У графі 10 “Фактичні видатки” наводиться сума фактичних видатків, тобто дійсних  витрат, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, у тому числі видатків за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, , мінус суми, що надійшли на відновлення видатків, які проведені у поточному році.

     Суми  відновлених видатків за анульованими взаємозаліками чи вексельними розрахунками або іншими не грошовими операціями минулих років (у разі прийняття відповідного рішення) на Дніпропетровській митниці відображаються в графі 10 “Фактичні видатки” окремими формами № 2д чи   № 2м. Дані цих форм на митниці ураховуються у зведеному звіті форм № 2д та № 2м “Звіт про виконання загального фонду кошторису Дніпропетровської митниці”.

     Одержувачі  бюджетних коштів , в особі Дніпропетровської митниці у формах № 2д та № 2м “Звіт про виконання загального фонду кошторису установи” у графі 10 “Фактичні видатки” проставляють суму фактичних видатків на звітну дату, але не більшу, ніж затверджена в кошторисі на звітний рік.

     У графі 11 “Залишок на кінець звітного періоду” залишку не повинно бути [26, c. 138].

     2.4. Автоматизація складання кошторису доходів і видатків

     В період розвитку кризових  явищ  в  економіці України  відбуваються зміни у фінансовій  системі  держави,  які  супроводжуються  різким погіршенням її можливостей  забезпечувати соціальні гарантії та розвивати галузі соціальної, наукової та  інших сфер, які належать до бюджетних. У зв’язку з цим, зростає роль  і значення удосконалення ведення бухгалтерського обліку доходів і видатків  бюджетних установ,  складання звітності тощо. Названі причини вимагають реформування бюджетної сфери та, безумовно,  впливають на порядок  ведення бухгалтерського обліку, форми й  обсяги подачі  звітної інформації, систему внутрішнього і зовнішнього контролю за використанням бюджетних коштів. Тобто, загалом процес удосконалення стосується  саме  технології обліку й опрацювання економічної інформації. Найбільш сучасними є автоматизовані  інформаційні  технології, здатні активно впливати на інтенсивність використання  наявних ресурсів  бюджетної сфери. У зв’язку з цим дослідження автоматизації процесів обліку,  контролю  та  аналізу є особливо  актуальними.

     Проблематикою обґрунтування  розвитку  і  впровадження  інформаційних  систем  в  бюджетних  установах  займалися  такі   вчені-економісти,  як А.М.  Береза, Ф.Ф.  Бутинець,  Р.Т. Джога, М.Р.Лучко,  І.І. Матієнко-Зубенко, Т.А. Писаревська, С.В. Свірко, Л.О. Терещенко, Т.В. Шахрайчук  та інші. Загалом можна сказати, що це питання  залишається  недостатньо  дослідженим. Підтвердженням цьому є той факт, що більшість малих бюджетних установ (особливо  в  сільській місцевості) продовжують  використовувати  традиційну  ручну,  або  частково  автоматизовану, форму  ведення бухгалтерського  обліку.

       Причини відставання суб’єктів  бюджетної сфери від технічного  прогресу  і розвитку сучасних  інформаційних технологій пов’язані, в першу чергу, з наявністю проблем економічного, інформаційно-правового  та  організаційно-технічного  характеру. В умовах  використання  комп’ютерних  технологій  відбувається  зміна  системи бухгалтерського обліку, облікового процесу, підвищення якості та рівня управління. Крім того, комп’ютерна форма ведення обліку має ряд переваг перед ручною, серед  яких основними  є  передбачені  в програмі правила  ведення бухгалтерського  обліку (в  програму вводяться правила формування тих чи  інших проводок  за  господарськими операціями,  тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями), паралельне  ведення обліку  за декількома  стандартними блоками та алгоритмами (на базі одних  і тих же одноразово  введених  даних можна  отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються  за різними методиками). Зокрема  слід зауважити, що  склад рахунків  та  їх  специфічні особливості мають визначальний вплив на методологію  бухгалтерського  обліку  й  таким  чином впливають  практично  на  усі  складові  інформаційної системи, які мають безпосереднє відношення до нього. [1, с.158].

     Проте ринок програмного  забезпечення в Україні  недостатньо  наповнений програмами,  які спрямовані на  забезпечення  системи управління бюджетними установами  і ведення обліку в них. Причому значне місце тут відводиться програмам, розробленим в Росії. З найбільш відомих та популярних продуктів з автоматизації обліку є “1С:Бухгалтерія  для бюджетних  установ”, “Парус-Бюджет” для підприємств та організацій, що знаходяться на  бюджеті,  та “Казна”. [3, с.201].

     Одним із суттєвищих питаннь автоматизації  бюджетних установ є  повне  забезпечення компютерного введення кошторисного фінансування.

     На  данний момент існує два найбільш застосовуємих ппродукти программного забезпечення установ бюджетної сфери це:

     1,Програмний продукт "1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ Україна" призначений для автоматизації бухгалтерського обліку бюджетних установ, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів та ведуть облік за Планом рахунків бюджетного обліку.

     "1С:  Підприємство 8. Бухгалтерія для  бюджетних установ України"  дозволяє вирішувати завдання  бухгалтерського обліку в тих  установах, де стоїть завдання накопичення та аналізу планово-економічних показників у розрізі структурних підрозділів, що входять до складу установи. Такий облік можна організувати як в частині витрат, плануючи кошторису та відстежуючи касові та фактичні витрати окремо по кожному підрозділу, так і в частині доходів, відстежуючи виконання планів надходження коштів. 
Система дозволяє відстежувати актуальне на будь-який момент часу значення кошторисних призначень:

     Річних, затверджених Кошторисом витрат і довідками  про її зміну.

