Организационные формы бухгалтерского учета на предприятии и их совершенствование в условиях рынка

Исходный объект организации  процесса учета - учетная номенклатура (от лат. nomenklatura - совокупность или перечень названий терминов, употребляющихся  в какой-либо отрасли науки). В  бухгалтерском учете под учетной  номенклатурой понимают состав названий хозяйственных фактов (явлений и  процессов) - это характеристики состояния  объектов учета (активы, имущество по форме функционирования), пассивы (обязательства  и капитал), хозяйственные процессы, а также результаты деятельности, которые должны быть отражены в системе  учета.

В учетной науке издавна  существуют чисто теоретические  основы и технологические приемы учета. Исходя из теории главы венецианской школы учета Фабио Беста (1845 - 1923 гг.) можно провести разграничение  учета по времени его проведения (рисунок.1).

Состав объектов учета  в каждом периоде учетного процесса определяется содержанием хозяйственной  деятельности конкретного субъекта и объектами информации. Важную роль в организации учета играет однотипность многих бухгалтерских процедур [2, c.64].

Рисунок 1 - Учетный процесс  во времени

К совокупности правил и  технических приемов бухгалтерского учета, при помощи которых обеспечивается взаимодействие основных элементов  учетной системы, можно отнести: первичное наблюдение; стоимостное  измерение; текущую группировку; итоговое обобщение. В практике хозяйствования перечисленные приемы реализуются  по-разному.

Многообразие различных  хозяйственных операций, возникающих  в процессе поступления и использования  имущества, а также источников его  образования, требует применения большого количества счетов бухгалтерского учета. Информация, накапливаемая на счетах, должна в полной мере удовлетворять  как аппарат управления конкретной фирмы для принятия соответствующих  решений, так и внешних пользователей. Многовариантность отражения на счетах однотипных хозяйственных операций расширяет перечень применяемых  счетов. При этом не должна нарушаться общая методология ведения бухгалтерского учета. В противном случае нельзя будет обобщать одни и те же показатели, получаемых в различных предприятиях и организациях.

Соблюдение указанных  выше требований обеспечивается применением  рабочего плана счетов бухгалтерского учета, составленного в соответствии с МСФО.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета представляет собой упорядоченную  номенклатуру перечня счетов, который  рекомендован к применению всеми  предприятиями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Специфические особенности некоторых  из них учитываются на отдельных  счетах, которые вправе вводить предприятия  и организации по ходатайству  соответствующих министерств и  ведомств. Последние обязаны согласовывать  применение этих счетов с Правительством Республики Казахстан.

Рабочий план счетов представляет собой строго иерархическую структуру, основу которой составляют группы счетов и счета второго порядка. Причем если ведение групп счетов и указание их нумерации является строго обязательным, то использование в текущем учете  счетов такой жесткой регламентации  не предусматривает.

Обеспечение таких методологических подходов к применению единого плана  счетов создает правовую базу четкой регламентации в организации  руководством бухгалтерского учета. Упрощается его ведение, прежде всего за счет типизации отражения в учете  однородных хозяйственных операций. Поэтому с наименьшими издержками удается автоматизировать все участки  бухгалтерского учета. Сводятся к минимуму ошибки в корреспонденции счетов. Этому способствует также то, что  в плане счетов по каждой группе счетов дана типовая схема корреспонденции  его с другими счетами. Типовая  схема закладывается в соответствующие  программы при разработке автоматизированных систем учета. Это не исключает подхода, при котором, в случае возникновения  фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена  в типовой схеме, предприятия вправе ее дополнять. Единственное ограничение при проведении данных процедур – строгое соблюдение основных методических принципов ведения бухгалтерского учета, которые изложены в Инструкции (основе) по разработке Рабочего плана счетов для организаций, составляющих финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (приказ Министерства Финансов Республики Казахстан от 22.12.2005 года № 426) [3, c.1].

Рабочий план счетов по МСФО построен по принципу убывания ликвидности  и распределения активов и  обязательств на краткосрочные и  долгосрочные. Приведенные показатели представляют собой четырехзначный код или номер. Разработка Рабочего плана счетов представляет собой  определение четвертой цифры  этого кода, после этого номер  будет именоваться счетом. Основа для разработки Рабочего плана по МСФО имеет следующую структуру:

1.         Краткосрочные активы;

2.         Долгосрочные активы;

3.         Краткосрочные обязательства;

4.         Долгосрочные обязательства;

5.         Капитал и резервы;

6.         Доходы

7.         Расходы

8.         Счета производственного учета [4, c.21]. 

 

1.3 Документация  операций и организация документооборота  на предприятии

Документацией называется процесс  оформления операций документами, который  представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.

