланка, а их заполнение – в правой. Документ заполняют сверху вниз по всем реквизитам. При табельном расположении реквизитов они размещаются как по вертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могут выделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуются дополнительные информационные таблицы (расчетно-платежная ведомость). При комбинированном расположении реквизитов сочетаются разные признаки рассмотренных выше форм – зональное и анкетное, анкетное и табельное расположение и т.п.

К бухгалтерским  документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнение документов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные строки в должны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. Документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером .

Особый порядок  установлен для оформления денежных документов – приходных и расходных  кассовых ордеров, чеков, платежных  поручений и других банковских документов. Их оформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица .

Учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации. Если используются машинные носители, организация обязана изготовить за свой счет копии таких же документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда или прокуратуры.

Каждый бухгалтерский  документ предназначен для оформления определенной хозяйственной операции. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт ее совершения. Поэтому в бухгалтерском учете недопустимо использование первичных документов повторно. При оформлении документа в текстовой его части и в цифровых данных не допускаются подчистки, замазывания корректирующей жидкостью, помарки и любые другие исправления. Для изменения ошибочно внесенных в документ данных разрешаются только оговоренные исправления (согласованные с участниками хозяйственных операций), что подтверждается их подписями с указанием даты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное его составление несут должностные лица, подписавшие документ .

Юридическая доказательность  и контрольное значение первичных учетных документов обеспечиваются их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных фактах; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции и ее регистрацию; сохранением документов в течение установленных сроков.

Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение. Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего, имеет экономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообразных экономических процессов: снабжения, производства, реализации. Рассматривая совокупность первичных учетных документов, можно воспроизвести ход событий в этих процессах, что дает возможность анализировать экономическую ситуацию, например движение денежных средств, состояние задолженностей при расчетах с поставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т. д. С юридической точки зрения, первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике часто возникают споры, связанные с оплатой труда, споры администрации с материально ответственными лицами, поставщиков с покупателями. Таким образом, лицо, подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическую целесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение .

Деятельность  организации неоднородна, поэтому  совершаемые операции различны по своему содержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1. По назначению документы делятся на:

• распорядительные, которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право на выполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.);

• оправдательные (исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей, накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);
• документы бухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы (ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);
• комбинированные, которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материалов на сторону).

2. По порядку составления документы делятся на первичные, которые составляют основу первичного бухгалтерского учета, то есть, с их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации, и сводные (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и др.), составляющиеся на основе однородных первичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.

3. По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, запись в таком документе делается однократно (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, платежные требования). Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени путем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, и в конце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табели учета рабочего времени).
4. В зависимости от места составления документы делятся на внутренние, составляемые и применяемые непосредственно на предприятии, и внешние, которые используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения, ТТН, больничные листы, судебные и исполнительные документы).
5. В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета (платежные ведомости, отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы). Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовому отчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенные материалы) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции и суммы по начислению оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).
6. По оформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные и индивидуальные.
7. По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств.
8. По экономическому содержанию документы делятся на материальные, денежные и расчетные, отражающие операции по движению материалов, денежных средств и по расчетам соответственно .

1.3 Документация, документооборот и этапы оформления документов

Документация  представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные в дальнейшем служат единственным основанием для отражения хозяйственных процессов в текущем бухгалтерском учете. То есть, документация – это способ оформления имущества организации, ее обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация выполняет такие функции: информационная (фиксирует все хозяйственные операции и сохраняет информацию о них); оперативного управления (первичные учетные документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям); контрольная (проверяется экономическая целесообразность и законность хозяйственных операций); аналитическая (позволяет на основе документов проводить анализ деятельности предприятия) .

Чтобы бухгалтерская  документация могла выполнять указанные  функции, она должна отвечать следующим основным требованиям. Она должна быть: точной (содержать информацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственных операций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах); ясной (понятной внутренним и внешним пользователям); качественной (оформленной в строгом соответствии с требованиями).

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Для своевременного оформления документов, правильной обработки, поступления из подразделений предприятия главным бухгалтером разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем организации и доводится до каждого материально ответственного лица.

Поступающие в бухгалтерию первичные  документы в обязательном порядке  подвергаются проверке, осуществляемой по таким направлениям:

1. формальная проверка – определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.
2. проверка по существу – установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3. арифметическая проверка – контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
4. встречная проверка – сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).

Проверенные и  полностью отвечающие предъявляемым  требованиям документы принимаются  бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки. Таксировка (расценка) – перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки. Группировка – это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки – получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников – по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы – по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы – по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов – по источникам поступления денег в кассу и т. п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.

Далее документы  направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям.

После обработки  и использования в бухгалтерии  документы сдают на хранение в  архив. Все организации обязаны  хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности … организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г., с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, к документам со сроком хранения 1 год относят переписку о сроках представления отчетности; 5 лет – квартальную отчетность, журналы и ведомости, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы; 10 лет – годовую отчетность, инвентарные описи, сличительные ведомости, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания их с баланса. Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу зарплаты хранятся в 75 лет. При прекращении деятельности организации документы по начислению и выплате зарплаты подлежат обязательной сдаче в государственные архивы .