     Помісячних, затверджених Планом асигнувань та довідками  про її його зміні.

     Для коректного формування квартальної  звітності за коштами спеціального фонду, в системі передбачено  ведення кошторисних показників витрат позабюджетних коштів за кодами доходу, за рахунок отримання яких ці витрати будуть зроблені.

     Якщо  в організації використовується детальний розрахунок кошторисних  показників витрат (до конкретних найменувань  товарних цінностей і послуг, які  планується придбати), то за допомогою "1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ Україна" користувачі зможуть зробити порівняння між запланованими і фактичними витратами виконаними.

     На  підставі врахованих у системі показників формується затверджений Наказом Державного казначейства України "Про затвердження форм аналітичної звітності" № 100 від 6 жовтня 2000 року звіт "Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань.

     В "1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для  бюджетних установ України" включені обов'язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання у вищі установи і контролюючим державним органам, включаючи форми бухгалтерської звітності .

     2,Продукт "Санлайн Бухгалтерія:" Бюджетна установа "призначення для ведення бухгалтерського автоматізації ОБЛІКУ в бюджетних організацій з будь-Якою формою фінансування по видах господарської діяльності. В конфігурації реалізована стандартна методологія бухгалтерського и податкового ОБЛІКУ для бюджетних організацій, відповідна чи нному законодавству України. Продукт є готуємо рішенням для автоматізації більшості ділянок бухгалтерського ОБЛІКУ бюджетних організацій,до яких входить облік фінансування,що дозволяє:

     • складання кошторису доходів  и витрат на Рік з щомісячнім або  поквартальним розбіттям; 
         • введення коректувань до кошторису; 
         • Облік лімітів и коректувань до лімітів; 
         • Облік фінансування Як по підрозділах установи, так и по підлегліх   установах (для складних ієрархічній організацій); 
        • Отримання різніх звітів.

     Незважаючи  на певні переваги, програми, запропоновані  на ринку інформаційних послуг, не в повному обсязі виконують всі вимоги, які до них висуваються. Більшість  розповсюджених  програм  автоматизації  бухгалтерського  обліку   не охоплюють в достатній мірі всіх  завдань, пов’язаних з управлінням та господарською діяльністю бюджетних установ. Зокрема, це стосується формування  аналітичних  показників  і  документів, системи планування доходів і видатків, внутрішнього контролю, тощо.

     Критична  оцінка існуючого програмного забезпечення для  бюджетної  сфери  свідчить, що ряд вимог забезпечені належним чином. Проте  сучасні  вимоги щодо  забезпечення потреб управління необхідною інформацією ставлять нові  задачі перед  інформаційною  системою. У зв’язку з цим постановка  задачі з розробки програмного  забезпечення для  обліку  та  контролю повинна охоплювати такі позиції: підпорядкування  інформаційної  системи єдиній меті –  забезпеченню  зростання  ефективності функціонування бюджетної установи; об’єднання  різних  джерел облікової  документації в одну повнофункціональну систему; організація облікових документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи; вилучення дублювання інформаційних і документаційних потоків.

     Однак  наявність  автоматизованого  робочого місця  та  спеціалізованої  програми дасть можливість покращити якість обліку, оперативність відображення тих чи інших господарських операцій, удосконалювати процес складання звітності, вчасного проведення в обліку усіх первинних документів,  зменшувати кількість помилок в обліку, і, відповідно, піднести його на значно  вищий рівень. [2, с.234].

     Формування  автоматизованої інформаційної  системи,  яка б  базувалася  на  рекомендованих позиціях,  забезпечить  оперативне вирішення задач обліку, контролю та аналізу,  сприятиме  якісному  контролю  за формуванням доходів і видатків бюджетних установ, забезпеченню ефективності використання фінансування та економії грошових і матеріальних ресурсів. В кінцевому підсумку  це  забезпечить зростання обсягів і якості наданих бюджетними установам послуг.

     2.5. Контроль виконання кошторису доходів і видатків

     Контроль за виконанням кошторису доходів та видатків митними органами здійснюється за допомогою зовнішнього та внутрішнього контролю.

     Внутрішній  контроль поділяється на два види : внутрішньосистемний та внутрішньогосподарський.

     Внутрішньосистемний контроль здійснються Державною  митною службою України, а внутрішньогосподарський - митними органами.

     Щодо  зовнішнього контролю, то його здійснює Рахункова палата, державна контрольно-ревізійна служба України, державне казначейство України, державна податкова адміністрація України, Пенсійний фонд України, фонди соціального страхування. Схема контролю за виконанням кошторису доходів та видатків митними органами подана на рис.2.4.

     Взагалі фінансовий контроль є особливою сферою державного контролю, що пов’язана з діяльністю фінансових (митних) органів із виявлення порушень законності, фінансової дисципліни та доцільності під час формування, розподілу й використання державних коштів [27, c.155]. 

     Рис. 2.5. Контроль за виконанням кошторису доходів і видатків митними органами

     Внутрішній  контроль передбачає перевірку облікових  даних, регістрів, нарахувань та інших  господарських операцій виконавцями  самостійно, або на вимоги того чи іншого питання комісією, склад якої затверджується наказом митниці. Фінансовий контроль здійснюється в чотирьох формах : експертиза, перевірка, ревізія та моніторинг.

     Ревізія виконання кошторису видатків на утримання Дніпропетровської митниці розпочинається з аналізу виконання основних показників діяльності управління Дніпропетровської митниці, кошторису видатків на її утримання , обґрунтування його розрахунками та інше.