Согласно другому определению, документация - письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется  документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность  проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества. [2]

Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) в широком смысле - это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ - это  письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственной  операции, право на ее совершение и/или  устанавливает материальную ответственность  работников за доверенные им ценности.

Согласно Закону РК от 28.02.07 г. № 234-111 «О бухгалтерском учете  и финансовой отчетности» (статья 6-1) бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. [1]

В большинстве случаев  деятельность бухгалтера связана непосредственно  с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

- составление корреспонденции  (переписка);

- прием поступающих (входящих) документов;

- отправка исходящих документов;

- регистрация и контроль  за исполнением документов;

- хранение отработанных  документов в текущем архиве;

- прекращение хранения  документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность  за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге  зависит от размеров, традиций и  направления бизнеса. Развитие различных  периферийных, технических устройств  и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало  способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это  обстоятельство не освобождает от необходимости  оформления юридически полноценного подтверждения  той или иной хозяйственной операции. Например, показания счетчиков периодически должны фиксироваться в специальных  журналах за подписью ответственных  лиц, а затем переноситься в первичные  бухгалтерские документы. Это значит, что оформление документа должно соответствовать всем юридическим  нормам и служить доказательством  отражаемого факта.

По общепризнанной методологии  ведения документации для любой  организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (таблица 1).

Таблица 1 - Структура информационного  обмена

Форма документа	Документопоток информации
	входящей	внутренней	исходящей
Электронные	Сообщения электронной почты, различная факсимильная информация	Сообщения корпоративной  сети, факсы, отчеты, распоряжения	Ответы на письма по электронной  почте, факсимильная информация
Бумажные	Письма, договоры, контракты, законодательные акты, нормативные  документы, периодические издания	Приказы, инструкции, отчеты, бухгалтерские документы и т.п.	Письма, договоры, пресс-релизы и т.д.

Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает  работу с ними. Важное контрольное  и информационное значение имеет  дата, поскольку хозяйственные факты  могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения возможности  повторно использовать один и тот  же документ на них ставят штампы гашения.

Для установления персональной ответственности за достоверность  сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности  ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих  право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение  «электронные подписи». Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и  контроля, касающиеся права использования  и доступа к электронным подписям.

Путь, который проходят документы  от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних  организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может  быть оформлен в двух вариантах - в  виде схемы и в виде перечня  работ по созданию, проверке, обработке  документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с  указанием ответственных исполнителей и сроков.

Ответственность за соблюдением  графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой  предприятия. Ответственность за соблюдением  графика документооборота, а также  за своевременное и доброкачественное  создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, за достоверность  содержащихся в них данных несут  лица, создавшие и подписавшие  эти документы. Число таких лиц  должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня  документов, которые они имеют  право подписывать.

Главное связующее звено  документооборота - данные первичных  документов, характеризующие хозяйственные  факты количественно и качественно.

В процессе составления и  обработки документов, записи их данных в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки, например, такие, как неверная запись сумм, ошибочная  корреспонденция счетов, неверный подсчет  итогов. Допущенные ошибки в бухгалтерских  документах следует устранять в  строго установленном порядке, соблюдая определенные правила. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные документы исправления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Существует несколько  способов исправления ошибок в документах бухгалтерского учета.

Корректурный способ заключается  в том, что неправильно указанный  текст или сумму зачеркивают  одной чертой и рядом проставляют  правильные данные, причем исправления  оговариваются и подтверждаются подписью лица, либо внесшего исправления, либо лица, подписавшего документ. Этот способ не применяют в кассовых и  банковских документах.

Способ "красное сторно " используют в том случае, если ошибка возникла в корреспонденции  счетов. Сущность этого способа заключается  в том, что ошибочную корреспонденцию  счетов записывают красными чернилами (берут запись в рамку, если она  сделана обычными чернилами). Это  означает, что сумма, указанная "красным", исключается из оборота, то есть при  подсчете итогов суммы, указанные "красным", вычитают. Затем составляют правильную корреспонденцию счетов, которую  записывают в соответствующие документы  обычными чернилами.

Способ дополнительной записи (проводки) применяют в тех случаях, когда при верной корреспонденции  счетов указана ошибочная сумма (меньшая). Ошибку исправляют путем  записи корреспонденции счетов обычными чернилами на дополнительную сумму.

Способ частичного сторно используют в случаях, когда ошибочная  сумма больше правильной. Ошибку устраняют  действиями, описанными в способе "красное  сторно", но на сумму разницы между  ошибочной и правильной суммами.

Таким образом, документация учета призвана обеспечить:

-          сплошной непрерывный учет всех объектов;

-          юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;

-          использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

-          контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;